永久
∨
永久
∨
永久
∨
永久
∨
永久
∨
永久
∨
长期
∨
序号
二 1
2
3 4 5 6 三 1 2 3 4 5 6 7 8
9
10
保存单位和保管期限
归档文件
建 设 施 工 设 计 监 理 城建档案
单位 单位 单位 单位 馆
建设用地、征地、拆迁文件
选址申请及选址规划意见通知书
永久
∨
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地
2、
专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》
3、
登记制度：《国家重郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》
二、参建各方档案工作职责
1、工程代建（使用）单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和
归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整
理、归档责任。
2、工程代建（使用）单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，
确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案
工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进行。
3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工
∨
设计变更记录
永久 长期 长期
∨
工程洽商记录
永久 长期 长期
∨
施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、
长期
∨
防腐材料、轻集料试验汇总表
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、
长期
∨
防腐材料、轻集料出厂证明文件
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、
长期 长期
∨
长期 长期
∨
短期 短期
短期 短期
永久 长期
∨
永久 长期
∨
永久 长期
∨
长期 长期
∨
序号
4 ① ② ③ 5
①
②
③
④ ⑤ ⑥ ⑦ 6 ① ② ③ ④ ⑤
保存单位和保管期限
归档文件
建 设 施 工 设 计 监 理 城建档案
单位 单位 单位 单位 馆
工程图纸变更记录
设计会议会审记录
永久 长期 长期
建设工程文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
工程准备阶段文件
一
立项文件
1
项目建议书
2
项目建议书审批意见及前期工作通知书
3
可行性研究报告及附件
4
可行性研究报告审批意见
5
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
6
专家建议文件
7
调查资料及项目评估研究材料
保存单位和保管期限 建 设 施 工 设 计 监 理 城建档案 单位 单位 单位 单位 馆
4、施工、监理文件：建设项目竣工验收后三个月内由施工、监理单位一次性向代建单位移交归档。 5、设备文件：应在设备安装、调试成功，交付使用时归档。设备开条箱文件即时归档。设备文件由代建单 位负责收集、整理。
五、归档份数 1、基建档案一般不少于 3 套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆，一套（原 件）由施工单位或监理单位或设计单位等相关单位保管。 2、其他档案一般归档 1 套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。
建设项目列入年度计划的申报文件
永久
∨
建设项目列入年度计划的批文或年度计划项目表 永久
∨
规划审批申报表及报送的文件和图纸
永久
建设工程规划许可证及其附件
永久
∨
建设工程开工审查表
永久
建设工程施工许可证
永久
∨
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明 长期
∨
工程质量监督手续
长期
∨
财务文件
工程投资估算材料
短期
3
长期 长期
∨
人名单
监理文件
1
监理规划
①
监理规划
长期
短期 ∨
②
监理实施细则
长期
短期 ∨
③
监理部总控制计划等
长期
短期
2
监理月报中的有关质量问题
长期
长期 ∨
3
监理会议纪要中的有关质量问题
长期
长期 ∨
4
进度控制
①
工程开工／复工审批表
长期
长期 ∨
②
工程开工／复工暂停令
长期
长期 ∨
5
质量控制
①
不合格项目通知
长期
永久 长期 永久 长期
长期 ∨ 长期 长期 ∨ 长期 ∨
长期 长期 长期
短期 短期 长期 ∨
序号
归档文件
④
质量评价意见报告
施工文件
一
建筑安装工程
(一)
土建（建筑与结构）工程
1
施工技术准备文件
①
施工组织设计
②
技术交底
③
图纸会审记录
④
施工预算的编制和审查
⑤
施工日志
2
施工现场准备
①
控制网设置资料
②
工程定位测量资料
文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建（使用）单位移交。
4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。
5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，
按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使用）单位移交。
工程设计概算材料
短期
序号
归档文件
保存单位和保管期限 建 设 施 工 设 计 监 理 城建档案
单位 单位 单位 单位 馆
3
施工图预算材料
短期
4
施工预算
短期
七
建设、施工、监理机构及负责人
1
工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单 长期
∨
2
工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单 长期
长期 ∨
工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责
保存单位和保管期限
归档文件
建 设 施 工 设 计 监 理 城建档案
单位 单位 单位 单位 馆
设计计算书
长期
长期
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
永久
长期
∨
招投标文件
勘察设计招投标文件
长期
勘察设计承包合同
长期
长期
∨
施工招投标文件
长期
施工承包合同
长期 长期
∨
工程监理招标文件
长期
监理委托合同
长期
∨
开工审批文件
永久
长期
∨
初步设计图纸和说明
长期
长期
技术设计图纸和说明
长期
长期
审定设计方案通知书及审查意见
长期
长期
∨
有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园
林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁 永久
∨
防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议
施工图及其说明
长期
长期
序号
11 12 四 1 2 3 4 5 6 五 1 2 3 4 5 6 7 8 六 1 2
9
合同与其他事项管理
①
工程延期报告及审批
②
费用索赔报告及审批
③
合同争议、违约报告及处理意见
④
合同变更材料
10
监理工作总结
①
专题总结
②
月报总结
③
工程竣工总结
保存单位和保管期限
建 设 施 工 设 计 监 理 城建档案
单位 单位 单位 单位 馆
短期
短期
长期
长期
∨
长期 长期 长期
长期 长期 长期
长期 长期 长期
长期 ∨
②
质量事故报告及处理意见
长期
长期
6
造价控制
序号
归档文件
①
预付款报审与支付
②
月付款报审与支付
③
设计变更、洽商费用报审与签认
④
工程竣工决算审核意见书
7
分包资质
①
分包单位资质材料
②
供货单位资质材料
③
试验等单位资质材料
8
监理通知
①
有关进度控制的监理通知
②
有关质量控制的监理通知
③
有关造价控制的监理通知
七、归档手续 档案交接时，应编制移交目录，一式两份，交接双方清点、签字、盖章后方可交接。
第二部分建设工程文件归档范围和保管期限表
一、 工程准备阶段 二、监理文件 三、施工文件 1、建筑安装工程 （1）土建部分 （2）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程 （3）室外工程 2、市政基础设施工程 四、竣工图 五、竣工验收文件
6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有 害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。
三、归档的要求 归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。如：代 建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。 1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。 齐全：齐全是对整体而言。对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部收集起来；对工程参 建各方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料收集起来，即把各单位归档范围内的文件 材料全部收集起来。 完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地收集起来。 准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。 系统：是指建设项目从前期（立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等）、施工、竣工验收等各时期、 各阶段的文件材料按一定程序和内在联系组合为一体。 2、归档的文件应为原件。确无原件的要归具有凭证作用的文件材料。 3、图纸折叠成 A4 幅面，图标栏露在外面。 4、所有竣工图均应加盖竣工图章，图章使用红印泥，盖在图标栏上的空白处。 5、归档载体和书写材料要符合耐久性要求。不能用热敏纸等作归档文件的载体，电子文件要以光盘、 移动硬盘为载体；书写材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易褪色的书写材 料，否则必须复印。 6、档案柜架、卷盒、卷皮、目录等装具符合标准要求，采用市档案行政管理部门监制的产品。 四、归档时间 1、工程准备阶段文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作 完成后，一次性归档（此项由代建单位负责收集整理）。 2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位收集整理。 3、设计文件：工作结束后，由设计单位即时向代建单位移交归档。