中国石油天然气股份XX吐哈油田分公司
合同管理办法
第一章总则
第一条为了进一步加强合同管理，维护中国石油天然气股份XX吐哈油田分公司（以下简称公司）的整体利益，根据《中华人民XX国合同法》及《中国石油天然气股份XX合同管理办法》有关规定，制定本办法。
第二条本办法所称合同，是指公司及所属单位与公司以外的单位、个人签订的各类经济合同，包括国内合同和涉外合同。
全资子公司以及办理了分支机构营业登记的单位对外签订合同，按照本办法进行管理。
劳动合同、公司内部单位之间的业务往来不属于本办法管理X围。
第三条签订合同主体及加盖合同印章规定
（一）公司所属各单位(不含托管单位)对外订立合同，必须以公司名义并加盖公司合同专用印章；公司托管单位对外订立合同，必须以吐哈石油勘探开发指挥部（以下简称指挥部）名义并加盖指挥部合同专用章。
（二）驻外分支机构进行营业登记并独立开户的单位，除维持机构本身运转所发生的日常开支业务以外，其它对外合同均应
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按照本办法进行审查、审批。
（三）具有法人资格的全资子公司以自己的名义对外签订合同，加盖本单位合同专用章，合同管理按照本办法规定接受公司监督管理。
（四）公司控股公司、参股公司与公司及所属单位签订合同，视同外部合同按照本办法规定进行管理。
公司所属各部门、各单位不得以行政章或其它印章对外签订任何协议、合同。
第四条合同印章的管理
（一）除本办法另有规定外，公司合同专用章以及指挥部合同专用章统一由企业管理法规处管理，全资子公司合同专用章由企业管理法规处代为管理。
（二）合同专用印章由公司统一编号，明确使用X围和使用权限。凡是管理和使用合同印章的单位应建立严格的印章使用管理办法，严格按照本办法规定的X围和权限使用。
凡是管理和使用合同印章的单位、部门必须建立合同印章使用记录，发生问题可以查询和追溯。
第五条因业务需要，申请订立并负责履行合同的单位为合同执行单位。物资供应处集中采购的物资采购合同，其执行单位为物资供应处。
第六条公司应用信息化手段对合同进行管理，推广应用合同管理信息系统，在公司X围内实现合同管理的网上申报、审查、
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签订、履行、查询统计等功能。
第七条合同签订的一般程序是：
（一）合同立项；
（二）组织合同谈判；
（三）合同审查、审批和签订；
（四）合同履行和验收。
第二章合同管理机构
第八条公司根据统分结合的原则，建立归口管理、统一审核、分级审批、各负其责的合同管理体制。
第九条公司合同管理机构分为合同业务归口管理部门和合同业务管理单位。
公司合同业务归口管理部门为企业管理法规处，合同业务管理单位为公司职能处室和合同执行单位。
第十条企业管理法规处是公司合同管理的归口管理部门，其主要职责是
（一）制订和修订公司合同管理制度，经公司批准后组织实施；
（二）向公司负责，及时报告合同签订与履行中出现的问题，并提出解决建议；
（三）指导合同执行单位的合同管理工作，对合同执行单位的合同管理及执行情况进行指导、协调、监督和检查；
（四）负责公司对外合同的审查，并统一管理公司合同专用章；
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（五）负责工程技术服务合同的结算复核。
（六）负责组织有关部门对合同纠纷进行处理；
（七）提供法律咨询。
第十一条公司职能处室是公司合同管理的业务管理部门，其主要职责是
（一）组织实施公司合同相关管理制度；
（二）组织相关业务的立项和选商审查；
（三）组织重要的以及100万元以上的勘探开发技术服务项目、科研项目的招标或谈判；
（四）对合同履行实施跟踪管理，监督合同的履行，及时向企业管理法规处报告合同履行中出现的问题；
（五）建立本部门基础资料并及时归档。
第十二条招投标管理中心的主要职责
（一）组织实施公司合同相关管理制度；
（二）组织公司工程技术服务和物资采购合同的招标或谈判工作（勘探开发技术服务、科研以外项目）；
（三）负责建立公司价格信息库，并对合同价款负责。
（四）负责合同谈判(招标)过程有关资料归档工作。
第十三条合同执行单位主要职责
（一）组织实施公司合同相关管理制度；
（二）组织本单位合同立项、起草及审查合同文本，协助招投标管理中心组织招标及合同谈判；
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（三）组织100万元以下的勘探开发技术服务项目、科研项目的招标或谈判；
（四）对合同履行实施跟踪管理，监督合同的履行，及时向企业管理法规处报告合同履行中出现的问题；
（五）建立本单位合同台帐，按照规定向企业管理法规处报送相关报表及资料；
（六）负责本单位的合同及有关资料归档管理。
第十四条合同执行单位行政第一负责人（或其授权的主管领导）为合同代理人，主要职责是：
（一）承担本单位合同管理领导责任；
（二）负责组织本单位的合同谈判、签订、履行和验收工作；
（三）负责合同结算资料的审核。
第十五条合同谈判人员的主要职责
（一）收集资料，掌握合同谈判相关信息；
（二）制定谈判方案，确定工作量、质量要求、验收标准及其它技术条款；
（三）负责合同价格及其它商务条款的协商。
第十六条规划计划处对列入项目投资计划的合同进行监管。财务处统一负责结算。
第十七条审计处、纪委监察处依照有关规定对合同谈判、签订、履行验收进行监督检查和审计。根据项目实际情况，纪委监察处派专人对合同谈判活动进行现场监督。
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第三章合同管理授权
第十八条未经公司总经理明确授权委托，任何单位和个人，不得对外签订合同。合同代理人代表公司对外签订合同，必须有公司总经理年度授权或单项授权。
第十九条授权企业管理法规处为公司对外合同业务归口管理部门，负责公司对外签订合同的归口管理。授权招投标管理中心、职能处室、项目执行单位负责组织招标和谈判；合同执行单位负责合同签订、验收、履行等。
第二十条授权工程技术与市场处为国内市场对外投标与收入合同的评估机构；授权国际合作处为国外市场对外投标与收入合同的评估机构。其职责为：成立项目评估小组、项目评估、组织投标与签约，合同审查、监督检查合同的履行。
第四章合同立项与选商
第二十一条各单位必须按照股份公司合同管理信息系统规定要求提出合同立项。在合同立项中应明确以下事宜：
(一) 采购计划或项目工作量已详细落实，并能够实际执行；
(二) 资金渠道已经落实，属于投资计划的，已经列入公司计划；属于成本列支的，已经列入本单位年度成本预算费用。
(三) 属于本办法中规定必须招标的项目，以招标方式提起合同立项与选商，邀请招标的必须推荐三家以上的队伍；
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(四)与政府部门（包括事业单位）之间的交易、独家垄断性项目可以以谈判或招标方式提起。项目执行单位对推荐的合同相对人的资质和服务能力负责。
(五) 项目执行单位推荐的施工队伍必须持有《吐哈油田公司工程技术服务市场准入证》和质量安全环保处颁发的安全许可证和排污许可证(非现场技术服务、施工队伍除外)，并具有相应的施工能力和资质，建设单位对推荐队伍的准入施工X围、安全资质、施工能力、施工质量负责。物资供应厂商必须持有物资供应市场准入证。
第二十二条服务采购合同立项选商必须经过申报单位内部审查（即技术审查、经济审查、法律审查、安全资质审查）后，最终由企业管理法规处审批。
第二十三条合同管理系统中的每个单位、部门审查时间一般不应超过一个工作日，审查审批人在出差前必须办理委托代办。
第二十四条对各单位提起申报的材料有下列情形之一的，合同管理部门应当责成有关单位重新选定施工作业单位或补充有关材料：
(一) 委托单位的资质X围、经营X围与所承担项目不一致的；
(二) 不属于关联交易X围但以关联交易形式委托的；
(三) 公司没有权利与其签订合同的；
(四) 合同条款不完备或存在重大缺陷的；
(五) 违反公司有关规定的。
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第五章合同谈判
第二十五条招标按照《中国石油天然气股份XX吐哈油田分公司招投标管理办法（试行）》规定执行。
第二十六条合同谈判程序：
（一）对合同相对人及其代理人的资格审查，主要审查合同对方资信状况、履约能力等。
（二）进行市场调查、询价、测算实物工作量，确认技术要求、技术标准、询价并草拟合同条款。为保证询价的公平、公正，合同谈判前必须进行网上公开询价，在吐哈油田招投标信息网上公布询价信息，必须有两人以上接受报价信息。
（三）组成由专业技术、商务、法律人员参加的谈判小组，谈判小组一般不少于3人。重大合同谈判前应召集谈判小组成员召开预备会议，制定谈判方案，对合同条款进行讨论，确定主谈人员，进行谈判业务分工，确定谈判策略。
合同谈判应填写合同谈判记录，并由双方参加谈判人员签名。
重大项目合同谈判前应当通知职能处室参加。
（四）合同谈判结束后组织单位将谈判结果报企业管理法规处审查确认，同时将合同谈判资料复印件交项目执行单位。
第二十七条授权职能处室组织重要的以及100万元以上的勘探开发技术服务项目、科研项目的谈判；授权项目执行单位组织100万元以下的勘探开发技术服务项目、科研项目的谈判；授权招投标管理中心组织其它项目的谈判。
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重大合同，招标管理中心应提前3天通知规划计划处、财务处、纪委监察处等部门，同时提供相应的材料。谈判组织单位谈判前应确定谈判方案，组织相关部门谈判。
具有下列情形之一的为重大合同：
（一）国有资产处置合同；
（二）联营合同；
（三）对外投资、合作合同；
（四）保证、担保、质押、抵押、拍卖合同。
重大合同由招投标管理中心会同相关部门进行合同相对人资格、资信情况审查，并报公司领导审批后按审批意见办理。
第二十八条招投标管理中心在组织合同谈判前，必须审查是否已具备订立合同条件。
第二十九条项目涉及复杂技术内容的，合同谈判时，必须邀请公司技术专家参与或者协助谈判。参与或者协助谈判的技术专家应对其参与或者协助谈判的技术内容负相应责任。技术专家提供的技术意见和技术资料应纳入合同档案管理。
第三十条合同谈判应坚持“比质比价、效益优先”的原则，依照公司的有关定额定价，并参照同类市场价进行费用测算，测算费用要体现技术先进、价格合理和效益优先的原则。
第六章合同审查
第三十一条合同执行单位起草、审查合同条款，并且经合
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同相对人盖章签字后，将合同资料报送企业管理法规处审查办理。
(一) 服务类合同报审应提交以下资料：
1．立项选商审查审批表；
2．谈判结果审批表或中标通知书；
3．签约审查审批表；
4．合同文本；
5．按照合同性质需要作为合同附件的其它资料。
(二) 买卖类合同应提交以下资料：
1．立项选商审查审批表；
2．谈判结果审批表或中标通知书；
3．合同签约审查审批表；
4．合同文本；
5．按照合同性质需要作为合同附件的其它资料。
(三) 国外项目支出合同管理与国内项目支出合同相同。
(四) 签订外文版本合同时，必须有中外文对照文本。
第三十二条合同执行单位报审的合同，必须是草签的合同（协议）。各单位合同承办人员必须对送审合同的真实性和可靠性负责。
第三十三条按照《股份公司合同管理办法》规定应当报股份公司相关部门审批的合同，企业管理法规处应当在完成本部门审查审批手续后，报送股份公司合同综合管理部门履行合同审批手续。
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第七章合同签订
第三十四条合同签订之前必须经过技术、经济、法律三项审查。
合同签订之前各单位不得擅自履行合同，也不得接受合同相对人履行合同的行为。
招标项目，以中标人收到中标通知书之日起合同成立，并起算履行期限；非招标项目，以双方在合同上签字盖章之日起算履行期限。
合同选商过程结束后，合同执行单位应及时组织签订合同。
第三十五条签订合同必须在合法的法律主体之间进行。合同文本上除双方法定代表人或委托代理人签字外，必须加盖双方单位的合同专用章。
第三十六条合同应具备合法性、真实性、严密性和可行性。
合法性是指合同主体资格、内容、形式和程序不违反国家法律、行政法规的强制性规定。
真实性是指签约双方意思表示真实，不存在欺诈、胁迫或重大误解的情形。
严密性是指双方权利义务明确具体，合同格式规X、条款完备、文字表述清楚准确。
可行性是指合同标的在技术上、经济上可行，合同条款符合国家相关规定，具有可操作性。
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第三十七条合同文本应做到内容合法、主要条款完备、权利义务对等、责任分明、文字表达准确。公司有标准合同文本的，应采用标准合同文本。
以传真和电子等有形载体表达以签订合同为目的的要约和承诺，必须与谈判对方约定在合同签订之前以规X的书面合同形式予以确认，书面合同在双方当事人签字盖章后生效。法律、行政法规另有规定的从其规定。
第三十八条公司各单位不得违反本办法规定，以技术协议、合作意向书、备忘录等形式变相对外订立合同。
第三十九条物资采购类项目需要签订技术协议的，技术规格书或技术协议作为谈判或者招标文件的附件，由所有谈判相对人和投标人承诺并签署（用户单位代表在谈判或者招标现场同时签署）。定标后，由招投标管理中心将技术规格书或技术协议随中标通知书转物资供应处作为合同附件。
第四十条单项业务合同金额2万元人民币以下，不需要订立安全和质量保证条款的业务，可以不签订书面合同。
符合下列情形之一的，必须以书面形式订立合同：
（一）单项业务金额在2万元人民币以上（以上含本数）的；
（二）有保证、抵押、定金担保，以及设定质量保证责任的；
（三）涉及到人身健康、安全环保等方面的产品采购；
（四）我方先予履行的合同。
第四十一条支出合同签约地点为哈密或鄯善。确实需要在哈
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密、鄯善以外的地点签约，需取得企业管理法规处审查同意（涉外合同除外）。收入合同签约地点由合同双方协商确定。
第四十二条合同订立过程中的有关资料，合同执行单位应当妥善收集并归档管理。物资采购合同签订完毕后返用户单位一份，便于合同履行与验收。
第四十三条合同执行单位行政第一负责人（或其授权的主管领导）在本单位业务X围内，作为合同代理人在合同上签字。代理人不能履行签字手续时应当书面指定其他负责人代签合同。
第四十四条公司所属各单位、全资公司不得以任何方式向任何单位或个人提供经济担保或变相担保。
第八章合同履行
第四十五条合同签订后，授权合同执行单位按照合同约定负责合同的履行。
第四十六条由合同代理人负责组织合同履行，公司有关部门对合同履行情况进行监督检查，发现存在问题时，应当通知有关单位及时整改。合同执行代表必须熟悉合同所有条款，随时掌握合同履行状况，做好履行记录，并对有关证据材料进行档案化保管。
第四十七条合同生效后，当事人就合同的质量、价款、履行地点、期限等内容没有约定或者约定不明确的，应当按本办法规定的合同签订程序与对方当事人签订补充合同予以明确。合同
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在履行过程中出现设计变更或增加工作量超过5%的情况，应补充申报外委并签订补充合同。
第四十八条合同签订后，发现对方不履行或不完全履行合同、因特殊原因不能全部或部分按照合同履行时，合同执行单位除督促对方继续履行外应当采取必要措施，防止发生经济纠纷或其它风险，同时将相关材料及时上报企业管理法规处、规划计划处和财务处。已经发生纠纷的，由企业管理法规处组织有关单位进行协商、调解或依法申请仲裁或诉讼。
如遇不可抗力等因素影响合同履行的，还应当及时以书面形式通知对方当事人，并搜集有关证据。
第四十九条如果合同执行单位有确切证据证明对方当事人有下列情形之一的，应当及时报告公司企业管理法规处，由公司企业管理法规处决定是否中止履行合同或者要求对方提供担保：（一）经营状况严重恶化；
（二）转移财产或抽逃资金以逃避债务；
（三）丧失商业信誉；
（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其它情形。
第九章合同验收
第五十条各单位每季度结束后对本单位合同履行情况进行检查，形成合同履行情况检查表报企业管理法规处，合同履行情况检查表要能真实反映合同项目的形象进度。
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第五十一条合同验收由合同执行单位组织。阶段验收和最终验收意见经合同管理人员及合同代理人审查签字后，作为合同付款、结算的依据。物资采购合同由物资供应处组织验收。
合同验收意见应当由验收组成员签名，有不同意见的应当在验收意见中列明。
第五十二条重大合同的验收由公司职能部门组织验收。
第十章合同结算
第五十三条合同验收复核程序：
(一) 各单位合同管理人员根据合同规定的付款条件，将合同履行验收意见及其它验收资料原件（验收证明、工程预结算书等）上传至合同管理系统中，作为付款依据。
(二) 企业管理法规处和财务处对合同和验收资料进行审查，矿区事业部对所属单位的非物资采购类合同进行审查，审查合格后办理结算。
(三) 物资采购合同由物资供应处负责验收及结算复核。
（四）关联交易合同、垄断性收费、规费、特殊行业收费及工会会费支出不办理验收复核。
第五十四条在办理合同验收复核时发现实际结算额与合同规定不一致的，责任单位应当重新办理合同立项手续，签订补充合同。
第五十五条合同价款结算管理统一由公司财务处负责。对外
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合同价款结算，合同执行单位必须同时向财务处提供以下资料：（一）有效的书面合同，按照本办法规定可以不签订书面合同的除外；
（二）付款承诺书；
（三）按照财务管理规定应提供的其它资料。
凡是对外结算合同价款，必须提供注明结算专用文本的合同副本方能结算合同价款，否则，结算部门不予办理结算业务。
第五十六条质保金
与公司发生业务频次较高的市场准入签订的合同、零星项目以及其它没有必要留取质保金的合同，可以在合同中约定不留质保金，但合同相对人必须同意可以与公司签订的任意一份合同的未结款项作为质量保证金，出现质量问题时，公司可以扣付。大型设备、投资类项目以及季节性较强的项目和物资必须留取质保金，第一次与公司发生业务以及网外公司（合同金额3万元以上的）在签订合同时必须留取质保金。
公司上市业务与未上市业务各单位之间购买商品、提供劳务，不留质保金，出现质量问题，可以从该单位结算款中扣除。
第十一章合同的变更、解除以及合同纠纷的解决
第五十七条合同主体和价款需要变更的，必须按照合同立项选商程序在合同系统中履行报批手续。其它条款的变更按照合同申报程序在合同系统中履行报批手续。
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第五十八条合同签订后可以依法转让或解除。其程序是合同执行单位提出书面意见，起草转让或解除协议，按合同申报程序报公司企业管理法规处审查审批后办理。
第五十九条合同发生纠纷时，按照以下程序处理：
（一）合同执行单位及时采取有效措施防止损失扩大或减少损失发生，搜集、保存相关证据材料。对于合同相对人非实质性违约、尚未造成损失或损失不大的情形，执行单位认为确有继续履行必要的，协商后可以继续履行。
（二）及时将相关材料报企业管理法规处。企业管理法规处组织法律人员、专业人员研究合同纠纷资料，提出书面处理建议报公司分管领导批准后执行。
第六十条合同执行单位未经审批，不得自行采取与合同相对人和解、变更合同执行条件或采取提起仲裁、诉讼等法律措施的行为。
第十二章对外投标与收入合同的特殊规定
第六十一条本章所称对外投标和收入合同签订，是指公司及所属单位、全资公司对外提供工程技术服务和对外销售产品、获得收益的合同。
第六十二条公司所属各单位、全资公司对外提供工程技术服务，应进行全面的项目可行性调研、论证和风险评估。
第六十三条公司授权的评估机构应针对投标或收入合同
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项目成立项目评估小组，组织投标与签约，监督检查合同履行。
第六十四条项目评估小组由公司领导、公司相关处室和合同执行单位的有关人员组成。项目评估小组可以聘请专家提供评估意见。
第六十五条国内或国外市场对外投标与签订收入合同的基本程序：
（一）申请单位组织项目考察并提交考察报告及可行性报告；
（二）申请单位向工程技术与市场处或国际合作处提请项目备案；
（三）工程技术与市场处或国际合作处组织成立项目评估小组，对考察结果进行综合评估并形成评估报告；
（四）项目评估通过后，评估机构出具《对外投标与收入合同风险评估意见》，按照下列程序审查审批后组织投标或谈判，合同执行单位签订合同。
国内外部市场，300万元以下项目由各单位内部评估后执行，300万元以上项目由工程技术与市场处评估后报公司分管领导审批。
国外市场，300万美元以下项目由国际合作处评估通过后执行，300万美元以上项目由国际合作处评估通过后报公司业务分管领导审批。
（五）对外投标与收入合同报企业管理法规处审查时应附下列资料：
1、《对外投标与收入合同风险评估意见》；
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2、《法律审查意见》,由报审单位审查；
3、合同文本（中英或中俄文对照）；
4、按照合同性质需要作为合同附件的其它资料。
第六十六条申请对外投标与签订收入合同，合同执行单位应将下列资料存档：
（一）合同项目可行性报告；
（二）合同文本；
（三）合同相对人的资信情况的相关资料；
（四）项目评估报告；
（五）对外投标与收入合同风险评估意见；
（六）法律审查意见。
第六十七条国外市场投标考察报告的内容应包括：
（一）立项依据，包括项目所在国的政治、经济、文化背景和自然环境、市场需求情况；
（二）项目基本情况分析，包括业主的基本情况、合同金额、项目所需的技术和装备；
（三）投资估算与资金筹措，包括固定资产投资估算、流动资金估算及资金筹措；
（四）项目经济效益分析，包括市场前景预测，项目成本、利润的分析和预测，项目财务评价；
（五）项目风险分析，包括市场、技术、法律、政治和经营等风险分析；
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（六）结论与建议。
第六十八条为提高外部市场收入合同签约效率，公司根据外部市场需要，对部分单位核发了产品销售合同专用印章，对部分外部区域核发了工程技术服务合同专用印章。对外合同按照下列方式加盖合同印章：
（一）机械加工类产品销售合同加盖公司核发的“产品销售合同专用章”，销售合同印章由合同执行单位自行管理、使用；
（二）塔里木及南疆其它区域石油工程技术服务合同统一加盖由塔里木工程技术公司管理的“服务与产品销售合同专用章”；
除上述情形外，其它的对外服务与产品销售统一加盖公司合同专用章，具有法人资格的全资公司加盖本单位合同专用章。
第六十九条各单位对外投标和签订合同应确定项目负责人，中标后担任合同负责人，负责合同订立、组织履行和资金回收等工作。
第十三章标准合同文本和合同资料的管理
第七十条推广使用标准合同文本。对公司生产经营活动中大量发生的常见合同，由公司合同管理部门编制或选择有关业务通行的标准合同文本，并在合同业务中推广使用。
第七十一条审查后的所有合同，由企业管理法规处统一编号。合同文本及有关合同签订、履行、变更、终止、转让、补充的文书、电报、传真及图表等都是合同的组成部分，应由各单位
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