0 数据透视表和数据透视图表
Excel 2007
数据透视表应用大全
Microsoft Excel 的功能真的可以用博大精深来形容。特别是Excel 2007在原
有的基础上又增加了一些更简单易用的功能。
特别是数据透视表功能，更被认为是Excel 的精华所在。
本文从创建数据透视表到使用数据透视表查看、汇总、分析数据，还包括
数据透视表的布局控制，数据透视表的数据源更新与链接等功能都做了详
尽的介绍。
由于本人水平与时间关系。不足之处在所难免，希望您多提宝贵意见！
2008
卢景德
trainerljd@msn.com
2008/1/8 Excel 2007 数据透视表应用详解
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MSN: Trainerljd@msn.com 数据透视表和数据透视图表
A. 数据透视表介绍
A.1 什么是数据透视表?
数据透视表是一种可以快速汇总、分析大量数据表格的交互式工具。使用数据透视表可以按
照数据表格的不同字段从多个角度进行透视，并建立交叉表格，用以查看数据表格不同层面
的汇总信息、分析结果以及摘要数据。
使用数据透视表可以深入分析数值数据，以帮助用户发现关键数据，并做出有关企业中关键
数据的决策。
数据透视表是针对以下用途特别设计的：
以友好的方式，查看大量的数据表格。
对数值数据快速分类汇总，按分类和子分类查看数据信息。
展开或折叠所关注的数据，快速查看摘要数据的明细信息。
建立交叉表格（将行移动到列或将列移动到行），以查看源数据的不同汇总。
快速的计算数值数据的汇总信息、差异、个体占总体的百分比信息等。
若要创建数据透视表，要求数据源必须是比较规则的数据，也只有比较大量的数据才能体现
数据透视表的优势。如：表格的第一行是字段名称，字段名称不能为空；数据记录中最好不
要有空白单元格或各并单元格；每个字段中数据的数据类型必须一致（如，“订单日期”字
段的值即有日期型数据又有文本型数据，则无法按照“订单日期”字段进行组合）。数据越
规则，数据透视表使用起来越方便。
如上图中的表格属于交叉表，不太适合依据此表创建数据透视表（不是不能使用数据透视表，
只是使用上表创建数据透视表某些功能无法体现）。因为其月份被分为12个字段，
互相比较Excel 2007 数据透视表应用详解
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最好将其改为如下结构：
上表只使用一个“月份”字段，而12个月作为月份字段的值，这样互相比较起来比较容易。
使用此结构的表格，通过数据透视表，很容易创建上图所示的交叉表格，但反之则很麻烦。
因此，创建数据透视表之前，要注意表格的结构问题。越简单越好，就类似数据库的存储方
式。或者，能纵向排列的表格就不要横向排列。
A.1.1 为什么使用数据透视表？
如下表，“产品销售记录单”记录的是2006和2007年某公司订单销售情况的表格。其中包
括订单日期，产品名称，销往的地区、城市，以及产品的单价、数量、金额等。
我们希望根据此表快速计算出如下汇总信息：
1. 每种产品销售金额的总计是多少？
2. 每个地区的销售金额总计是多少？
3. 每个城市的销售金额总计是多少？
4. 每个雇员的销售金额总计是多少？
5. 每个城市中每种产品的销售金额合计是多少？
„„
诸多的问题，使用数据透视表可以轻松解决。。。
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B. 使用数据透视表
B.1 创建数据透视表
尽管数据透视表的功能非常强大，但是创建的过程却是非常简单。
1. 将光标点在表格数据源中任意有内容的单元格，或者将整个数据区域选中。
2. 选择“插入”选项卡，单击“数据透视表”命令。
3. 在弹出的“创建数据透视表”对话框中，“请选择要分析的数据”一项已经自动选中了
光标所处位置的整个连续数据区域，也可以在此对话框中重新选择想要分析的数据区域
（还可以使用外部数据源，请参阅后面内容）。“选择放置数据透视表位置”项，可以在
新的工作表中创建数据透视表，也可以将数据透视表放置在当前的某个工作表中。
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4. 单击确定。Excel自动创建了一个空的数据透视表。
上图中左边为数据透视表的报表生成区域，会随着选择的字段不同而自动更新；右侧为数据
透视表字段列表。创建数据透视表后，可以使用数据透视表字段列表来添加字段。如果要更
改数据透视表，可以使用该字段列表来重新排列和删除字段。默认情况下，数据透视表字段
列表显示两部分：上方的字段部分用于添加和删除字段，下方的布局部分用于重新排列和重
新定位字段。可以将数据透视表字段列表停靠在窗口的任意一侧，然后沿水平方向调整其大
小；也可以取消停靠数据透视表字段列表，此时既可以沿垂直方向也可以沿水平方向调整其
大小。 右下方为数据透视表的4个区域，其中“报表筛选”、“列标签”、“行标签”区域用于放置分
类字段，“数值”区域放置数据汇总字段。当将字段拖动到数据透视表区域中时，左侧会自
动生成数据透视表报表。 Excel 2007 数据透视表应用详解
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MSN: Trainerljd@msn.com B.2 数据透视表字段的使用
将字段拖动到“行标签”区域，则此字段中的每类项目会成为一行；我们可以将希望按行显
示的字段拖动到此区域。
将字段拖动到“列字段”区域，则此字段种的每类项目会成为列；我们可以将希望按列显示
的字段拖动到此区域。
将字段拖动到“数值”区域，则会自动计算此字段的汇总信息（如求和、计数、平均值、方
差等等）；我们可以将任何希望汇总的字段拖动到此区域。
将字段拖动到“报表筛选”区域，则可以根据此字段对报表实现筛选，可以显示每类项目相
关的报表。我们可以将较大范围的分类拖动到此区域，以实现报表筛选。
使用行、列标签区域
如，我们来解决前面提到的第一个问题。每种产品销售金额的总计是多少？
只需要在数据透视表字段列表中选中“产品名称”字段和“金额”字段即可。这时候“产品
名称”字段自动出现在“行标签”区域；由于“金额”字段是“数字”型数据，自动出现在
数据透视表的“数值”区域。如下图：
可见通过数据透视表创建数据分类汇总信息是如此方便简单。
同理，计算每个地区的销售金额总计是多少？只需要在数据透视表字段列表中选中“地区”
字段和“金额”字段即可。其他依此类推„„
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在Excel 2007的数据透视表中，如果勾选的字段是文本类型，字段默认自动出现在行标签中，
如果勾选的字段是数值类型的，字段默认自动出现在数值区域中。
我们也可以将关注的字段直接拖动到相应的区域中。如：希望创建反映各地区每种产品销售
金额总计的数据透视表，可以将地区和产品名称拖动到行标签区域，将金额拖动到数值区域。
结果如图
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MSN: Trainerljd@msn.com 数据透视表的优秀之处就是非常灵活，如果我们希望获取每种产品在各个地区销售金额的汇
总数据，只需要在行标签区域中，将产品名称字段拖动到地区字段上面即可。如图，其他字
段的组合亦是如此„„
如果将不同字段分别拖动到行标签区域和列标签区域，就可以很方便的创建交叉表格。
报表筛选字段的使用
将“地区”字段拖动到“报表筛选”区域，将“城市”字段拖动到“列标签”区域，将“产Excel 2007 数据透视表应用详解
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MSN: Trainerljd@msn.com 品名称”字段拖动到“行标签”区域，将“金额”字段拖动到“数值”区域，则可以按地区
查看每种产品在各个城市的金额销售合计情况。
在“报表筛选”区域，可以对报表实现筛选，查看所关注的特定地区的详细信息。直接单击
“报表筛选”区域中“地区”字段右边的下拉键头，即可对数据透视表实现筛选。
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C. 使用数据透视表查看摘要与明细信息
使用数据透视表展开或折叠分类数据以及查看摘要数据的明细信息。
在上面数据透视表的基础之上，可以显示更详细的信息。比如，要查看每种产品由不同雇员
的销售情况。可以有两种方法：
1. 直接双击要查看详细信息的产品名称。
如A5单元格中的产品是白米，双击A5单元格后会弹出“显示明细数据”对话框，在
其中选择要显示在“产品名称”下一级别的字段“雇员”字段即可（依此类推，鼠标双
击雇员名字还可以选择要查看的下一级别字段）。但这个时候只是把产品“白米”下的
详细信息显示出来了，如果想查看其它产品的详细信息，单击产品名称左边的“加号”
即可展开，此时“加号”变为了“减号”，单击“减号”可以将详细信息折叠而只显示
摘要信息。如果要显示所有产品由各个雇员销售情况的详细信息，可以在“产品名称”
字段上点击鼠标右键选择“展开/折叠”，再选择“展开整个字段”，这样就可以显示各
个雇员的销售金额汇总信息了。