关于规范和归集合同履约资料的通知

通知（2014）86号

中冶宝钢技术重机经管科 2014年 11 月 25日各单位：

为了进一步强化分公司风险及内控管理，增强基层对合同履约过程资料的存档和归集意识，强调合同履约基础存档资料的规范性和重要性，防范合同履约风险及后续可能发生的涉诉行为中证据资料不足的风险，现分公司作出如下相关要求，请各单位务必严格遵照执行。

相关要求：

一、制作单位及承揽合同单位应妥善保管如下履约资料原件：

1、项目的设计变更单、工程联系单、会议纪要、业主或监理签字确认的书面资料、补充协议、图纸、技术资料、竣工验收单、交货清单等其他有关书面资料。包括但不限于与合同有关的文书信函（连信封一起）、电子邮件、快递收据及回执（包括短信回执等）、传真、对方工作人员亲笔在相关资料上的签字件等。

2.我方通过邮递方式传送与合同有关的文书信函时，必须使用挂号信函、快递，并保存邮局及快递收据、回执备案等。

3、如设计变更等非我方原因造成延迟交货；或经沟通后的甲方许可延迟交货的书面依据；

4、凡属于我方整体外委的项目，其交工验收确认资料也必须由我方与合同方双方签字确认资料。（绝对不能让外委单位单独直接与甲方办理发货验收资料及交货手续）

5、以上所要求存档的资料若发生人员变动，交接资料时确保资料移交是否齐全、并指定新的责任人交接签字确认。

6、各单位根据以上要求，全面梳理在手项目，对照着手准备相关资料，厂部与市场营销部按责任分工收集。包括（1）目前正在履行过程中的项目（2）已完工交货办理开票结算但款项尚未回收完毕的项目；（3）已完工未发货、未办理结算开票、款项未回收到位的项目；（4）已完工未发货、已办理结算开票、款项未回收到位的项目；（5）正在申请诉讼中的项目。

7、各单位收集完毕后如发现有缺失项则制作单位和承揽单位之间及早互通信息并报知经管科，以便及早制定防范预案措施。凡未报或隐瞒不报者，由相关单位负责人承担相应责任。

8、自通知下发之日起后续新承接的合同项目，各单位严格按照以上要求在履约过程中关注对基础资料的存档工作，并落实到责任人。否则，一旦再次发生诉讼导致的因证据资料不足所带来的相应责任由相关单位负责人承担。

二、制作单位及承揽合同单位需提供涉诉项目的举证资料（复印件）：

1、合同及附件；与甲方相关会议纪要、过程中来往洽商的邮件、函件等；

2、合同的竣工验收资料、交货验收清单取得甲方（一定是合同方）的签字确认；能证明分公司按照合同约定已全面履行己方义务，这是举证非常重要的方面。

3、合同款项来往结算单、发票、付款凭证、对账函。能证明对方应支付分公司的合同款总额及欠款额度。

4、曾发送过的催款函、对账函、律师函的付邮凭证；对方回复及相关承诺类证明材料等。能证明我方一直在向对方主张自己的权利，未过诉讼时效（2年）。（如果期间支付部分款项，则从支付后开始算起）。

三、交货清单统一格式见附件一：

关于表格的备注说明：

1、此单据由货运司机带到收货单位签字确认后反馈给承作单位，

作为项目结算开票凭据。

2、办理结算开票时需附复印件自行交财务部或者交经管科办理，

否则不予办理开票。

3、发货内容可根据项目实际情况选填。

4、收货单位为甲方单位或者甲方授权代收单位，若属于代收则我

方需取得甲方单位的授权委托存档。

特此通知！

重机经营管理科

2014年11月25日