员工
部门经理
部门经理
部门经理
部门经理
收件人
收件人（To）:
• 直接收信人, • 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。
抄送（Cc）：
• 间接收信人， • 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
收件人
❖ 收件人选事例：
邮件主题
会议通知 会议记录
收件人
必需参加人 已经参加人
Content
01 邮件的重要性和作用 02 邮件的困扰及基本原则 03 邮件的格式及案例分析 04 邮件的回复及商务礼仪 05 邮件的使用场景及要求
你会很惊讶地发现在当今这个 时代，一些管理者仍然没有意识到 电子邮件的交流是多么重要，许多 管理者不及时地回复电子邮件或根 本不回复，或者回复邮件的时候并 不是回答那些问到的问题。非常专 业地处理电子邮件会使你成为一个 更好的管理者，会使你的公司很有 竞争力。
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接 经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管 理人员不能深入了解的业务细节 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直 接交流代替 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不 要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
申请 活动通知
直接审批人 活动成员
❖ 收件人（抄送）排列基本礼仪：
抄送
可以参加 需要参加但没有参加的人 相关领导 无 活动成员的领导
客户在前
优先
主次客先
部门次序
其他在部门在前
职位高低
❖ 工作计划的发送
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级 、部门内部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划 可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
❖ 项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
❖ 寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
收件人-邮件发送对象的选择（2）
收件人-邮件发送对象的选择（3）
▐ 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
Phillip Hunsaker
《管理技能与方法》附录C
电子邮件
电子邮件沟通的重要性
▐ 重要性1：明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对 证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
▐ 重要性2、记录过程
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保 持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历 史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和 工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
“在商务交往中要尊重一个人， 首先就要懂得替他节省时间”
收件人
主题
01
02
04
05
正文内容
附件
03 – 06 为邮件主体
称呼、问候语
03 06
签名、落款
收件人
员工
部门经理
副总经理
综合管理 部经理
人事专员
主送 员工
员工
主送
抄送
部门经理、副总经理、综合管理部经理、人事专员 部门经理
副总经理、综合管理部经理、人事专员
称呼 问侯语
祝颂语
正文
署名（日期）/签名
无论发给谁如要有称呼
无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌， 也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的。
使用适当的称谓
多人收件使用统称，如：各位、各部门、hi all（一般企业内部、不是十 分正式情况可以使用）； 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX经理”；如果不清楚职务， 则应按通常的“XX先生”、“XX小姐”称呼（可别搞错性别）。 中商务礼仪中，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也 不宜称呼英文名。 对外商务礼仪里，称呼全名是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”， 显得很熟一样。
• 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件
随便向群体邮箱发送不必要消息
• 邮件对不相干的人员就是垃圾 • 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
1
邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致内 容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。
2
标题要简明扼要，对外可以标记公司“博彦科技关于……”， 但不太长，标题出“……”才能显示完整。
所有人都很繁忙，如何写邮件？？？
邮件基本原则
便于阅读者理解
表达清楚，避免歧义
有歧义的邮件会造成别人误解，大大增加沟通成本，或造成结 果南辕北辙
言简意赅
冗长、表达混乱的邮件，会令人难以理解，并且心存反感，不 利于沟通，甚至使情况恶化
有明确的时间要求
无明确的时间要求，会给人造成不重要的印象，因此优先级靠 后，同时也不能人为夸大重要性，否则为以后工作造成隐患
非常低廉
非常快速
较为正式
B
D
A
C
E
获取信息
即时服务
宣传推广
避免分歧工作跟进年来自球用户107万亿封平均每天发送
2940亿
垃圾邮件
89%
你在工作中 每天接收多少邮件？ 有多少是工作邮件？ 有多少是无用邮件？
公司邮件使用情况
职员每天收到 10~20 封邮件 产品经理、投资经理每天收到 40~50 封邮件 部门负责人每天收到 50~70 封邮件 总经理一天收到 80~100 封邮件
3
标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的。一封只能有一个 主题。
4
要适当用使用相关符号（如“* ！”等）来突出标题，引起收 件人注意，不要随便使用“紧急”之类。
主体
以下邮件问题？
April 2014-04-25 10:11
主体
邮件格式，基本上与书信格式相似。只是因为电子邮件的软件在设置上因 有所不同。
内部沟通不在乎格式
如果公司屏蔽了聊天工具，email取代成为了即时聊天工具就不用在乎格式 了。
简明扼要，行文通顺
条理清析、段落分明
图表给合
Email其实就是应用文写 作一种载体，所以书写时 可参考以前学过的相关应 用文写作。
正文要尽量在邮件写完， 包括表格或文档也要尽可 能放到正文中（哪怕是图 片也行），要避免对方打 开邮件后还要打开附件的 时间。