文件管理一、文件基础知识1．文件的定义：一般是指由法定机关、单位印发、用来处理公务活动，并具有特定格式的书面文字材料。
根据文件的适用范围，可分为：通用文件和专用文件。
GMP对文件的解释是指：“一切涉及生产、经营管理的书面标准和实施标准的结果。
”2.制定文件的目的：◆明确责任◆规范操作程序◆可追踪性◆利于员工的培训3.制定文件的意义：◆文件是药品生产企业质量管理和质量保证体系的重要组成部分；◆文件是药品生产、质量管理与作业活动中使用的书面标准，以及其管理与作业活动过程和产生结果的记录；◆建立GMP文件系统是从“人治”到“法制”的变革，其核心是确保药品的生产作业活动“有章可循、照章办事、可以追踪”。
从而避免混淆，污染和差错。
4.文件的分类：1）文件分标准及记录两部分：标准是指生产经营管理过程中预先制定的书面要求；记录是指反映实际生产经营活动中执行标准的情况及结果。
2）标准分类技术标准（TS）：是以“物”为主要对象。
标准管理标准（SMP）：是以“事”为主要对象。
操作标准(SOP)：是以“人”的工作为对象，也叫工作标准。
技术标准：指生产技术活动中，由国家、地方、行业及企业颁布和制定的技术性规范、准则、办法、标准、规程和程序等书面要求；可分为工艺规程、质量标准、其他规程。
管理标准：指为了行使管理职能而使管理过程标准化、规范化而制订的制度、规程、规定、标准、办法等书面要求；操作标准：指对工作范围、职责、权限、工作及内容所制订的规定、规程、标准、办法和程序等书面要求。
好的SOP应具有“5W1H”:Why---什么原因（目的）；Who---谁人干；When---在什么时候；What---干什么、如何干、如何监控；How---做到什么程度，达到什么要求。
5．记录分类：按记载方式分类：表格式文件（台帐、编码表、定额表等），如：工作服清洗记录。
记录记录表格（过程记录），如：批生产记录、批检验记录。
标记（卡、标签、凭证、标志等），如：货位卡、清场合格证。
二、文件的编制与管理1.文件编制的原则：◆根据GMP的要求，用文件控制生产、质量管理的各项活动；◆明确全体员工的职责，使企业各项工作有人负责，责、权分明；◆严格管理，有效地防止生产过程的交叉污染与混淆；◆为每个产品建立完整、明确的技术标准，为各类管理及操作人员提供一套详细的管理、操作标准，统一全体员工的行为，减少人为差错，建立井然有序的生产秩序；◆每项工作均有完整、真实的记录，并有可追踪性；◆文件应具有科学性、先进性，更应具有可操作性，简单、清晰、实用。
▓用一句话来说，就是：写应该做的（即GMP要求的），做你所写的，记你所做的。
2．文件编制过程中应注意的一些问题文件编制应具备的几个前提条件：——硬件设施基本定型；——组织机构已确定，并有划分明确的职责范围；——文件系统管理标准应首先制定，使各种文件的编制有章可循；——制订文件编制计划，将编制任务落实到人头并限期完成。
3．文件管理要求◆建立各类文件的管理程序，明确其编制、修订、撤消、印刷、颁发、保管等要求；◆新版文件颁发，旧版文件及时收回；◆各版文件应存档；◆强化文件的管理工作。
三、制定文件的程序与要求1．制定文件的程序◆命题及编码（每个文件必须有一个而且是唯一的编码）；◆起草、会稿、审核及修改：选用合格的文件起草、审核及批准人员；◆文件的批准和生效。
●在文件批准后至少一个星期后才可以生效，这段时间是做文件的培训工作。
各类文件的制定情况：2．文件制定的时间1）新厂房投产前、新产品投产前、新设备安装前；2）引进新处方或新工艺前；3）处方或工艺有重大变更前；4）验证前或验证后；5）组织机构职能变动时；6）文件编写质量改进时；7）执行中发现问题时；8）接受年检、自查、质量大检查（或质量审计）、GMP认证检查前后。
3．文件制定的要求1）符合医药行业的有关法令法规及GMP要求；2）统一格式；3）文字用语规范； 4）条理清楚；5）可操作性；6）全面性；7）追踪性；8）改进性；9）不牵连性。
4．标准制定的基本要求：1）合法性；2）可操作性；3）规范性；4）统一性；5）完整性；6）不牵连性。
5．记录制定的基本要求1）一致性；2）合理性；3）负责性（每项操作均需有操作者签名及签名日期时间，关键操作还应有核对人签名及签日期）4）可追溯性：能从记录的某一数据开始追查到相关的一系列数据。
如从某批的质量投诉可追溯到整个生产过程及质量监控过程，还可追溯到原料的批号及其储存、采购的情况，甚至供应商的情况。
6.标准和记录的关系1）记录的制定依据是标准；2）记录的使用应在标准中予以规定；3）标准与记录相互追溯性；4）制定标准后，立即制定相关的记录。
★简单的说：标准是行动的准则，记录的依据；记录是行动过程及其结果的证据记录必须与标准一致。
四、文件的编码、格式1)文件编码的规定“四性”：识别性、稳定性、相关一致性、发展性。
★应有文件详细地、逐一地列出编码代号的规定，以便于文件的使用；★其代码可根据企业的实际情况选用英文、拼音或汉字。
编码举例: SOP-E-IF.H-001-03解释：SOP：表示标准操作程序（Standard Operating Procedure）E：表示设备；IF：注射用冻干粉针车间；H：清洁、消毒001：表示设备清洁、消毒标准操作规程文件中的第一个文件；00：表示该文件为新文件，若为01则表示为第一次修订后的文件，03则表示为第三次修订后的文件。
2) 文件格式的规定第一页---表头和正文。
表头项目至少要包括：题目、编码、页号、制订人及其日期、审核人及其日期、批准人及其日期、颁发部门、生效日期、分发部门。
⏹正文包括：目的、适用范围、职责、规程条款，然后再定文件的内容。
⏹后续页：包括：文件题目、编码、页号。
3)记录性文件填写的要求：◆内容真实、记录及时◆内容填写齐全、完整◆品名按标准规定的名称填写◆字迹清楚◆不得撕毁或任意涂改◆保持记录的一致性和连续性◆操作者、复核者签名署日期◆填写日期一律横写◆按处理数据规程记录和处理数据（四舍六入五留双）。
4）文件的发放：⏹文件批准⏹下发文件（在生效日期之前）⏹做好记录⏹收回旧文件5）文件的执行与检查：◆在文件开始执行阶段，加强检查文件的执行情况；◆文件部门定期提供文件清单，避免出现过时文件；◆所有文件应定期复核。
6）文件使用者培训：⏹在生效日期前，对文件使用者进行GMP培训；⏹培训人可以是文件起草人、审核人、批准人；⏹保证文件使用者做到应知应会。
7）文件的归档：⏹所有版本的文件；⏹现场保留一份现行文件；⏹各种记录保存至规定期限。
8）文件的变更：⏹未经批准不得随意更改；⏹批准后按程序更改；⏹更改后应做记录。
9）文件管理的持续改进：◆简化工作流程，减少中间环节；◆实现计算机化，提高效力。
五、文件的具体内容1. 机构人员管理（CM）◆部门职责◆岗位的设置◆各岗位的职责◆人员的培训、使用、激励等管理活动。
人员培训工作程序◆制订培训计划◆确定培训对象◆计划的实施培训形式、培训时间、培训内容、培训的考核。
◆培训档案◆培训小结2.厂房与设施管理（FM）系指厂房及其设施的基建或技术改造的立项、设计、施工验收、移交、保养、维护等管理活动。
技术改造管理厂房设施管理日常管理3.设备管理（EM）系指以设备为研究对象，追求设备综合效率和设备寿命周期费用的经济性；应用一系列理论、方法，通过一系列技术、经济、组织措施，对设备的物质运动和价值运动进行从规划、设计、制造、选型、购置、安装、使用、维修、改造、报废直至更新的全过程的科学管理。
设备运行管理设备管理设备改造管理计量管理4.物料管理（MM）系指药品生产所需物料的购入、储存、发放、使用等过程的管理。
物料供应物料管理物料管理5．卫生管理（HM）◆卫生标准的建立◆卫生标准实施◆卫生标准的监控◆必要卫生措施验证◆卫生职责◆卫生培训◆健康档案管理等。
人员卫生卫生管理环境卫生工艺卫生6.生产管理（PM）系指产品各项技术标准及管理标准在生产过程中的具体实施，是药品生产制造质量保证体系中的关键环节。
生产计划与信息管理生产管理生产技术管理生产组织管理7. 质量管理（QM）质量保证（QA）：可细分为标准制定、物料监控、制造过程控制和成品发放审核等；质量检验（QC）：可细分为制定检验操作规程、实验室管理制度，取样、检验与测试，出具检验报告，留样，稳定性评价，工艺用水监测等；综合质量管理：可细分为全面质量管理、质量信息与档案和其它。
质量保证质量管理质量检验综合质量管理8. 销售管理（SM）系指经包装、检验符合内控标准，质量管理部门批准发放销售的成品，从验收入库至发出销售、售后服务全过程的管理；也包括收回产品从入库到发至有关部门处理的仓贮过程的管理。
◆销售记录内容：品名、产地、编号、批号、规格、包装规格、数量、收货单位和地址、邮编、电话、发货人、发货日期、发运方式、检验报告书号、合同单号等。
◆药品退货（或收回）记录内容：品名、产地、编号、批号、规格、包装规格、数量、退货（或收回）、单位和地址、邮编、电话、退货（或收回）原因、日期、处理意见、处理结果等。
成品管理销售管理销售管理售后管理9.操作标准（SOP）：◆车间岗位SOP；◆检验SOP；◆设备及环境清洁SOP；◆公共卫生SOP；◆设备使用维护保养SOP。
10.制订检验S O P◆物料检验标准操作规程◆中间产品检验标准操作规程◆成品检验标准操作规程◆通用检验标准操作规程◆检验仪器检验标准操作规程◆物料取样检验标准操作规程。