第4章办公软件本章重点：·Word文档的编辑、排版及格式重用·图文混排·表格制作·Excel工作表的建立与编辑·图表的制作·数据库管理功能·Power Point演示文稿的创建及外观设计·幻灯片的基本操作及放映本章难点：·Word中的分栏排版及图文混排·Excel中的公式与函数·数据清单的排序、筛选、分类汇总等·幻灯片的制作及放映时的特殊效果办公软件由办公自动化技术引出，主要用于办公信息处理。

一般而言，在日常工作中所使用的应用软件都可以称为办公软件，如文字处理、电子表格、演示文稿制作等。

目前，在我国使用较多的办公软件有微软公司的Office和金山公司的WPS。

4.1 办公软件概述4.1.1 办公软件简介最常用的办公软件有微软公司的Microsoft Office和金山公司的WPS。

1.微软Office微软公司1993年推出微软Word 5.0，1997年推出办公自动化软件包Microsoft Office 97，1999年推出Microsoft Office 2000，2001年推出Microsoft Office XP，2003年推出Microsoft Office 2003，而今Microsoft Office 2007已经问世。

随着新版本的不断推出，Microsoft Office的功能越来越强大。

目前，广泛使用的办公软件版本是Microsoft Office 2003。

Office 2003主要由Word 2003文字处理、Excel 2003表格处理、PowerPoint 2003演示文稿、Outlook 2003邮件收发、Access 2003数据库、OneNote 2003记事本、FrontPage 2003网页制作、InfoPath 2003信息收集、Publisher 2003排版制作、Visio流程图和Project项目管理等组件组成。

Microsoft Office是世界领先的桌面效率产品，可以帮助用户更好地通信、创建和共享文档、使用信息和改进业务过程。

2.金山WPS金山文字处理软件WPS是由珠海金山公司研制开发的文字处理软件。

金山公司在1989年推出的WPS(Word Processing System)是完全针对汉字处理重新开发设计的，在DOS 操作系统下运行，称雄DOS时代，成为中国第一代电脑使用者的启蒙软件。

1997推出在Windows下运行的WPS 97。

1999年推出中文智能办公软件WPS 2000，集文字处理、电子表格、多媒体演示制作、图文排版、图象处理等五大功能于一身，从此，WPS走出了单一字处理软件的定位。

2001年推出WPS Office金山办公组合软件，在同一界面上集成了文字处理、图文混排、电子表格、图像处理和多媒体演示制作等多项功能。

2005年研发出了拥有完全自主知识产权的WPS Office 2005。

2007年8月，金山办公软件WPS Office 2007正式发布，并同时推出中、日、英多语言版本。

目前WPS Office 2005使用的较为广泛，WPS Office 2005分为个人版、专业版和开发版，以个人版为例，WPS Office 2005由WPS 文字、WPS表格和WPS演示三个模块构成，是根据中国国情开发的办公处理软件，功能强大，并与Microsoft Office完全兼容。

本章主要介绍Microsoft Office 2003的Word、Excel和PowerPoint，这些套件的界面以及启动、退出、帮助等基本操作基本相同，下面以Word 2003为例来介绍。

4.1.2 Office 2003的启动和退出1.Office 2003的启动在Windows下启动Word 2003的方法有多种，常用的两种方法如下：(1)通过开始菜单启动。

单击Windows的“开始”按钮，选择“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Word 2003”即可。

(2)通过Word文档启动。

双击某个欲打开的Word文档图标，即可启动Word并打开此文档。

2. Office 2003的退出退出Word 2003应用程序的方法也有多种，最常用的操作是单击Word窗口右上角的“关闭”按钮，或者执行“文件”菜单中的“退出”命令，也可双击Word窗口左上角的控制菜单按钮，或按Alt+F4，都可以退出Word。

在退出Word时，若编辑过的文档未保存，则弹出提示对话框，询问是否保存当前的文档或取消本次退出操作。

4.1.3 使用帮助系统为了解决使用Office时遇到的问题，可以使用帮助系统。

1.帮助菜单帮助菜单能为使用者提供关于Word 2003的在线帮助信息。

选择“帮助”菜单的“Microsoft Office Word 帮助”子命令，出现“Word 帮助”任务窗格，在“搜索”文本框内输入相应的内容，单击按钮即可得到相关信息。

或单击“目录”，在弹出的在线帮助目录内从中查找相关信息。

或选择使用Office助手也能提供相同功能。

在联网的情况下，可以选择“帮助”菜单的“Microsoft Office Online”子命令来获得朋友或计算机专家的在线指导，解决实际操作中遇到的问题。

2.“输入需要帮助的问题”框若要快速访问“帮助”，可以使用菜单栏右上角的“输入需要帮助的问题”框，在此框中输入问题可以快速找到所需的答案。

3.屏幕提示如果不能确定特定的命令或按钮的功能，或是要了解对话框中有关选项的详细信息，可以通过“屏幕提示”获得帮助，可以通过下列方式获得：(1)对于带有对话框选项的帮助，单击按钮，然后在出现的“Microsoft Office Word 帮助”对话框中选择所需选项，了解相应信息。

(2)显示提示性帮助信息。

将鼠标指向某一对象，系统就会显示出该对象的简单说明。

如查看某工具栏按钮的名称，将鼠标指针停留在该按钮上，直至其名称出现。

4.2 文字处理软件Word 20034.2.1 文字处理软件Word 2003概述Microsoft Office Word 2003（以下简称Word ）具有强大、完善的字处理及图文混排功能，其主要特点有：所见即所得、支持多种显示方式、具有丰富的表格处理功能、支持图文混排功能和不同文档格式自动转换等。

启动Word 后的窗口如图4-1所示。

下面对其组成部分分别介绍。

1.标题栏位于屏幕的顶端，包含控制菜单按钮、正在编辑的文档名、应用程序名“Microsoft Word ”以及“最小化”、“还原”和“关闭”按钮等，这些按钮的用法同Windows 窗口。

2.菜单栏通常位于标题栏的下方，包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”、“帮助”等菜单项，且每个菜单项又包含下拉菜单。

菜单是Word 的核心部分，所有的编辑和排版等操作命令都能在这些菜单中找到。

打开下拉菜单的方法同Windows 。

图4-1 Word 2003窗口简介 标题栏菜单栏格式工具栏常用工具栏任务窗格文档窗口状态栏水平标尺垂直标尺垂直滚动条视图切换条水平滚动条绘图工具栏选定栏Word 菜单是折叠设计，弹出的下拉菜单只给出此项菜单中最常用的菜单命令，如需其他菜单命令，可单击最下端的“”按钮。

3.工具栏Word将一些常用的命令和功能用图标按钮来代替，并且将功能相近的图标集中在一起，形成工具栏。

单击图标按钮即可执行相应的菜单命令。

要想知道某个图标的功能，可以将鼠标指针移到该图标上，稍停片刻，就会出现功能提示。

Word默认只显示“常用”工具栏、“格式”工具栏和“绘图”工具栏。

“常用”工具栏提供了一些最常用的命令，如新建空白文档、打开、保存等；“格式”工具栏提供了对文档格式进行设置的一些命令，如设置样式、字体、字号等。

除此以外，Word还为用户提供了其它多种工具栏，用户可以根据需要来显示或隐藏这些工具栏。

方法与Windows类似，可以使用“视图”菜单中的“工具栏”命令；也可以在任意一个工具栏中单击鼠标右键，从而选择显示或隐藏的工具栏名称。

当显示的工具栏位置不理想时，可以移动工具栏。

移动时将鼠标指针指向工具栏的移动柄，按住鼠标左键将其拖动到合适位置后松开鼠标左键即可。

4.标尺Word标尺有水平标尺和垂直标尺，分别位于文档窗口的上方和左侧。

用户可以利用水平标尺来设置段落的缩进、页边距、制表位以及改变栏宽等。

垂直标尺用于显示和调整上下页边距、表格的行高以及图形高度等。

标尺上的数字代表实际的尺寸，为表格的制作、分栏控制和宽度调整提供了方便。

5.文档窗口Word的文档窗口是文档内容显示的地方。

用户可以在此查看和处理文档。

在文本区有一个闪烁的垂直条，称为插入点。

插入点表明输入文档和嵌入对象将出现的位置。

文档窗口的左边空白处为选定栏，当把鼠标指针移到选定栏中时，鼠标指针会变成向右的箭头。

选定栏用于选定文档内容。

6.任务窗格Word 2003的任务窗格位于文档窗口的右侧，以窗格的形式提供最常用的任务(如新建文档、剪贴板和样式等)，方便用户操作。

选择“视图”菜单中的“任务窗格”命令，可打开或关闭任务窗格。

任务窗格也会根据用户当前的操作自动出现，如使用帮助时，自图4-2 任务窗格导航按钮动出现“Word帮助”任务窗格。

任务窗格导航按钮共有5各地方，如图4-2所示，拖动①处可移动任务窗格，单击②处出现“其他任务窗格”列表，③处是“返回”和“向前”按钮，单击④处打开“开始工作”任务窗格，单击⑤处关闭任务窗格。

7.滚动条Word包括垂直和水平两种滚动条，用于控制屏幕滚动。

单击滚动条的上下、左右箭头，可查看在当前窗口中看不到的文档内容。

垂直滚动条下方有一个“选择浏览对象”按钮，单击它可选择按什么对象进行浏览(如页、节、脚注、批注等)，加快浏览活动文档。

8.视图切换条Word视图方式是指用户查看文档的方式，包含有5个显示方式切换按钮：“普通视图”、“Web版式视图”、“大纲视图”、“页面视图”和“阅读版式”。

其中，普通视图显示文本格式，但不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象等，在该视图方式下可以键入文字、编辑和排版文本。

Web版式视图主要用于创作Web页，它能够仿真Web浏览器来显示文档。

页面视图是Word默认的视图，显示的文档与实际打印效果相一致，用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理分栏和图形对象等。

大纲视图能够帮助用户确定写作思路，合理地组织文档结构。

9.状态栏状态栏位于屏幕底部，其中显示当前文档的一些状态信息，包括页数、节、当前页码/总页数、插入点所在位置、行和列等信息。

在状态栏的右侧有4个按钮：“录制”、“修订”、“扩展”和“改写”，双击按钮可改变其状态。