分公司固定资产管理制度
为加强对分公司固定资产的管理，保证固定资产保管的安全性和使用
的有效性，关于固定资产保管、使用、维修、调配、封存及报废等事项，
规定如下：
一、固定资产管理部门：由行政人力部负责固定资产的全面管理，没有设
立行政人力部的分公司，由总经理指定除财务以外的其他部门负责固定资产管理。

二、固定资产保管：
a)行政人力部负责分公司固定资产的购置、入库、出库、调配、盘点、
封存、处置以及其他管理工作，定期和财务部门进行对账。

同时，行
政人力部负责分公司公共使用的资产（如投影仪、复印机、传真机、
会议室等）的日常管理工作。

b)对固定资产的日常保管，实行“归口管理”的原则，即实行“谁使用，
谁保管”的办法，一旦发生遗失、毁损，具体使用人、部门主管承担
相应的责任。

c)财务部门负责登记固定资产账务，定期和行政人力部进行对账，确保
“账账相符”，定期或不定期组织对固定资产进行实物盘点，以核对
行政人力部的账务是否和各部门的实际资产相符，如有盘盈、盘亏，
查明原因，提出处理报告，作出相应处理。

d)为便于审查、核对，行政人力部对所有属于公司的可移动的固定资产即
“动产”进行编号，并贴上相应的标签，归口管理部门、个人必须注意
保管，一旦发生毁损，立即到行政人力部索要新标签，重新粘贴。

三、固定资产使用。

a)属于个人专用的资产。

员工仅拥有有限的使用权和有限的维护权，
只能用于处理与工作相关的业务。

b)公用办公设备，如电脑、复印机、打印机、传真机、服务器、投影仪、
扫描仪等。

i.部门公用设备由部门经理指定专人负责，主要处理本部门之内的
办公业务，公司其他部门需要使用该部门设备时，经行政人力部
许可后，该部门必须无条件提供，但其他部门、个人在使用过程
中损坏机器设备时，责任由损坏人承担。

ii.公司公用办公设备由由行政人力部指定专人负责，负责为总公司所有部门、员工提供服务，行政人力部在提供服务时，必须在“XX
设备使用记录”上进行登记，注明使用项目、数量等事项，并经使
用人签字认可。

行政人力部按部门、按月出具机器设备使用情况报
告，计算出办公设备的使用效率、设备耗材使用数量等情况。

c)公用车辆：
i.部门公用之车辆，由部门主管直接管理或指定专人管理，车辆在本
部门之内统一调度。

每次出车的事由、路线、里程必须有详细记载，
分公司按一定的标准（如“基数 + 销售收入 X 一定比例” ），给
该部门核定燃油费以及行使里程，燃油费用超出自付，节约留作下
月使用，里程超出，按“0.3 元/公里”计算，扣除奖金。

ii.公司公用之车辆，由行政人力部统一调度，服务于所有没有配备车辆的部门或个人，行政人力部对外派车辆必须记录事由、路线、
里程等项目。

并按月出具分车辆、分部门的车辆行使里程的报告，
以供比较分析。

d)公用会议室：
i.部门公用会议室，由部门主管直接管理或指定专人管理，各部门
可以根据实际情况制订相应的管理制度，在本部门会议室比较紧
张，或不能满足要求时，可以向行政人力部提出使用公司公用会
议室的申请。

ii.公司公用会议室，由行政人力部负责管理，使用部门必须在前一天下午三点之前以电话或书面的形式，通知行政人力部，说明使
用会议室的类型以及起至时间，由行政人力部统一安排。

安排有
冲突时，行政人力部负责在下午五点之前通知使用部门，告知新
的安排，没有冲突时不再另行通知。

行政人力部根据每月汇总使
用情况，出具会议室使用情况报告。

e)除经分公司总经理同意，并经总公司总经理批准以外，凡属本公司
的固定资产一律不得外借给其他单位或个人，也不得用以办理与公司工作无关的事宜。

f)对于员工个人、部门专用的资产，个人、部门只有有限的使用权和
保养义务，不论何种原因发生的资产损坏，必须报知行政人力部安排维修，不得擅自拆卸机器维修、更换配件。

g)公司行政人力部有权对资产使用情况进行审查，对违反本条款规定的
员工，处以 200~500 元的罚款，具体金额由行政人力部确定。

四、固定资产调配。

a)同一部门个人专用资产之间的调配，因岗位职责发生变化，需要将一
个员工专用的资产，调配到另一个员工使用时，由部门提出申请报告，经部门经理批准后，行政人力部给转出资产的员工办理资产入库手续，证明该员工已经退还资产，同时给接受资产的员工办理资产领用手续。

手续完毕后，进行实物交接时，由部门经理指定监交人，进行实物交
接。

交接表、出库单、入库单一并转到财务、行政人力部，以便进行
相应的账务处理。

b)部门间的资产调配，因部门职能发生变化，一个部门需要一项资产，
而另一个部门刚好富余一项资产时，由行政人力部负责出具资产调配
报告，先经转出资产的部门经理签字同意，再经过接受资产的部门经
理签字后，再办理入库、出库以及实物交接等手续。

c)公司公用资产和部门公用资产的交接程序和前款规定相同。

五、固定资产维修参见“维修费管理制度”，固定资产的封存、报废、处
置等事项，参见“分公司报废、闲置资产管理制度”。

六、固定资产用途变更管理：因情况发生变化，需要对固定资产的用途加
以改变时，例如：原来用于办公的房屋改作会议室，库房改作办公室等业务。

a)变更方案的确定：由行政人力部提出书面申请，注明更改的理由、相
关费用、修改时间、以及修改后的使用寿命等情况，报分公司总经理
以及财务经理同意，并将资金支出列入“分公司资金支出计划”。

b)方案的批准：经总公司批准同意后，实行资产改制。

c)方案实施及其他：财务部门根据申请报告，监控实际费用的支出，并
在完工后，财务部门根据新增的支出，相应改变资产的价值。

七、固定资产非正常损失的处罚规定
a)个人专用的固定资产，如电脑、专用车辆等，由使用人负责管理，
人为损坏、遗失时，本人承担相应损失的 25%~50%的责任；
b)部门公用性固定资产，如传真机、打印机、复印机等，由归口管理
部门指定专人负责，人为损坏、遗失时，部门经理承担相应损失的
12.5%~25%，设备具体负责人承担和部门经理相同的经济责任。

c)公司公用的固定资产发生非正常损坏时，能够找到责任人时，责任人
承担相应损失的 25%~50%，管理人员承担相应损失的 12.5%~25%。

d)非正常损失的确定以分公司财务部门核定的数据为准，由个人承担
的损失由财务部门负责从工资中扣除。

e)非正常损失低于 200 元时，全部由公司承担，不再实施惩罚。

f)对于恶意造成资产损坏的员工，公司除了按以上条款实施惩罚时，
还给予相应的行政处分，如警告、记过或辞退等。

八、本制度自发布之日起执行！
万能国际软件开发有限公司
2001 年 7 月二 23 日。