招投标及施工档案管理制度
一、工作目的
每一个员工的工作目的只有一个，那就是使工作顺利进行，业绩不断提升，公司不断发展、前进。

在每一个工程的前期都做好充分的准备，把招投标工作顺利有序的完成，使每一个工程的竣工资料齐全完整。

二、工作流程
招投标工作流程：文件制作完成后自检后，再经由经理及相关部门审核无误后定稿。

三、职责
（一）招投标工作
1、正式招投标：
前期：准备招标文件，包括工程项目大概的开竣工日期（工期）、图纸、工程量清单、工程的施工范围及施工内容以及需要特殊的注意事项（如合同付款方式）。

给甲方提供联系单（三个不同公司），及时告诉联系人，以免公司人员不知此事造成误会。

（以上均应为与已成熟的建设单位合作）
招标开始：
（1）在中国招标与采购网上查询招标公告（非会员无法查到
工程项目的具体名称及项目编号、包号，只能直接打电话通过招标公司请求提供招标公告），通过招标公告进行报名购买招标文件（招标文件会发送到各个联系人的邮箱，收到后互相转告），收到招标公告后把招标编号、工程名称及招标编号以邮件形式发给财务，以便购买招标文件时所需。

（2）投标文件的制作：认真仔细的阅读招标文件，有特殊要求及规定应及时向上级领导汇报沟通；准备所需资料，每个公司的资料应及时更新，与各合作单位保持联系并就此次项目进行沟通，确保所提供的资料有效；与预算部门沟通，规定完成时间及金额，具体事项工程部应与预算部交代清楚。

在此同时，通知财务部电汇投标保证金（三家）。

2、非正式招投标（邀标形式）：
提供三家公司联系单，收到邀约书后应及时通知投标部，根据招标文件具体要求编制投标文件，工程部要提供预算书，并与工程部联系是否需要公司派人参加开标。

3、新建合作单位
在招投标工作中与其他新建合作关系单位之间的沟通，所发生的费用及电汇单、收据等的填写方式及要求应交代清楚，所需资料准备齐全，事后费用的退还应由财务部及办公室共同进行处理。

4、注意事项
招标文件中需注意事项：付款方式是否合理（针对每个项目
的区域及甲方不同，是否做出不同的调整），工程部需要确认。

签订合同时注意事项：签署页中“甲方法人或代理人签字”
处所签字人是否有效，是否与所盖公章的法人一致。

（二）工程档案管理
1、目的
为进一步规范工程档案管理工作，有效地为公司投标、施工、生产等各项工作服务。

2、适用范围
（1）、所称工程档案是指公司在投标、施工、生产活动中直接形成的，对公司具有保存与利用价值的各种文字、图表、等不同
形式的历史记录。

（2）、工程档案是维护企业历史真实面貌的重要依据，是公司信息资源的重要组成部分，任何个人不得将档案据为己有或拒绝
归档。

3、要求
项目部负责人(或指定专人)按工程进度随时做好档案资料的收集工作。

以工程名称命名文件夹。

签证及技术联系单原件必须存档（应有甲方确认签字盖章）。

4、归档时间及要求
施工过程中形成的工程档案资料，在项目竣工后(或按阶段)整理归档。

5、工程资料归档范围及装订顺序
5-1、前期文件
A、卷内目录（每卷必有）；
B、施工组织设计；
C、开工报告、竣工验收申请/报告；
D、图纸会审记录；
E、工程联系单。

5-2、装饰部分
A、单位工程观感质量评定表；
B、室内/外观感质量评定表；
C、电气、水暖安装工程观感质量评定表；
D、单位工程质量综合评定表；
E、土、水、电质量保证资料核查表；
F、分部工程质量评定汇总目录；
G、各分部工程质量评定表；
H、分部分项工程质量评定汇总目录；
I、分部分项工程质量评定表；
J、各分部隐蔽工程检查验收记录汇总目录；
K、隐蔽记录。

5-3、电气部分
A、绝缘电阻测验记录；
B、电力电缆试验；
C、分部工程质量评定表；
D、分项工程质量评定汇总目录；
E、各分项工程质量评定表；
F、隐蔽记录汇总目录；
G、隐蔽记录。

5-4、水暖部分
A、分部工程质量评定表；
B、分项工程质量评定汇总目录；
C、各分项质量评定表；
D、隐蔽记录汇总目录；
E、隐蔽记录。

5-5、土建部分
A、工程定位测量报验/报告；
B、分部工程质量评定表；
C、各分部质量评定汇总目录；
D、分部分项质量评定表；
E、隐蔽记录汇总目录；
F、隐蔽记录。

5-6、材料出厂检测报告及试验报告：装饰部分、电气部分、水暖部分、土建部分。

5-7、公司要求的施工日记及技术交底资料。

有些资料可根据甲方及监理单位要求进行编制。

表格中的内容可参考有关资料书籍。

四、各部门的配合工作
1、工程部：
（1）如需制作招标文件，应提前通知（至少提前一天），并提供大概的开竣工日期（工期）、图纸、工程量清单、工程的施工范围及施工内容以及需要特殊的注意事项（如合同付款方式）。

（2）应该通知公开招标公告的大致时间。

（3）有关甲方对竣工资料提出的要求要表达清楚，事先说明。

必须将最后完整的竣工资料（包括竣工图）回传公司。

（4）项目部、采购部全程参与投标，全程配合投标。

2、财务部：
（1）购买招标文件，电汇投标保证金及中标服务费，并提供投标保证金电汇单底联复印件。

（2）投标保证金的退还，需开收据。

3、办公室：
（1）招投标过程中的一些回执（传真形式或邮件形式）需要传给招标公司。

（2）封标时需要办公室人员配合完成。

（3）退还投标保证金的收据快递给招标公司，中标单位附合同有效页复印件。

（4）投标时需要提前帮忙定好车票和宾馆。

五、其他事项
1、所有招投标文件均会发至公司邮箱及所在项目经理的邮箱中，
包括招标文件、投标文件及报价书等，请个相关部门进行下载存档。

2、所发的竣工资料表格各项目部要保存好。

3、招标公司的基本资料（开户行名称、账号、公司地址、联系电话及传真）、电汇款要求及项目名称编号等提供给财务部及办公室后，请各部门保存。

（以上所提内容，各相关部门均需存档保存，必要时可另存到U 盘中。

除特殊情况外，不在重复发送。

）
4、投标文件编制的前提：有招标文件或邀约书。

二者都没有，不予提供投标文件，除非在总经理的安排下。

5、办公室人员应将中标通知书与合同一并保存。

6、编制招投标流程程序，各部门所提供资料一览表，此表各部门存档。