桓仁七星家禽专业合作社
档案管理制度
为加强我合作社档案工作，有效保护和利用我社的档案，利于我社资料的传承，特制订如下档案管理规定。

一、档案的定义和分类
1、定义：合作社从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图像、电子等不同形式的历史记录。

2、根据我社基本情况，将我社的档案分为以下类别做以保管：⑴各类资质证书；⑵合作社章程、理事会决议等；⑶各项立项批复文件；⑷各项活动文件；⑸财务资料⑹各部门文件资料；⑺各类电子版资料；⑻养殖户资料（基本情况、照片、身份证）；⑼合同协议；⑽仓库出入库账目；⑾合作社书籍、报刊。

二、规章制度
（一）档案室档案员职责
1、档案室设档案员一人。

2、档案员负责合作社所有纸质和电子版文件的保管。

3、档案员负责将合作社所有档案归类存档并做出电子版报表。

4、档案员负责及时登记新资料档案的存档并及时更新档案管理报表。

5、档案员必须及时做好文件档案的出入档案室的登记工作，并定时追回借出的档案。

（二）各部门档案管理规定
合作社各部门必须做好本部门档案的整理及存档工作。

1、财务室做好各类报表、凭证等相关财务资料的存档。

2、文秘做好各类收发文件、领导及各部门打印资料、合作社建设资料、合作社企业文化相关资料的存档。

3、外协人员做好办理各类证件、资料的归档。

4、业务体系做好客户资料的整理（包括：客户姓名、性别、年龄、家庭住址、养鸡时间等资料）并定期更新存档。

5、技术体系做好各类疾病治疗方案、本部门会议纪要等资料的整理并定时存档。

6、后勤保证体系做好客户接待事宜、合作社员工相关资料、客户身份证复印件及照片的整理和存档工作。

7、合作社章程、理事会文件等。

8、以上各项资料各部门逐步进行整理，12月1日前交到档案室存档。

以后属于各部门的文件每三个月进行一次存档备份。

（三）档案借阅的管理规定
1、各部门员工如需使用合作社文件档案资料等，必须经过同意方可到档案室领用资料文件，并填写好借阅登记表。

2、员工借阅的资料必须按时归还，如不能按时归还需要知会档案管理员。

3、各部门员工借出的档案资料除办理合作社业务外不得挪做他用，所有复印的档案必须在复印件上标明专项专用。

4、如员工借出的合作社资料泄露，将严厉追究当事人责任。

桓仁七星家禽专业合作社
二〇一一年十一月一日。