合同管理工作注意事项

一、合同登记

（一）在合同会签时，先要对草签合同进行审核，其中以下几种情况要事先提出：1.对于购销类、维修类、承揽类的合同应要求甲方单位能够提供增值税发票；2.租赁类合同乙方单位是个人的，必须提供完税凭证；3.最后，所有需要本单位支付押金、保证金、履约保证金，及对方以保函方式要求全额付款的，等等特殊的要求，应及时向本部门经理汇报，避免给公司造成不必要的风险，甚至是损失。审核无误后，依据草签合同先行登记，包括：合同内容、金额、对方单位、有效期间等。具体样式见电子版登记表。

（二）在收到正式合同后，应首先与草签合同登记表核对，把相关合同信息补充完整。例如：合同有效期间、收方单位（合同受益人与合同主体是否一致）、支付方式、其他事项（押金、中标通知书中的内容和价格等）。

已登记的草签合同，一般情况下在当月就可收到正式合同，如当月未收到正式合同，应及时与相关部门（政策研究室）沟通了解合同状态。对于特殊事项的合同，要实时跟进该合同进度。

（三）合同履行情况要及时登记在合同正本上，对于提前终止和已执行完毕的合同也要在合同正本明显位置标明“提前终止”和终止日期，或“执行完毕”。

二、监督合同履行进度

各类合同的执行情况也各有不同：采购类、承揽类合同应注意支付的时间和比例；工程类合同应按工程进度或比例付款；维修类合同应注意记列成本和付款时期是否一致，记列成本金额和付款金额是否一致；最后还要关注合同执行部门提出的意见和建议。例：1、购买一套设备签订合同后要支付预付款**%、收到设备后支付**%、验收合同或质保期满后付尾款**%；2、签订一设备一年的维修合同，签订合同后先付80%的，成本记列与付款金额、成本记列间期与付款期间均不一致。

2011年有部分合同需要相关部门确认后再支付余款：1.同城信息系统二期再付款时要同城分公司确认（对方单位是：深圳市络道科技有限公司，合同号是：JS-11-43#）；2.发票开具系统支付余款时需要计财部税管员确认（对方单位是：浪潮齐鲁软件产业有限公司、厦门宏网新软件有限公司，合同号是：JS-11-34#、MM-11-35#）。

每月合同管理员应与制证人员核对成本及实际情况，并做好登记。

三、计算、汇缴印花税

（一）计算印花税

根据税法要求按合同类别计算印花税款。合同中有明确标的额的，按照适用税率计算缴纳。合同中没有明确标的额的，首先按5元从税务管理员领出印花税

票后粘贴在合同上，到合同执行期满有明确金额后，按实际发生额计算后再扣减已贴印花税票后，为实缴印花税金额并按汇缴方式上报。

（二）汇缴印花税

每月20日前将上月有明确标的额的合同计算印花税，含已按发生额计算实缴印花税的（合同签订时没有明确金额，在其到期月计算实际缴税金额），合并编入每月的汇缴清单内报税管员。

每年一月另按年编制合同汇总汇缴清单，于当年1月20日前将上年汇总汇缴清单单独报税管员。

四、档案管理

每年6月前将上一年的合同按年汇缴清单装订成册。对已执行完毕的合同按合同类别、年汇缴清单装订，未执行完毕的合同，单独保存，待执行完毕后再装订保存。

五、其他

（一）租赁合同、长期维修合同、长期购销合同等，在支付最后一笔款时，应提醒合同使用人是否续签或另签新合同。

（二）根据合同计提、摊销或预估

对于经济事项已发生或正在进行中的，已收到正式合同，尚未付款的，按实际已发生月份计提。按合同先行付款所属期间是日后的，应依实际成本发生期每月摊销。如果合同正在会签中或其他途径得知，经济事项已发生的，不论金额是否明确，均应按发生期间暂预估入账。特别是在季度末、半年末、年末，更要正确、及时计提、摊销或预估。例：2012年的补充医疗保险，因1-2月价格等事项未明确，所以3月底按草签合同，及时将1-3月预估入账。

目前正在计提、摊销的合同是：

1、租赁合同：按合同每月计提、摊销房屋租赁和停车位租赁款。

2、其他合同：1.公司（望京大院）物业费季初月付本季度物业服务费，本季度后两个月按月摊销；2.公司保洁员当付计提，次月付款；3.2012年补充医疗保险按月计提。注意：计提和摊销并不固定，当出现应付未付时可能不应摊销而是计提。

目前暂没有需预估的与合同相关的款项，因此要求合同管理员对符合预估要求的事项，第一时间通知凭证制证人员，制证人员再通知该经济事项的执行部分填写预估表，并根据预估表编制会计凭证。