提升水平追求卓越推动办公室工作再上新台阶2008-08-20 16:05 字体：大中小一、办公室的全部工作可以归结为两个字———服务，搞好服务首先要适应形势和对象的要求。
市委办是市委日常工作的综合、协调部门，主要职能是参与政务、搞好服务和管理事务，更多地体现在为领导决策当参谋、做助手，在更高的层次上为市委领导工作提供优质高效的服务。
要搞好服务工作必须做到两个适应：要适应形势的要求。
当前，我市面临着后发崛起的发展机遇，正进入重化工业发展期、大规模基础设施兴建期和城市化提速期，全市经济社会呈现出又好又快发展的良好势头。
办公室工作只有适应这一形势要求，围绕中心，把握大局，才能做到“参之有道”，“谋之有方”。
比如，在起草文稿时就要始终站在全局的高度，准确把握党委和领导意图，从全局上去思考问题、谋划工作。
特别是最近市委、市政府作出了一系列决策部署，我们要把握住这个形势、把握住湛江发展脉搏，在文稿中真实生动地反映，实现在服务上想大事、谋大局。
比如，督查工作就要紧紧围绕中心工作和党委一个时期的重大决策，选准切入点，抓住关键环节，推动工作落实。
要适应服务对象的要求。
服务对象变了，我们的观念也要变。
昨天是对，今天就可能是错误的；今天看不惯的，也许明天会成为一种时尚。
我们要有与时俱进的精神，善于发现变化、体味变化，并跟上变化。
迷恋过去的习惯和做法，实际上是消极的心态，只能给工作造成被动。
不同的领导,有不同的领导风格、处事习惯和对工作的不同要求，办公室的同志要及时调整服务方式、方法，以适应新领导的风格、特点和习惯，提高服务质量，力求让领导满意。
陈耀光书记曾要求，要多安排市委办公室、市委政研室的同志参加有关会议和他带队的调研活动，目的是创造条件和机会使同志们更深入领会领导的要求和意图，更准确把握领导的特点和风格，可谓用心良苦。
每次参加市委常委会或其他重要会议，我都认真做好笔记，主要领导提到的每一个要点都记录下来，在阅改常委会议纪要或有关文件时，就对照自己的笔录进行修改，避免出现错漏。
我发现市政府办公室的同志在这方面就比较注意和用心。
我们在这方面要认真体会，通过学习、思考和实践，及时调整工作思路、工作方法，尽快适应形势和领导的要求。
二、再繁杂的工作，都有运行的程式和规律，只要我们用心去把握，就一定能由复杂变简单。
我们常说，办公室工作十分繁重、紧张，办公室同志工作忙碌、辛苦。
这除了客观的原因外，也在于我们未能很好地把握一些最基本的要素、一些规律性的东西。
再繁杂的工作都有其运行的程式和规律，只要我们用心把握，就能真正掌握工作的主动权，事半功倍，服务水平定可有大的提高；若没能把握其规律，则只能穷于应付，被动工作。
如办会的同志可以结合过去的工作经验，总结出工作的几大要素，无论大小会议，时间、地点、参加人员、议程、安全保卫、用电保障等基本要素是不变的，是可以总结出规律来的。
我们只要用心思考，抓住关键，把握好工作的规律和要素，并把它们运用到具体的工作中去，工作效率和质量就会迅速提高。
三、讲政治、提高政治敏感性，决不是挂在嘴边的一句空话，市委办的每一项工作，都必须体现高度的政治意识。
我们常讲党委办公室要讲政治，提高政治敏感性，但往往在开展具体工作时就注意不够。
办公室作为党委联系上下左右、确保市委决策、工作部署落实的中枢神经，位置重要，责任重大。
办公室的同志一定要始终保持高度的政治敏感性，提高政治鉴别力，学会从政治的角度观察和分析问题，用正确的思维处理和解决问题，在顾大局、识大体的同时不放过任何一个细小环节。
信息科的同志要经常看报纸，时刻保持敏锐的政治嗅觉，正确把握信息角度，及时报送信息，特别是群体性事件，如去年遂溪上访事件、坡头计生事件等的重大紧急信息，要找准切入点，及时作出反应。
综合、秘书、会务、政研室等科室更要有这种意识。
例如，全国人大代表调研组到湛江进行粮食安全课题调研，我就提醒媒体在进行相关报道的时候要注意把握角度，避免引起社会公众的误解，误以为粮食的市场供给将出现问题。
所以说，很多工作虽然看起来是小事，但是都要体现出政治上的要求、政治上的敏感，如果马虎应付，就会出现大的差错。
四、衡量工作做得好与差，不能单纯以领导的批评或赞扬作为标准，关键是我们要有锲而不舍地追求卓越的精神状态。
领导表扬或批评，是领导对我们服务工作的基本看法，表扬固然是好事，但如果单以领导表扬或批评作为衡量工作的标准，就会导致我们过度兴奋或心理压力过大。
我有三点深刻的认识：一是领导表扬不等于百分之百的满意，更多的是一种鼓励，是对工作的肯定；二是领导批评不等于全部否定，更不等于对当事人的不满意，更多的是恨铁不成钢的一种真诚流露；三是领导不作声，也不等于领导认可。
我提出“无差错、争主动”，这是一种目标和追求；陈书记提出“四个标杆”，是一种更高的要求和追求。
绝对的完美是没有的，出现小差错是难免的，但绝不能出现原则性的错误，不能出现不可补救的错误。
我们要及时调整心理状态，以一种平常的心态对待领导的表扬和批评，锲而不舍地追求卓越，树立一流标杆，提供一流服务。
五、很多事情我们穷于应付、疲于奔命，甚至出力不讨好，根本原因在于我们没有建立起科学合理的工作运行机制，或者没有严格监督执行。
程序和规范是办公室工作的法则。
一个人精力是有限的，不严格按照程序和分工办事、按体制机制运行，则只能穷于应付。
办公室一定要有一套完善的运行机制和管理办法，各科室也要尽快把有关的运行机制建立起来，并抓好落实，真正实现各项工作有规范、个个岗位有制度、人人头上有责任，使每一项工作都有依有据，环环相扣，各司其职，密切配合，确保办公室工作始终在规范化、制度化轨道上运行。
例如，在发会议通知时就要考虑会务组织、议程安排、领导讲话稿准备等环节，并形成一种程序和机制，否则很容易出现差错。
又如，我签出的呈陈耀光书记批示的文件，要待陈书记作出批示之后才能反馈给部门，并将陈书记的意见或批示及时反馈回我这里。
我相信，通过这样不断调整规范，办公室的工作将更加有条不紊。
信息科、总值班室正是由于建立起相关的机制，现在工作质量已经有了很大的提高。
六、我们推动工作的机制和所处的位置，决定了我们每天都要阅读和处理大量的文件、资料，因此，我们要学会看文件、处理文件（领导批示）。
文件是党委、政府作出决策部署、推动工作落实的重要载体和依据。
阅读、处理文件，是办公室人员最基本的工作。
文件的处理必须非常及时，否则将影响办公室的总体工作效率，甚至影响市委中心工作的运转。
陈耀光书记曾作出批示：“文件运行速度，反映效率，反映水平，反映责任心，不能等闲视之。
”书记的批示言简意赅，既深刻反映了文件运行速度的极端重要性，同时也明确了对文件运行的要求。
那么，如何才能高效阅读和处理文件呢？我认为必须把握几个规律。
要做到两个抓住。
一是看文件要抓住要点。
每一类文件都有其基本的要素，如会议通知就包括了时间、地点、参加人员、议程等要素。
我们只有有目的、有意识地抓住要点来看，才能提高阅读文件的速度和质量，所提出的意见和建议才会准确。
二是看文件要抓住主要观点和主要要求。
每印发一份文件都有其目的，或陈明观点或提出要求，我们阅读文件时不可能将所有的信息量都消化，特别是篇幅较长的文件，一定要通过抓住其基本观点、基本要求来把握。
这是快速看文件、处理文件的有效途径。
要做到两个明白。
一是明白文件对我们的工作有什么要求，特别是有什么新要求。
明白了有什么要求，我们才能根据要求部署和安排工作；明白了有什么新的变化，我们才能根据变化及时调整工作思路。
例如，最近中央维稳办、省维稳办的文件中提出不能对上访人员采取拦截的方式劝返，以体现我国开放、文明、法治的国家形象，这是我们信访工作的新思路、新要求，我们要及时调整工作方法，避免犯错。
二是明白我们的工作内容和时间节点。
我们不是为了看文件而看文件，必须进一步思考按照文件和领导批示的要求，下一步我们该干什么，是传达贯彻、上报情况、督查落实还是总结汇报，是否有紧急工作，该如何开展、推进，都要做到心中有数。
办公室要切实做好陈书记批示件的跟踪督办反馈工作，在近期由秘书科会同有关政务科室研究，对包括文件登记、送阅、办理、催办、反馈、汇总、归档在内的流程作认真梳理，制定一个操作性强的制度，确保批示的贯彻落实。
要做到一个结合。
我们处理文件必须结合湛江实际，特别是起草文稿，一定要符合湛江经济社会发展实际，充分体现领导推动工作的思路和要求。
当然，每个科室的任务和分工不同，要根据自身的需要选择好结合点。
七、市委办是市委工作运转的神经中枢，多想、多干、多协调是份内事，忙点、累点，甚至有时受点委屈是常态。
市委办是市委工作运转的神经中枢，任务重、要求高、环节多，工作量比一般机关单位要大得多，特别是政务科室，加班加点赶任务是常有的事。
但既然我们处在这个岗位上，就得对这个岗位负责，就应该把多想、多干、多协调作为份内事，认真完成好各项工作任务。
此外，在领导身边工作，干得好与坏，领导一目了然。
有人说，办公室的工作不受批评就是表扬，虽然标准低了点，但也有其道理。
办公室的同志一定要把忙点、累点，甚至受点委屈视为一种常态，在勤奋认真、埋头苦干的同时，培育一种任劳任怨的精神。
时任市委书记徐少华同志曾经勉励我：“当秘书长就是要受得住气。
”徐书记调任省委副秘书长、办公厅主任后，我听说他也曾在办公厅工作会议上强调：在办公室工作，任劳不任怨就白劳、白干。
这句话在省委办公厅引起了强烈反响，大家都普遍认同。
作为党委办公室的同志，我们就得把多想、多干、多协调作为份内事，任劳任怨，耐得住清苦，受得起委屈，否则，就会感到非常疲累和难受。
在这点上，陈恩才同志给我们树立了很好的榜样，他为人低调、对人真诚，埋头苦干、任劳任怨，善于协调、敢于担当，政治敏感、主动作为，真正做到了把多想、多干、多协调作为份内事，主动承担责任，和同志们建立了深厚的工作友谊。
办公室的每一位同志都应该有这样的精神状态。
八、只要我们真正成为工作中的“五种人”，我们的工作效率和质量就一定能够达到一种新的境界。
我曾经提出努力做工作中的“五种人”与大家共勉，“明白人”、“放映人”、“主动人”、“动脑人”和“带头人”，这既是一种追求，也是做好工作的基本方法。
做工作的“明白人”就是要对工作的来龙去脉有一个清晰的了解，该如何处理、如何落实做到心中有数。
党委办公室工作纷繁复杂，常有变化，特别是组织会议、接待来宾时，难免会出现各种新情况、新变化，如果我们对工作没有深入的了解和把握，就会手忙脚乱、丢三落四、出现错漏。
做工作的“放映人”，就是要将工作好好“复习”和“预习”，做到温故知新。
“放映”是我们防止工作错漏，总结经验教训，提高业务水平的重要过程和有效途径。
办公室的每一位同志都应该自觉成为工作中的“放映人”，把“放映”作为一种习惯。