山西xx房地产开发有限公司
合同管理办法
二〇一四年八月
目录
第一章总则...................................... .. (2)
第二章合同管理机构及业务部门职责 (2)
第三章合同管理制度 (3)
第一节合同的签订 (3)
第二节合同的会审.............................. ............. .-6-第三节重大经营事项的前置审核. (9)
第四节合同的履行 (10)
第五节合同的变更和解除 (11)
第六节合同纠纷的处理 (12)
第七节合同专用章管理 (13)
第八节合同台账、报表及档案管理 (13)
第四章合同管理奖惩 (14)
第五章附则 (16)
第一章总则
第一条为规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的制度化，预防和避免合同纠纷的发生，维护公司的合法权益，根据国家相关法律、法规及公司有关规定，结合公司的实际情况，制订本办法。
第二条本办法适用于公司一切合同管理活动。
本办法所称的合同业务是指公司在生产、经营活动中签订的建设工程、物资采购、技术、广告等所有合同的谈判、签订、履行等行为。
第二章合同管理机构及业务部门职责
第三条经营部是公司合同归口管理部门，负责依法对合同进行统一指导、监督、管理。
第四条经营部主要职责：
1、负责国家相关法律法规的宣传；
2、建立、健全和完善合同管理办法；
3、根据公司采购计划，组织相关部门进行市场调研；
4、参与合同洽谈，负责合同的发起、审批流程的调度、合同会审及建档、保管并按季度移交档案室等工作；
5、负责牵头拟定公司重大项目合同文本并组织相关专家对公司重大事项的合法性、可行性进行论证并出具法律意见书；
6、负责规范公司合同文本；负责公司合同法律条款的审核；
7、参与合同纠纷的调查、调解等活动；
8、办理其他合同业务方面的工作。
第五条业务部门主要职责：
工程部：负责提交工程发包、材料、设备招标采购计划，负责审核对方主体资格；
技术部：负责提交公司设计、测绘、检测等技术服务合同的签订计划，负责审核对方主体资格；
企划部：负责提交公司广告宣传、制作、策划等宣传服务方面合同的签订计划，负责审核对方主体资格；
办公室：负责提交公司办公用品等业务分管范围内采购合同的签订计划，负责审核对方主体资格；
财务部：负责审核合同的付款方式、付款期限等有关条款。
公司分管经理：负责所分管工作范围内招标（采购）、合同签订计划审批及合同的审核批准。
总经理：负责全公司所有合同的审核批准。
第三章合同管理制度
第一节合同的签订
第六条合同的签订应当符合国家法律、法规、政策的规定，符合公司相关管理办法的规定，坚持平等互利、协商一致、公开公正与诚实信用的原则。
第七条凡以公司名义签订的合同，均应加盖公司的合同专用章，不得用行政章或其它印章代替，公司下属职能部门更不得加盖本
部门行政章或其它印章签订协议、合同。
第八条公司严禁提供任何担保。
第九条公司所有经营业务必须按照市场行为，形成书面（合同）约定，金额在1万元以下的除外。
严禁未订立合同即实际履行而后补办签订手续的行为，但突发事故、设备抢修、工程抢险、救灾等特殊情况不能及时签订合同的，须报总经理批准后应急办理，并在一周之内完善相关手续。
第十条合同的主要条款应当齐备和明确，必须包括但不限于下列条款：
1、双方当事人的详细情况（包括名称、地址、电话、法定代表人、委托代理人、开户银行及帐号）；
2、标的；
3、数量（包括计量方法）；
4、质量（包括执行标准）；
5、价款或者报酬；
6、履行期限、地点和方式；
7、违约责任；
8、解决争议的方法；
9、合同生效条件；
10、签约日期、签约地点。
第十一条合同的签订：
1、经营部按照承办部门提交的计划，按照公司相关管理制度规定或招标的方式确定合作方，牵头组织承办部门及相关部门与对方初
步就合同的相关内容进行业务谈判，与承办部门共同草拟合同条款。
2、合同初步达成一致意见后，经法律顾问审核，承办部门将预审资料（准入、计划、招标、调研资料、合法有效的资质手续等）经经营部审核后，由经营部将合同及相应资料上传公司OA办公系统，发起合同会审流程。
合同按公司合同会审流程进行合同会审后，承办部门负责人在合同中经办人位置签字，经经营部加盖审核章，分管经理、公司总经理签字后，到办公室加盖合同专用章，合同生效。
第十二条合同签订注意事项：
1、合同中一般不得约定预付款或定金条款，如确需约定，由承办部门提出书面申请，报总经理批准后方可签订。原则上预付款比例不得超过合同总价或酬金的30%，定金比例不得超过合同总价或酬金的20%。
2、合同中原则上必须扣留质保金，质量保证期限不得低于半年,质量保证金不得低于合同总价的10%(低值易耗品除外）。法律法规、公司上级单位另有规定的，按相关规定执行。签订合同时由经营部严格管控。
3、订立合同时，约定以诉讼方式解决纠纷的，应在合同中明确诉讼管辖地或诉讼管辖地的选择方法；约定以仲裁方式解决纠纷的，应明确仲裁委员会。
4、合同对方原则上必须是单位，签订合同时必须加盖单位的合同专用章或公章，并由该单位的法定代表人或委托代理人签字，委托代理人要出示合法有效的授权委托书，并由各部门统一留存。