建设施工企业合同管理

作者：马君贤

来源：《中国新技术新产品》2010年第18期

摘要:一个企业的经营与合同管理有密切的关系,合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。本文围绕近年来施工企业合同管理实践中的一些常见问题,提出一点自己的看法,目的是有针对性地加强施工企业的合同管理工作,维护企业的合法权益。

关键词:施工企业;合同;管理

建设工程施工合同是建设单位(业主)与施工企业以工程施工为目的,明确相互权利与义务关系的协议,是业主对工程项目的委托和施工企业承接工程任务的法律依据,是工程项目各参加者之间经济关系的调节手段,是工程施工和管理的要求和保证。因此,建筑企业的合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容。

1 建立企业的合同管理体系,完善合同管理制度

机构的建立,制度的完善、定期地检查、纠偏是合同管理体系正常运转的重要保证。建立和健全企业的合同管理体系是做好合同管理工作的前提,主要应做好三方面的工作:

1.1 组织机构健全。企业各级都要建立合同管理机构。如集团总部设立合同管理专职部门,分、子公司配备合同管理专职人员,项目经理部设有合同管理岗位。同时企业还应设有法律顾问或另聘律师,配合合同管理部门,起到法律咨询、合同评审、履约监督和组织仲裁、诉讼的作用。

1.2 建立和完善管理制度及流程。企业合同管理全过程都必须通过制度、流程来管理、把控。一是企业要建立一套严谨的合同管理制度,使合同管理有章可循。二是对涉及合同管理全过程的每个环节,如合同的洽商、签订、交底、学习、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等,要有具体、可操作的流程。

1.3 定期地检查、纠偏。合同管理组织和制度是否适应合同管理的需要和市场需要,要通过定期的检查,对合同管理体系进行动态控制、及时调整、不断完善。

2 做好工程项目合同的执行控制

工程项目合同管理是从工程项目招投标开始,经过合同策划、合同起草、工程施工过程中的合同分析、合同交底、合同监督、合同跟踪、变更管理、索赔管理到项目结束所进行的合同

总结及评估等一系列工作,贯穿于项目管理的整个过程。在这里,本人把合同管理分为三个阶段。即合同策划及签约阶段,施工过程管理阶段,施工结束总结、评价阶段。

2.1 合同策划及签约阶段

做好合同策划及签约工作,为合同的顺利履行打好基础。首先,从参与投标报价开始,对招标文件,对合同条件进行研究和分析;同时收集市场信息和工程信息,结合企业自身优势及竞争对手的情况,提出投标决策意见,确定调价方法及优惠方案;这是合同签订前的关键一步。其次,竞标成功后,在合同谈判及签约过程中,企业的合同主管人员及项目主要负责人要认真研究合同条款,辨析项目可能存在的风险,如合同风险、技术风险、安全风险、资金风险等,注意规避造成重大风险的不利因素。在合同签约前要进行合同评审,通过合同管理的相关职能部门及法律工作部门的评审,为合同谈判和签订提出意见、建议,以降低合同风险。

2.2 施工过程中合同管理阶段(合同履行过程中的管理项目实施阶段)

施工过程中合同管理是项目管理中的一个关键阶段,也是合同履约的主体阶段。做好施工过程中的合同管理工作,要做好以下几方面的工作:

2.2.1 合同管理人员的确定。在施工现场,项目部必须设立合同管理岗位人员,明确岗位职责,对合同资料进行管理,及时进行施工合同资料信息的收集与反馈。对于往来于业主、承包商及分包商间的资料要及时予以整理、提交并存档保管。

2.2.2 作好合同实施档案管理。及时记录工作范围变更和因此导致的成本、进度计划和任何商务及法律条款变更;记录对合同的修订、收集、建立和存档客户的批准、通知等文件,谈判纪要和来往信件。对来往信件、会议纪要、指令等进行合同法律方面的审查。

2.2.3 做好合同交底工作。一是合同履行分析,主要分析:承包商的主要合同责任、工程范围和权力;业主的主要责任和权力;合同价格、计价方法、补偿条件;工期要求和补偿条件;工程中的一些问题的处理方法和过程,如工程变更、付款程序、工程的验收方法、工程的质量控制程序等;双方的违约责任;合同履行时应注意的问题和风险等。二是合同交底,项目经理部在工程开工前将合同和合同分析文件对各职能人员、相关的工程负责人和分包商等进行针对性交底,使参加的各个实施者都了解相关合同内容。三是在项目组织的建立,管理系统的建立过程中,落实各项合同规定。四是在项目各部门、人员之间建立有效的合同信息流动和管理机制,使合同及其变更能得到有效的执行和纪录。

2.2.4 项目经理部要设立商务经理或项目合同小组,协助项目经理做好合同控制的主要工作。工作重点是:

2.2.4.1 协助项目经理正确行使合同规定的各项权力、防止产生违约行为。

2.2.4.2 对各工程小组、项目小组或分包单位工作的监督,以及给予他们在合同方面的帮助,如落实计划、提供工作保证、协调他们之间的关系,对出现的问题进行合同方面的解释,协调、调解合同争执以及合同之间界面的争执,以确保项目组、承包商、业主都满足合同要求。

2.2.4.3 及时地向各层次的管理人员提供合同实施情况的报告,并对合同的实施提出建议,意见甚至警告。

2.2.4.4 处理好索赔与反索赔事务。对各种来往信件、请示、签字指令、会议纪要、索赔文件、合同变更文件等做合同方面的审查和控制,并记录在案。对建设单位及监理单位进行合同监督,协调与他们的关系,如督促他们完成合同职责,检查对方合同责任情况,追究其违约责任,进行合同索赔与反索赔,处理合同纠纷。

2.2.5 在施工过程中,项目管理班子要建立健全现场进度、质量、安全、文明施工等管理体系,全面履行合同条款,保证合同内容的全部实施,并在工程技术、质量管理、安全管理、材料供应、财务资金等各个环节之间建立有效的合同信息流动和管理机制,在合同执行过程中及时发现索赔机会并提供索赔依据,编制合理的索赔报告,保护经济利益免受损失。

2.2.6 合同检查

在合同履行过程中,企业合同主管部门及有关职能部门要督促、协调、检查项目合同履约工作,随时收集信息,注意反馈,及时调控。

2.2.6.1 企业合同主管部门要建立合同台帐,建立有效方便的文档系统,使合同的监督、跟踪和诊断工作正常进行,建立报告和行文制度。工程中合同有关各方的沟通都应以书面形式作为最终的依据并形成制度,保证各工程活动有根有据。而且在发生纠纷时能及时地提供有力的证据。

2.2.6.2 在合同履行过程中,各层次管理人员都应依据职责及时地、系统地对分管资料进行记录和整理,做到每一合同事件都有记录、签证、报告。

2.2.6.3 项目经理部每月将项目合同履约情况,填写合同履约情况表,报合同管理部门。

2.2.6.4 合同主管部门结合合同台帐和履约情况登记表分析合同履行情况,对有疑问的合同落实对策,提醒和督促其全面履行。在合同履行过程中加强对合同风险点较多的工程进行重点检查。发现由于各种原因而预期双方都无法履行的合同,及时组织协调,办理书面手续,修改和变更合同,防止到期后引起纠纷。

2.2.6.5 合同主管部门及有关职能部定期进行检查。首先,通过对施工现场的检查,直接得到反应工程实施状况的信息。其次,分析工程实施状况与合同、合同分析文件等的差异和差异程度。