信息资源管理的研究现状和发展趋势东南大学图书馆　李慧芳[摘　要]本文主要从信息资源管理的理论、内容、方法等方面分析了信息资源管理的现状,然后又对信息资源管理的发展趋势——知识管理做了阐述。

[关键词]信息资源管理　知识管理　显性知识　隐性知识 信息资源管理概念首先出现于20世纪70年代后期的美国。

它是由计算机的应用所引发的信息理论与管理理论相结合的产物,是信息实践发展到信息处理自动化和信息传递网络化时期,为加强对信息资源的集中管理而产生的一种新概念和新理论。

1、信息资源管理的研究现状经过近30年的发展,目前,信息资源管理理论已经成为融合信息科学、管理科学、组织理论、经济学、图书馆学与情报学等多种理论的边缘学科,其理论体系已经相对成熟。

本文主要从信息资源管理的理论基础以及信息资源管理的内容和信息资源管理的方法三个方面来对信息资源管理的现状加以研究分析。

1.1信息资源管理的理论基础研究信息资源管理是为确保信息资源的有效利用,以现代信息技术为手段,对信息资源实施计划、预算、组织、分配、协调和控制的一种人类管理活动,是由多种人类信息活动所整合而成的特殊形式的管理活动。

信息资源管理有狭义和广义之分。

狭义的信息资源管理是指对信息本身即信息内容实施管理的过程。

广义的信息资源管理是指对信息内容及与信息内容相关的资源如设备、设施、技术、投资、信息人员等进行管理的过程。

[1]1.2信息资源管理的内容研究信息资源管理分为宏观管理、中观管理和微观管理三个层次,不同的管理层次有着不同的管理内容。

1.2.1宏观管理的内容信息资源的宏观管理是一种战略管理,一般由国家信息资源管理部门通过制定有关政策、法律、法规和管理条侧以及运用各种经济杠杆,对信息资源的开发利用活动从总量上和结构上进行计划、组织、协调和控制,使之按照国家宏观调控的目标,在不影响国家的信息主权和信息安全的前提下得到最合理的开发和最有效的利用。

信息资源的宏观管理应遵循以下基本原则:一是必须认识到信息资源是当今社会一种最重要的战略资源;二是信息资源管理必须实行分级分类管理,宏观管理主要是确定信息资源管理的大政方针,为中观管理和微观管理提供指导和制造条件;三是必须大力促进现代信息技术推广应用,以提高信息资源的开发水平和利用效果;四是确定信息资源管理的保密和保存制度,以协调与国际间的信息交流关系。

1.2.2中观管理的内容信息资源的中观管理,一般由各地区、各行业的信息资源管理部门在国家宏观信息资源管理调控的指导下,通过制定地区或行业性的政策、法规和管理条例以及运用各种经济杠杆,对本地区、本行业信息资源的开发利用活动进行计划、组织、协调和控制,使本地区、本行业的信息资源开发利用活动在符合国家宏观信息资源管理要求的前提下。

能更好地符合本地区、本行业的客观实际,并体现本地区、本行业的利益。

信息资源的中观管理是介于宏观管理和微观管理之间,具有承上启下的功能。

因此信息资源中观管理既要符合信息资源宏观管理的要求,叉要有利于指导信息资源的微观管理活动。

1.2.3微观管理的内容信息资源的微观管理,一般为基层的企、事业单位对信息资源的管理,微观管理的主要任务是分析本单位中各个部门和各级各类人员对信息资源的需求。

合理地计划、组织、协调和控制信息资源的开发利用活动,以最大限度地满足本单位对信息资源的需求。

以上是信息资源管理的三个层次,在信息资源管理发展的初期,计算机技术还没有普遍,当时对信息资源管理内容的研究主要集中在微观层面,但是在目前,随着计算机技术,尤其是网络技术的快速发展,信息资源逐步走向了共享的发展道路,宏观层次上的信息资源管理也愈发的重要,受到了越来越多的学者的注重。

1.3信息资源管理的方法研究我国学者卢泰宏提出了信息资源管理的三维结构理论,认为信息资源管理离不开三种模式,即信息资源的技术管理、经济管理和人文管理。

[2]相应地,信息资源管理的方法也可归结为技术管理方法、经济管理方法和人文管理方法。

1.3.1技术管理方法信息资源管理的技术方法主要体现在计算机技术、通信与网络技术、多媒体技术以及数字化技术等在信息资源管理这一领域的应用。

尤其是近几年随着数字化资源的增加,越来越多的新技术得到了广泛的应用,其中比较具有代表性的是信息网格技术。

所谓信息网格就是用网格技术实现信息的共享、管理和提供信息服务的系统,主要解决广域分布、异构信息源的互连和互操作问题,以满足企业、政府部门等组织信息共享的需求。

利用信息网格技术,可以对信息资源进行分布式、协作式和智能化的管理,有效的克服了分散式管理带来的缺陷,而且,利用信息网格技术,可以为信息资源共享构建统一的平台,有效的集成各种异构的信息资源,信息用户可以通过单一入口访问所有信息,给用户的使用带来了极大的方便。

其它的新技术方法还有元数据技术、数据仓库技术、数据可视化技术、数据挖掘技术等。

利用信息资源管理的技术方法可以有效的序化信息,构建信息系统,实现信息的传播和共享,方便用户的使用。

1.3.2经济管理方法信息资源管理的经济方法是指运用价格、税收、信贷、财政补贴、工资、利润等经济杠杆的利益诱导作用。

对信息资源的开发者和利用者进行约束和导向,使其从经济利益上关心自己的信息资源开发利用的成果。

在信息资源管理活动中,运用经济方法间接地组织和协调信息资源开发利用活动,能够体现信息资源本身的特点及开发利用活动中所固有的规律。

有利于发挥市场机制的作用,增强信息资源开发利用者的微观经济活力。

信息资源管理的经济方法主要有以下功能:一是调节功能,包括调节信息资源开发利用者之间、开发利用活动各个环节之间以及调节国家、集体和个人之间的利益关系;二是控制功能,即利用各种经济杠杆引导信息资源开发利用活动贴近信息资源管理的目标;三是核算功能,即借助价格、税收、工资、利润等经济指标可以核算经济效益,促进增收节支;四是监督功能,即借助会计、统计、审计、银行等经济监督方法,可以对信息资源开发利用者及其与政府、职工及相关企业之间的经济关系进行监督管理。

1.3.3人文管理方法信息资源的人文管理是将人作为信息活动和信息管理的主体,注重营造以人为本的信息文化,强调运用法律和行政等人文手段实施信息资源管理。

信息资源管理的法律方法,是指在信息资源的管理活动中,各个层次的信息资源管理者通过经济立法和经济司法,运用各种与信息活动相关的法律规范对信息资源的开发者和利用者进行约束和导向,包括利用法律规范来调整信息资源开发利用者之间以及开发利用活动各环节之间错综复杂的经济关系,处理经济纠纷,惩办经济犯罪等,以维护信息资源开发利用活动的正常秩序。

与经济方法相比,信息资源管理的法律方法具有普遍的—213—约束性、严格的强制性、明确的规定性和相对的稳定性等特点。

信息资源管理的行政方法,是指在信息资源的管理活动中,各个层次的信息资源管理者依靠国家赋予的行政权力,运用命令、指示等行政手段直接控制和管理同信息资源开发利用有关的各种经济活动。

信息资源管理的行政方法是对经济方法和法律方法必要且有益的补充。

在某些采用其他信息资源管理方法失控、失灵的场合,通过采用相应的行政方法来加以纠正,往往能直接、迅速地见效。

以上三种方法对于资源的合理分配和有效利用能产生极为重要的作用。

但是,技术管理、经济管理和人文管理并不是彼此孤立的。

三者的相互关系密不可分,过分强调某一方面都是不可取的。

2、信息资源管理的发展趋势——知识管理信息技术的发展带来了管理思想、管理手段和管理方法上的全面进步,人们也在不断根据新环境的变化、新思想和新技术的发展调整着对信息资源管理的认识与实践。

过去人们研究的焦点往往只放在对可以编码的显性的信息资源(如记录型的和实物型的资源)的研究上。

而对以人为载体的高度个性化的难以编码的隐性的资源和以口头交流和实时传播为特点的“零次资源”的研究却很不够,这不能不说是传统的信息资源管理的一种缺陷。

伴随着知识经济时代的来临和新的信息技术的进一步推广和应用,人们对信息和知识的管理也开始步入一个更新的阶段——知识管理阶段。

知识管理是信息资源管理的延伸与发展。

如果说信息资源管理使数据转化为信息,并使信息为组织设定的目标服务,那么知识管理则使信息转化为知识,并用知识来提高特定组织的应变能力和创新能力。

信息资源管理经历了文献管理、计算机管理、信息资源管理、竞争情报管理,进而演变到知识管理。

知识管理是信息资源管理发展的新阶段,它与信息资源管理所经历的各个阶段不同,要求把信息与信息、信息与活动、信息与人连接起来,在人际交流的互动过程中,通过信息与知识的共享,运用群体的智慧进行创新,以赢得竞争优势。

2.1知识管理简介“知识管理”一词最早出现在管理学大师彼德・德鲁克于1988年发表的《新型组织的出现》一文中,它包括两方面的含义,一是对信息资源的管理;二是对人的管理,知识不只来源于编码化信息,还有很重要的一部分来源存在于人脑中的未编码的知识[3],也即隐性知识。

知识管理的核心是知识创新;管理对象是作为认知过程信息的使用者——人;管理工具是信息技术;管理本质是把知识作为最重要的资源并作为提高竞争力的关键;管理职能是知识发现、知识需求和知识源匹配、知识运用;管理特点是重视知识对创新的贡献、重视对知识科学整合和合理流动、重视对知识有效地运用到组织的各个环节。

在知识管理中,最普遍的实践过程包括:(1)创造和发现新知识。

通过数据挖掘、文本挖掘、环境监测(Environ—m ental Scanning)、知识启示、业务模拟、内容分析等途径实现;(2)共享和学习的团队合作,包括学习网络、经验共享、人际对话、定期的知识共享活动、跨部门的团队合作、决策记录、员工专业技能描述、知识资产清单登记、智力资本的测度等[4]。

2.2知识管理与信息资源管理的区别信息资源管理虽然是知识管理的基础,但知识管理是信息资源管理的更高阶段,和信息资源管理还是有着明显的区别的,准确地说,管理对象的差异是信息资源管理与知识管理两者差异的核心。

具体表现在以下几点:a.信息资源管理只关注对显性知识(如记录型和实物型的资源)的管理,而对隐性知识的管理不力;知识管理不仅对显性知识进行管理,同时也对隐性知识进行管理。

b.信息资源管理仅仅只能向用户提供信息;而知识管理不仅向用户提供信息,同时也把用户如何利用信息的过程纳入管理范围。

c.信息资源管理不能使信息资源增殖,而知识管理却可以对知识资源进行资本化的运作,使知识资本增值。

d.信息资源管理的管理对象是人类智力劳动的成果——信息资源,而知识管理不仅可以对知识进行管理,同时可以对人类的智力劳动即学习和创新过程进行管理。

由此,我们可以看出,知识管理是信息资源管理的拓展与深化,知识管理是在信息资源管理基础上发展起来的新阶段。