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档案进馆规范


关系、立档单位主要负责人名录、内部机构
设置及其各历史阶段演变情况等几部分内容 组成。
①全宗构成者名称:即立档单位 名称,按全称书写,通用简称写 在全称后面的圆括号里。
②时间:全宗构成者沿革应结合时间撰写,
如下列内容有关的时间应反映在全宗构成者 沿革中。 • a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤 销时间; • b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的 调整、增设、合并、更名、撤销时间; • c.全宗构成者上级主管机关变更时间; • d.其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。
检索工具之一。要求打印3份(见图)
(2)全引目录:是一种将全宗或全宗内的某一 部分案卷目录和卷内文件目录相结合汇编而成 的一种检索工具。全引目录以单份文件为检索 单位,可大大提高查档的准确性。要求打印2
份(见图)
注意 从2005年起,根据要求,进馆档案的机 读目录要随档案一起移交。
3、进馆档案参考资料的要求 (1)全宗指南:原叫全宗介绍,是介绍和报 道立档单位及其所形成档案情况的工具书。
• 卷内文件页号:按照卷内文件排列的先后顺序依 次给每一页文件编上顺序号。卷内文件除空白纸 外,凡载有信息的正反面均应一页编一个页号。 卷内文件页号的位置,应统一在有文字的每页材 料正面的右上角,背面的左上角。
• 卷内文件无铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等
不耐久字迹。 • 案卷或文件要去掉易锈蚀的金属物,如订书钉、
四、山东省监察厅、人事厅、档案局关 于印发《关于违反档案法律法规行政处 分暂行规定的通知》(鲁监发〔1999〕 13号)
第三条 有下列行为之一的单位和个人, 经批评教育不改正的,给予单位负责人或直接 责任人警告或记过处分;情节严重的,给予记 大过处分: • …… • (三)不按规定向档案馆移交档案的;
大头针、曲别针等。
• 案卷装订:左边齐下边齐,左边三孔一线装订, 应整齐牢固,不压字、不漏页。
(4)卷内文件目录格式: 卷内文件目录是揭示卷内文件材料内容和成 份的索引。 • 卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责 任者、题名、日期、页号。(附图)
卷内文件目录填写方法:
• 顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号, 亦即件号。 • 文号:文件制发机关的发文字号。凡是原制文 机关编有文号的文件,都应在“文号”栏内标 明。 • 责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团 体和个人,亦即文件的署名者。联合发文有几
个法定责任者的,一般应尽量全部标出。
• 题名:即文件的标题,一般应照实抄录。没 有标题或标题不能说明文件内容的文件,可 自拟标题,外加“[]”号。文件“责任者” 一栏因已填过作者,在填标题时,标题中的 作者部分可省略去。
• 日期:文件的形成时间。填写时可省略 “年”、“月”、“日”字,在表示年、月 的数字右下角加“.”号。如:2001.05.17。 • 页号:卷内文件所在之页的编号。最后一份 文件应填文件的起始页号至终止页号,如: 65-78。 • 备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。
封面项目的填写方法:
• 全宗名称: 全宗名称相当于立档单位的名称。填 写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共 产党聊城市委员会”可简称为“中共聊城市委”。 不得简称为本委、本局、本省、本市等。 • 类目名称: 类目名称指全宗内分类方案的第一级
类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,
并应保持分类体系的稳定性。此项可不填写。
第一节 档案馆的职能和任务
各级综合档案馆是按照行政区 划或历史时期设置的,收藏和管理 规定范围内多种门类档案的国家档 案馆。

中央和县级以上地方各级各类档案馆,是
集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收 集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档 案。

档案馆的基本任务是在维护党和国家历史
真实面貌的前提下,科学管理党和国家的档案
方式,把分散在各个机关、单位及个人手中和 散在在其他地方的对国家和社会具有保存价值 的档案,有组织、有秩序地接收进馆,以实现 国家档案资源的集中统一管理,维护党和国家
的历史面貌。档案进馆工作是档案工作的重要
内容之一。
第二节 法律法规对档案进馆的要求
一、《中华人民共和国档案法》
第十一条 机关、团体、企业事业单位和 其他组织必须按照国家规定,定期向档案馆移 交档案。 第二十四条 有下列行为之一的,由县级 以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部 门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人 员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究 刑事责任: • (一)…… • (六)违反本法第十条、第十一条规定,不按 规定归档或者不按期移交档案的; • ……
• 案卷题名: 案卷题名即案卷标题,
一般由立卷人自拟。案卷题名应当 准确概括本卷文件的主要制发机关、 内容、文种等。文字应力求简练、 明确。
• 时间:卷内文件所属的起止年月。
• 保管期限:立卷时按规范划定的案卷保管期限, 一般由立卷人填写永久、长期、短期。
• 页数:装订案卷要填写总页数。
• 归档号:填写文书处理号,由立卷人填写。此项 可不填写。
第二十六条 机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进 行认真整理、妥善保管,不得分散,并按下列办法进行处理: (一)撤销机关的档案,应向有关的档案馆进行移交或由有 关主管机关代管; (二)机关撤销、业务分别划归几个机关的,其档案材料不 得分散,可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交; (三)一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的 机关,其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆 移交; (四)一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关 接收,其档案材料不得带入接收机关,如果接收机关需要利用, 可以借阅或者复制; (五)机关撤销或者合并时,没有处理完毕的文件材料,可 以移交给新的机关继续处理,并作为新的机关的档案加以保存; (六)一个机关改变了领导关系,在其工作活动中形成的全 部档案仍属原来的全宗,实行集中统一管理。 第二十七条 各种临时工作机构撤销时,其档案应向有关的 主管机关或档案馆移交。

• 备注
c.全宗内档案内容与成分介绍
C、封页项目
全宗指南 名 称
由全宗构成者的名称(全称或通用简称)加 “全宗指南”构成。
全宗内档案文件的起止年代,一般采用公元 时 间 纪年表示。
全宗号
本全宗指南所对应的全宗的编号。
D、全宗构成者(立档单位)沿革简介
• 由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属
• 立卷人:由责任立卷者签名。 • 检查人:由案卷质量审核者签名。一般为分 管领导或办公室主任。
• 立卷时间:填写立卷完成的日期。
案卷各部分的排列格式:
案卷封面 卷内文件 目录 封 底 文 件
备考表
2、检索工具的要求: • (1)案卷目录:是登录案卷题名和其他 特征并固定案卷排列次序的表册。案卷目 录实际上就是案卷的名册,是记录和反映 案卷内容和成份,并按一定顺序编制而成 的一种案卷一览表,也是进馆档案必备的
(5)卷内备考表格式: 卷内备考表是记录案卷构成、变化情况以备 查考的简表。 • 卷内备考表外形尺寸均同卷内目录,其项
目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、
立卷时间。(附图)
卷内备考表的填写方法:
• 本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修 改、补充、移出、销毁等情况。案卷立 好以后发生或发现的问题由有关的档案 管理人员填写并签名标注时间。
(全宗指南编制规范DA/T14-94)
A、全宗指南的编制原则 • 编制全宗指南应客观、准确、真实,语言简 练,文字表达清楚。
B、全宗指南的结构
• 全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者 (立档单位)及其所形成档案情况的工具书。 由封页、正文、备注三部分组成。其结构形 式:
• 封页
• 正文:a.全宗构成者沿革 • b.全宗内档案情况简介
(3)卷内文件要求:
• 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,一般
按其所反映问题的重要程度结合时间顺序排列, 密不可分的材料应依序排列在一起,即批复在 前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在 前,定稿在后;重要法规文件的历次稿件依次 排列在定稿之后;非诉讼案件卷结论、决定, 判决性文件材料在前,依据材料在后;其它文 件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列。
• 档号的编制:档号由全宗号、目录号、案卷
号组成。全宗号是档案馆指定给立档单位的 编号。目录号是全宗内案卷所属目录的编号, 在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录 号。案卷号是目录内案卷的顺序编号,在同 一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
(2)卷脊项目:全宗 号、目录号、年度、案
卷号。(见图)
及有关资料,维护档案的完整与安全,积极提 供利用,为社会主义现代化建设和文明建设服 务。
档 案 馆 的 工 作
1、接收与征集档案;
2、科学地管理档案;
3、编辑出版档案史料; 4、参与编史修志的工作; 5、提供利用,为社会各项工作提供依据。
• 档案进馆工作是指各级各类档案馆依据有关的
法律法规,通过正常的接收制度和专门的征集
• ……
• (四)未建立档案管理制度的;
• (五)未按国家档案技术规范要求整理归 档或者不集中统一管理档案的;
• (六)未按规定向社会开放和提供利用档 案的。
三、《中华人民共和国档案法实施办法》
第十三条 机关、团体、企业事业单位和其
他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规 定,定期向有关的国家档案馆移交档案。……
六、国家档案局印发的《机关档案工作业务 建设规范》(国档发〔1987〕27号)
…… 2、机关档案工作的基本任务 2.4按规定向档案馆移交应进馆的档案。
……
6、档案的利用 6.3机关档案部门开展档案史料的编研工作,积 极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、 基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。 ……
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