教学类档案工作规范为了提高教学档案的质量和管理水平，充分发挥教学档案在学院教育管理和教学活动中的作用，并为考核教学档案工作提供依据，根据教育部《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案实体分类法》与《高等学院档案工作规范》等规章，结合我院实际，特制定本规范。
一、教学档案的收集和归档（一）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（二）归档范围：详见《教学类档案归档范围和保管期限表》。
（三）不归档的文件材料1、上级有关教学的普发的(非专指本院)、不需办理的文件；2、上级有关教学的未定稿的文件；3、重份文件；4、无查考利用价值的事务性临时性文件；5、非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；6、院内或院内其他部门发文；7、与院外单位交换来的材料；8、只有请示没有批复或只有请示，上级又无口头同意，本院又没有执行的文件。
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
（四）形成积累1、新学年伊始，各教学部门应在布置教学工作的同时，布置形成积累教学文件材料的任务。
2、各教学部门专兼职档案人员按文件材料分类目录分别积累教学文件材料，并定期进行整理。
3、归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。
4、教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件(学术专著、优秀教材等)除原稿外，根据实际情况，酌加副本。
（五）整理组卷1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系、部或教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。
2、根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。
原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页，厚度2CM为宜；对问题单一、文件较少者，可将内容相近的几个问题的文件材料合为一卷；对不便合并的文件材料，也可按不同内容分别组成薄卷。
3、卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。
4、拆掉卷内材料上的金属物，对破损的文件材料应进行修补。
5、凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
6、每卷内材料大小相同，图件按文件规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
7、文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。
其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。
8、按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的上角。
以“件”为单位整理的文件材料，应在归档文件首页上端居中空白处加盖归档章，并逐项填写。
9、归档文件目录的编制与填写归档文件目录的编制以“件”为单位进行。
项目设置包括：件号（室编件号）、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。
（1）件号：在“室编件号”栏目内依次填写归档文件在分类体系最低类目中的顺序号。
（2）责任者：指文件的作者、署名者。
填写时要照实抄录。
联合颁发的文件填写第一责任者，后边加“等”字；没有责任者的文件材料考证清楚后填写，并加“〔〕”号标识；填写责任者时使用全称或通用简称，不能滥用简称或“本院”、“本省”等；（3）文号：即发文字号。
填写时照实抄录，代字、年度及发文顺序号不能省略；没有文号的要不填写。
（4）题名：即文件标题。
填写时要照实抄录；有副标题的可抄录；标题过繁或过简的，除照实抄录外，另重新拟定准确的题名附后，并加“〔〕”号标识。
没有标题的文件，可直接填写自拟的题名，加“〔〕”号标识。
（5）日期：即文件形成时间。
填写时应以8位阿拉伯数字标注年月日。
（6）页数：填写一件文件的总页数。
计算总页数时，有字迹和图表的页面算作一页，空白面不得算作一页。
（7）备注：备注用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、移出、销毁等。
如需说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏内加“*”符号，将具体内容填入备考表中。
11、盒内文件目录和备考表的填写（1）盒内文件目录的项目设置及填写要求与归档文件目录完全一致，区别在于盒内文件目录的表格采用竖式，归档文件目录则采用横式。
（2）备考表放在盒内文件材料之后，用于注明盒内文件材料的情况。
备考表设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等。
盒内文件情况说明：填写盒内文件材料需要说明的情况，包括齐全完整程度，有否损坏以及整理工作完毕后的修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：填写整理该盒文件材料人员的姓名。
检查人：填写检查该盒文件材料整理质量人员的姓名，由各部门负责档案工作的负责人或档案室人员填写。
日期：填写该盒文件材料整理完毕的日期，也可以填写全部归档文件整理完毕的日期。
10、装订。
采取“三孔一线”和缝纫机轧边的方式，对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊; 字迹模糊、扩散的应复印并与原件一并立卷；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。
（六）归档验收1、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切。
凡不符合规定要求者，接收人有权拒绝接收，并限期改正补交。
2、移交时需备有：档案实体、移交目录封面和移交目录一式两份，双方履行清点签字盖章手续，办理交接。
3、学籍表、毕业登记表及各毕业班照片等在当年的9月底前归档；其他文书档案在次年3月底前归档。
二、教学档案的管理（一）分类编号1、按《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》进行分为类。
2、教学类档案档号＝年度号+教学档案分类号+案卷号模式如下：20X X—JX00—1～n20X X ---年度号JX ---教学类档案一级类目代号00 ---教学类档案二级类目代号1～n ---案卷号案卷号按最下位类目流水。
属于教学管理内容的采用自然年度；其余可采用教学年度。
涉及学籍问题的，可采用入学时的年度(“级”）或毕业时的年度（“届”）。
3、编目（1）按归档文件目录或案卷目录，为每个案卷实体编写档号，并在档案装具脊背贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距装具底边40毫米处。
（2）随时将存贮在计算机中的数据进行刻盘保存，以保证电子数据的安全。
4、排架：按档号顺序排架。
5、保管：按《安徽警官职业学院档案业务建设规范》第八条执行。
6、档案的鉴定、销毁、统计：按《安徽警官职业学院档案业务建设规范》第九条执行。
7、与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。
三、教学档案的开发利用（一）借阅：按《安徽警官职业学院业务建设规范》第十条执行。
四、教学档案工作岗位责任制（一）分管教学工作的院领导的职责1、组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入本院工作计划，在经费、用房、设备、人员配备等方面提供条件。
2、定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。
（二）教学管理部门领导的职责1、制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。
2、加强与学院档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。
3、对本部门管理干部和专(兼)职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。
（三）学院档案部门职责1、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制订本院教学档案工作各项管理制度并付诸实施。
2、督促、指导和检查全院教学档案工作，验收各部门移交的教学档案。
3、按照《安徽警官职业学院教学类档案工作规范》要求做好教学档案的各项业务工作。
4、努力开发教学档案信息资源，充分发挥其作用。
5、组织全院专(兼)职教学档案员的业务学习，经验交流。
（四）各教学部门专(兼)职档案人员职责。
1、做好本单位教学文件材料的形成积累工作，负责收集教研室的典型教案，集体备课记录、试题、试卷等2、将收集、积累的文件材料整理组卷装订或按件装袋，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学院档案室移交。
3、做好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
附件一：教学类档案归档范围和保管期限表一、教务处及各系、部JX11 综合——————————————————————————————————序号类目名称保管期限——————————————————————————————————1 上级及本院教学工作的文件长期2 上级及本院学科、专业设置、实验室建设的文件长期3 教学改革、培养目标、培养规格、学制、等方面的规定、办法、报告、批复永久4 教学规划、典型调研报告永久5 年度综合性的工作计划、总结永久6 会议记录、教学管理、实验室建设与管理的条例、办法、规定长期7 教学检查、评估及优秀教学成果申报表、获奖名单、评奖材料等长期8 教师、学生荣获各级奖励的通知、决定永久9 学科、专业评估、申报、审批材料永久10 重点学科、专业建设材料永久11 学科、专业建设计划、总结、重要简报长期JX12 学籍管理——————————————————————————————————序号类目名称保管期限——————————————————————————————————1 新生录取名单永久2毕业生操行评语长期3学生学籍简表长期4 学籍变更材料（升、留、休、复、转、退学）长期5在校生学籍档案长期6 毕业证书、学生档案发放登记册长期JX13 课堂教学与教学实践——————————————————————————————————序号类目名称保管期限——————————————————————————————————1 制订、修订各专业教学计划、大纲长期2 各专业年度教学安排表、课表长期3 各系、各专业教学实习实训基地建设计划、总结等长期4 课程进度表、教师工作量表长期5 典型教案、重要备课记录长期6、各系部专业课程试题库长期7 教学计划、教学大纲永久8 课程建设要求、安排及课表等长期9 典型教案、重要备课记录长期JX14 教材——————————————————————————————————序号类目名称保管期限——————————————————————————————————1 教师自编、主编教材长期2 教师自编、主编的教学指导书、实习指导书及习题集长期3 各系、各专业使用教材目录长期4 其他有保存价值的自编参考资料长期——————————————————————————————————二、学生处JX11 综合——————————————————————————————————序号类目名称保管期限——————————————————————————————————1 上级及本院学生管理工作的文件长期2 年度工作计划、总结及重要报告、规划永久3 学生管理工作的各种规章制度长期4 专题调研报告永久5学生工作简报、通知长期6 学生军训计划、动员报告、总结、表彰等材料长期7学生会开展活动材料长期8学生违纪处分材料长期9助学贷款材料长期10学生党建材料长期11年度学生评优材料长期——————————————————————————————————三、招生就业处JX11 ——————————————————————————————————序号类目名称保管期限1 上级针对本院招生工作的文件长期2 招生计划、生源计划及招生简章长期3 招生宣传及招生工作总结长期4上级及我院毕业生就业工作的文件长期5 毕业生就业工作的规划、计划、总结长期6 毕业生就业工作宣传、简报短期7 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期——————————————————————————————————四、成教部——————————————————————————————————序号类目名称保管期限——————————————————————————————————1 函授、预科新生录取名单长期2 函授、预科学生学籍简表长期3 函授、预科学生学籍变更材料（升、留、休、复、转、退学）长期4 学生奖励、处分材料长期5函授、预科学生毕业成绩单长期7 函授、预科学生毕业证发放登记表及毕业证明存根长期8 各期驾训学员名单长期9 驾驶员培训教学日志长期10 机动车驾驶培训记录长期11 成教部各项规章制度长期12 各期驾驶员培训登记表长期13 各期驾驶员培训开学审核表长期14 驾驶员培训科目（交规）考试试题库长期15年度综合性工作计划、总结等材料长期——————————————————————————————————。