会议管理制度
会议组织者及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须确保其发言。
4、会议记录
所有参会人员均需签到,每次会议必须有会议纪录。经理级以上会议或一些重要会议,
记录人由人事部安排,记录方式最好为速记笔录,必要时可录音、录像,妥善保存记录材料,并能严格保密。
五、与会人员须遵守以下规定
(3)时间原则上定为每月第一个星期。
(4)例会由人事部转发通知,并做好会议的相关准备工作。
(5)会议纪要由人事部负责整理,并于次日呈董事长审阅后发放至相关人员。
(6)会议内容:检讨上月经营管理情况、制定下个月经营管理目标,研究各部门提出议案需要审议的重大问题。
2、总经理会议
(1)总经2)参加人员为副总经理、部门经理及相关的部门负责人。
(3)时间原则上定为每月第一个星期。
(4)例会由人事部转发通知,并做好会议的相关准备工作。
(5)会议纪要由人事部负责整理,并于次日呈经理审阅后发放至各部门。
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对不定期的重要会议,组织者应提供会议相关资料并上报申请,该资料包括:
(1)会议名称、会议主旨和目标;
(2)会议时间、地点、议程、议项;
(3)会议主持人、出席人员(名单);
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(4)会议财务(支出收入)预算、现有筹备情况及进展;
财务会议:
⑴会议由财务部经理负责安排每月召开一次。
⑵参加人员为董事长、财务部全体职员、及其他部门相关人员
⑶会议内容:财务部工作情况的汇报,商议所提议内容或问题,以及董事长做总体工作指导与要求。
生产管理例会:(控制在25分钟内)(每日)
生产班组例会:(会议时间控制在15分钟内)(每日)
4、部门联席例会
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一、目的
为规范企业会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。
二、适用范围
全体员工。
三、会议类别
1、高层会议
(1)高层会议是由董事长本人或委托人定期召开的工作例会。
(2)参加人员为副总经理及相关的部门负责人。
1、应准时到会,并在《签到表》上签到。
2、遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或关机,原则上不允许接听电话
如须接听,征得会议主持人同意后,离开会场接听。
3、公司各类会议均应以专用《会议纪要》表进行会议记录。
4、与会时,原则上不得打断他人发言,发言时须举手示意。
5、迟到、早退、缺席。
⑴、迟到。所有参加会议的人员在会议召开规定时间后到达的,计为迟到。
会议主持人可根据会议议题所涉及业务的需要,指定会议记录员。
由总经理发起、主持的会议原则上由人事部负责会议的记录工作,总经理临时有指定的,
指定的人负责会议的记录工作。
2、会议记录员应遵守的规定
(1)做好会议的原始记录及会议的考勤记录,根据需要整理《会议纪要》。
(2)对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。会议形成的决议,相关部门坚决贯彻执行。
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⑵、早退。凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议结束前提前离开会场的,计为早退。
⑶、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参
加会议的,计为缺席。
6、处罚。
(1)部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。
(2)部门例会的类别:
部门例会:例会会议召开时间为每月至少一次,时间由各部门根据部门工作特点合理安排,以不影响日常工作的正常进行为原则。
人事会议:
⑴会议由人事部经理负责安排每月召开一次。
⑵参加人员为董事长、人事部全体职员、及其他部门相关人员
⑶会议内容:人事部工作情况的汇报,商议所提议内容或问题,以及董事长做总体工作指导与要求。
(5)(可能)存在的问题、解决方案及要求、筹划备时间进度表。该申请批准后方可执行。
2、会议通知
会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
3、会场准备
(3)会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
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七、会议室管理
1、管理和使用权限
(1)会议室由人事部负责管理,各部门如因会议需要使用会议室,须事先向人事部申请,由人事部统筹安排。如生产部的每日例会可不用向人事部申请。
(2)对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,人事部有权安排合并召开。
四、会议程序
1、会前准备
所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、
纪念品、通知与会人等)。对定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
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(6)会议内容:各与会人员上月的工作情况汇报,包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等,以及汇报下个月的工作计划,全体与会人员共同总结上月工作情况、商议所提议内容或问题。
会议规则是总经理决策制。会议原则上每月度召开一次,也可以视工作情况适时召开。
3、部门例会
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(1)部门联席会议是由各部门负责人定期召开的工作例会。
(2)例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排,以不影响日常工作的正常进行为原则,以人事部下发的通知为准。
5、专题会议
(1)专题会议是由经理或各分管经理发起召开的跨科部协调、协作的会议。
(2)会议由人事部转发通知,并安排时间、地点。会议纪要由人事部负责整理,并于次日呈总经理或副总审阅后发放至各有关部门。
6、全体员工会议
每年至少召开一次全体员工会议,总结全年的工作,表彰优秀个人和团队
7、其他各种临时会议
(1)各种临时会议,时间由发起人制定。
2、《会议纪要》【JF-QR-XZ-11】
本制度制订部门:人事部执行部门:各部门稽核部门:总经理室
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⑴无正当理由迟到、早退、中途离场每一分钟罚款2元;无正当理由迟到、早
退、中途离场超30分钟按缺席处理。
⑵一般员工无正当理由缺席每次处以20元的罚款;管理人员无正当理由缺席处以100元的罚款。
⑶会议上接听电话,以及未将电话关机或设置为振动或静音状态造成电话在会议中响起,每次罚款50元。
六、会议记录
1、会议记录原则
(2)会议室卫生由人事部安排人员负责进行,在每次会议召开前后均要进行卫生打扫,并做好日常保洁。
2、会议室设备管理
会议室相关设备的管理、使用和维护由专人负责,其他人不得随意操作,否则造成设备损坏应按价予以赔偿。
八、本制度经总经理批准后正式实施,原有制度与本制度有不同之处,以本制度为准。
九、相关表格
1、《会议签到表》【JF-QR-XZ-09】