XXXX有限公司
合同管理制度
第一章制定目的
第一条为加强公司对外签订合同的管理工作，保障公司业务的正常开展，维护公司在业务活动中的合法权益，并适应公司的无纸化办公，根据《中华人民共和国合同法》，特制订本制度。
第二条本公司的合同管理的目标是通过有效的合同管理，运用争取的合同管理策略，规范公司对外签订合同的整个过程，包括起草、审核（批）、签订和归档等工作，预防和减少违约风险，提高企业经济效益和社会效益。
第二章适用范围和基本定义
第三条本制度适用于XXXX有限公司本级及下属分、子公司合同的起草、审核（批）、签订及归档等管理工作。
第四条公司合同管理的策略：
（一）建立规范的合同管理制度；
（二）完善合同起草、审核（批）、签订、归档及履行的相关程序，包括对合同主体资格、条款、担保、履行以及合同救济等过程的风险进行评估，提出预防性措施；
（三）统计公司常见的合同类型，适时制定常用合同类型标准版本；
（四）加强合同统一保管和备案；
（五）建立合同定期审查制度，完善弥补合同缺陷、漏洞。
第五条本制度所称的合同是指以公司或各业务公司名义与其他法人、非法人组织或个人就某个事项达成的协议，这种代表公司或各业务公司达成的协议可以用“合同（书）”、“协议（书）”、“订单”或“备忘录”等名称，除此之外，一般禁止使用其他名称代表公司或各业务公司与他人达成协议。“备忘录”是指合作各方就某个事项达成的初步意向，并非正式的、完整的合同，只有与合作方就某个
事项达成初步意向并需要就初步意向书面确认时方可用“备忘录”的名称。注：本制度中如直接称“合同”，则是指公司签订的除租客合同之外的其他所有合同，租客合同在定义陈述时须特指。其中，合同分日常合同及重大合同，重大合同的范畴由公司董事会或总经办后续另行发文确定。
第六条原则上以公司或各业务公司名义与他人达成的并将按照约定履行义务的合同，均必须按照本制度的规定签订书面合同。未签署书面合同，公司及各业务公司均不得以公司及各业务公司名义擅自履行任何义务。
第七条业务经办部门是指按照公司或各业务公司职能分配承担某项业务主要处理工作的部门，业务经办人是指由业务经办部门负责人指定负责某项具体业务的员工。
第八条除本制度另有规定外，公司法务、公司财务部、各业务公司财务部门为合同的主要审核部门。法务及财务相关人员将按照本制度赋予的权力审核合同，所有合同审核人员都应遵循公司利益最大化的原则。业务经办部门和业务经办人应当充分理解审核人员的工作，严格按照审核人员的意见执行，维护公司的利益。
第三章合同的起草
第九条业务经办人负责业务内容的谈判，业务内容谈判完成并达成合作意向后，业务经办人即可着手合同草案（待审批文档）的准备工作。
第十条标准合同是指公司就某项业务制定的格式合同，业务经办人员使用标准合同能够更好地保护公司利益，节省合同的起草时间。原则上，本公司己经有标准合同的，应使用本公司的标准合同。经业务经办部门的书面请求或法务认为有必要制定标准合同的，可由法务整合制定相关业务的标准合同。如尚未就某个事项制定标准合同，但对方为进行该业务的传统企业并且有规范而且公平的合同模版，业务经办部门可以使用对方的标准合同作为草案提交流程审核。如合作双方就某个合同内容均未制定标准合同，业务经办人应当根据合作中涉及的合作要素（比如合作模式、双方权利义务等）自行拟定合同草案。
第十一条对于合作方提供的合同草案，业务经办人应仔细阅读，确认其中的合作模式及双方权利、义务等业务条款确为谈判结果的真实意思表达。草案一经在钉钉系统中提交即默认为是业务经办人与合作方谈判的初步结果，经办人务必谨
慎对待。
第十二条业务经办人完成合同草案的准备后，即可以在钉钉系统中发起合同审批盖章流程。经办人应认真填写审批流程中需要填写的事项，由于表单填写错误导致流程错误从而延误合同的审批和签署，责任由业务经办人承担。
第十三条由于特殊原因，对方提供的标准合同为纸面版本，经办人应提供清晰可辩的合同扫描件上传到钉钉系统中供审核。如扫描件清晰度不足，审核人员有权利直接做退回处理，由此导致的延误审批和签署，责任由业务经办人承担。
第四章合同的审批
第十四条合同的审核（批）人应当严格按照公司赋予的职责进行审核（批），严格审核（批）合同的各项条款，准确签署审核（批）意见。
第十五条合同审核（批）应当遵循以下原则：合同审核（批）人员认为合同草案不存在需要修改的地方，可以直接选择同意；如果对草案提出修改意见，那么可以经过多次审核（批），直到提出的修改意见得到完全落实。审核（批）人员的意见完全落实后，方可给出同意签署的意见；若审核（批）人员给出的意见业务人员经与合作方沟通无法落实或无法完全落实。审核(批)人员可以选择“同意”的意见，并在审批页面上阐明不修改可能对公司或各业务公司造成的风险。该流程将继续进行下去，由后续的上级审批人员，直至总经办定夺。
第十六条日常合同审核（批）可分为业务审批、法务审核、财务审核、及最终审批人审批四类。
（一）业务经办人发起的合同审批流程首先应由该经办人的部门负责人进行审批后，才能流转到法务、财务等后续审核（批）部门或审批人。业务经办部门负责人也可以直接作为业务经办人。
（二）根据合同的发起部门、合同的性质及金额，法务审核、财务审核均可分为不同审核级别，不同审核级别的最终审核意见提供人不同，上述流程可以通过钉钉流程进行固定，并可能随当时情况的变化而变化，具体由运营部门负责设置及落实相关安排。
（三）公司日常合同必须经过流程设定的最终审批人的审批后方可生效，业务公司日常合同必须经过董事会授权的最终审批人的审批后方可生效。
第十七条日常合同法务审核。公司法务负责审核公司所有对外签订的合同。公司法务负责审核日常合同的内容是否符合法律法规，同时根据公司利益最大化的原则，审核合同条款是否切实维护本公司的合法权益，是否会给公司带来潜在的法律风险等事项。公司日常合同由公司法务负责人或其指定人员为法务最终审核人。
第十八条日常合同财务审核。为减少直至避免公司对外签订合同的风险，所有对外签订的合同都需要财务审核。公司财务部及各业务公司财务部综合评定合同的金额、付款条款(包括但不限于合同中涉及金额往来、产品定价、分成比例)、公司相关财务、税务、信用政策等事项。公司日常合同由公司财务负责人或其指定人员为财务最终审核人。
第十九条日常合同公司流程最终审批人审批。前述审核（批）完成后，由流程最终审批人进行审批，如最终审批人认可该合同，则选择同意，合同审批流程结束。如最终审批人认为仍然需要修改，可以提出具体修改意见或提出原则性指示而责成公司业务经办部门、法务、财务部或者各业务公司相关部门重新修改、审查。直至最终审批人同意，完成审批流程。
第二十条重大合同审批。重大合同由公司董事会最终审批。
第五章合同的盖章、归档、保存及查阅
第二十一条合同盖章必须发起钉钉流程，流程如下：“合同审批盖章”流程为：发起人—相关部门负责人—法务审批人员—财务审批人员—总经理—财务合同管理人员—行政部合同盖章人员。所有的合同均至少保证公司保存两份及以上的正本原件。财务合同管理人员只负责给合同编号。行政部合同盖章人员只能对财务部已经编号的合同盖章，并将合同编号用黑色签字笔写在合同右上角。财务部不对财务部未编号的任何合同负责。
第二十二条行政盖章要求：
(一)原则上合同对方单位先盖章，我司再申请合同盖章。如无法协商对方单位先盖章的情况，经办人需发起通用审批流程（审批人依次为：发起人—相关部门负责人—法务审批人员—财务审批人员—总经理）说明情况方可申请合同盖章。