4.3.2.2对内分发的文件中质量手册、程序文件、作业指导书由综合治理部分发与回收，其他指导书由文件编制的主管部门负责分发，分发给供应商的文件由采购部门分发，但不回收。
4.4文件的变更
4.4.4.1提出变更文件：质量手册、程序文件的修改必须填写《文件更改申请表》经文件批准人批准后再进行更改，作业指导书参考执行。
4.1.4文件的制定
4.1.4.1质量手册由治理者代表组织制定。
4.1.4.2程序文件由与程序相关的主管部门编写。
4.1.4.3生产技术部负责技术类文件的编写，质量保证部负责检验文件的编制，其他有关文件由相关的主管部门编写。
湖南省电源厂
质量体系程序文件
文件号：ZD/COP4.2.3-01
页次：3/5
4.1.2所有体系文件一律由综合治理部归档备案。
4.1.3分发到各部门的文件由各部门指定人员负责保管和治理。
4.2制定文件
4.2.1文件书写格式：文件的书写格式必须规范、清晰、符合有效文件的各个要素， 各阶文件的编号规则，版本应按以下方式治理。
4.2.2质量治理体系文件的编号
4.2.2.1质量手册：在起封面上用“ZD／QM—2010”编号，其中“ZD”为公司代号的缩写，“QM”为质量手册英文名称的缩写，“2010” 表示2010年生效的质量手册。
设备和工装模具操纵程序
6
ZD/COP7.2--01
顾客过程治理操纵程序
7
ZD/COP7.3--01
设计和开发操纵程序
湖南省电源厂
质量体系程序文件
文件号：ZD/COP4.2.3-01
页次：修订页
标题：文件操纵程序
版本号：第A版
修订日期
修订章节
修 订 内 容
编 制
审 核
批 准
2010-09-1
全新发放
分发部门
总经理
综合治理部
生产技术部
品质保证部
分发号
01
02
03
04
份数
1
1
1
1
湖南省电源厂
质量体系程序文件
文件号：ZD/COP4.2.3-01
页次：1/5
修改号：0
标题：文件操纵程序
版本号：第A版
1 目的
通过对质量体系文件的操纵治理，确保其有严格的分类编号、编制、审核、发放治理、有效性操纵、保管和更改的规定，使公司的各项工作依据正确的指示进行。确保使用文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件。
湖南省电源厂
质量治理体系文件
程序文件
（一）
湖南省电源厂
文件目录
序 号
文 件 编 号
文 件 名 称
1
ZD/COP4.2.3--01
文件操纵程序
2
ZD/COP4Biblioteka 2.3--02图纸与技术资料操纵程序
3
ZD/COP4.2.4--01
质量记录的操纵程序
4
ZD/COP5.6--01
治理评审操纵程序
5
ZD/COP6.3--01
湖南省电源厂
质量体系程序文件
文件号：ZD/COP4.2.3-01
页次：2/5
修改号：0
标题：文件操纵程序
版本号：第A版
4.2.2.4质量记录空白表格的编号为“ZD/QR**-**-**-*”其中“ZD”为公司代号的缩写，“QR"表示质量记录，第一，第二和第三组中的“**”同4.2.2.3中“**”的意思，第四组“*”表示质量记录表格格式版本(更改格式时应换版)。
4.2.2.7各部门其他质量文件：ZD/部门代号/**(文件序号)-****(年号)。例如：ZD/SJ/02—2010，表示生产技术部在2010年公布的第2个质量文件。
4.2.2.8各部门代号规定：综合治理部：2G，生产技术部：SJ，品质保证部:PB，治理者代表：CD。
4.1.3文件的版本及版次(企业标准和技术文件例外)：初制，整本文件版不为A版，各页之页版次为A0，第一次修订，各修订页的页版次为A1，第二次修订，修订各页的页版次为A2。以此类推。内文于第十次修订即更版，整本文件版不改为B版，各页的页版次为B0，第一次修订，则修订各页的页版次为B1，以此类推。如若文件的修订内容更改过多时，文件修订人或文管单位可考虑整本文件重新发行，即由A版直接更改为B版，以此类推。
2范围
适用于与质量治理体系有关的文件，包括适当的外来文件操纵。
3职责
3.1各部门：负责本部门文件的操纵、文件变更申请。
3.2文件制定部门：文件制定及修改。
3.3文件治理部门(综合治理部办公室)：文件建档、分发、回收、换版、作废等。
4程序
4.1文件的分类及保管
4.1.1质量治理体系文件的分类见质量本手册第4.0章的4.2.1条款。
4.2.2.2程序文件的编号方法为“2D／COP**-**”，其中”ZD”为公司代号的缩写。“COP”表示程序文件代号，第一组“**”为对应标准章节，第二组“**”为程序顺序号。
4.2.2.3作业指导节编号方法为“ZD／WI**-**-**”， 其中ZD为公司代号的缩写，“WI”表示作业指导性文件代号，第一组和第二组“**”同4.2.2.2中“**”的意思，第三组“**”表示文件的顺序号。
修改号：0
标题：文件操纵程序
版本号：第A版
4.2文件的审查、核准
4.2.1质量手册，程序文件由治理者代表进行最后的复审。由总经理核准。
4.2.2作业指导书由相关部门主管或治理者代表负责审查或核准。
4.2.3文件的审查、核准：文件修订的审查、核准除非另有指定，正常情况下由原审查、核准部门审查、核准：审查部门有权调阅修订文件的相关资料。
4.3文件的发行、回收与保存
4.3.1所有文件的批准生效后，先统一交综合治理部，综合治理部必须依据文件类不记录到《受控文件总览表》，文件的原件由综合治理部保存。
4.3.2文件的发行
4.3.2.1质量手册、程序文件、作业指导书等质量治理体系文件的操纵：以原件保存部门的文件为正本，以分发的复印件为副本，并在复印件上盖上“受控文件”章后方有效，否则为无效版本，不受跟踪操纵；公司不同意使用“受控文件”印章变黑的非法复印件，以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件；文件收发时， 相关部门在《文件发放／回收记录》上签收。
4.2.2.5与质量体系有关的外来文件和资料的编号，原则上采纳外来编号及版本为准。如无编号版本的，进行公司内部编号。外来文件的编号方法为，“ZD/W-**-*”其中“ZD’为公司代号的缩写，”w”表示外来文件代号，“**”表示来文流水号，“*”表示版本号。
4.2.2.6关于公司的企业标准的编号方式为“QB/ZD***-****”第一组“***”表示该标准在公司所有企业标准中的流水号，第二组“****”为该标准的生效年限。