办公室工作手册1.部门组织结构图2.部门职责2.1服务于公司领导，服务于公司各部门，服务于所属公司。

2.2为公司总经理提供秘书事务服务，承担公司重要会议的组织，督查办理会议决定和总经理交办事项，负责公司文秘与档案管理。

2.3组织公司及公司系统日常运转，协助公司领导进行综合工作协调。

2.4负责调查研究，为总经理决策提供信息、政策建议等。

2.5负责公司公共关系事务及公司的形象设计。

2.6负责公司公共事务的管理及服务。

2.7组织公司外事考察活动。

2.8协调公司党委办公室、董事会办公室、法律工作小组、质量管理小组开展相关工作。

机要秘书岗 事务秘书岗 前台事务岗 车队管理岗主 任信息岗 宣传岗 外事岗 档案管理岗 文印岗文书岗 质量管理岗副主任/主任助理2.9负责公司各专门委员会相关工作。

2.10草拟与工作相关的管理制度。

2.11公司领导交办的其他工作。

4.部门岗位说明书4.1 主任【备注】：若总经理办公室未与公司法律工作小组合署办公，则不要求总经理办公室主任必须具备“律师执业资格”证书及相关法律知识和法律工作经验。

4.2副主任（主任助理）4.5 前台事务岗5.部门质量目标6.部门管理规则6.1发文核稿工作规定6.1.1总经理办公室负责以公司名义制发文件（包括但不限于通知、批复、函、报告、请示等）的核稿工作。

6.1.2总经理办公室文书岗按照《公文处理规程》要求进行初核并签字。

6.1.3部门主任（主任不在时由副主任代行复核，下同）按照《公文处理规程》要求进行复核并签字。

6.1.4发文核稿的主要内容包括：标引公文主题词，核查发送范围是否恰当，公文用语是否规范、准确。

6.2《法人授权书》办理规定6.2.1办理部门经办人按要求填写《法人授权书》，公司制式《法人授权书》应保证左右两联的一致性，机要秘书岗、档案管理岗应在用印前应进行初核。

6.2.2部门主任（主任不在时由副主任代行复核，下同）/公司法律工作小组组长，按照《签字用印管理规程》要求进行复核并签字。

6.2.3机要秘书岗根据办理部门需要，将《法人授权书》送公司法定代表人签字，或加盖法定代表人名章。

6.2.4档案管理岗在《法人授权书》上用印并加盖骑缝章。

6.2.5公司制式《法人授权书》填写错误，机要秘书岗应在明显位置标注“作废”，由办理部门经办人重新填写，不得将作废的《法人授权书》撕下销毁。

《法人授权书》编号应当连续，不得漏编或重编。

6.3《介绍信》办理规定6.3.1办理部门经办人按要求填写介绍信，公司制式《介绍信》应保证上下两联的一致性。

6.3.2《介绍信》经经办部门负责人和总经理办公室主任签字同意后，由档案管理岗在《介绍信》上用印并加盖骑缝章。

档案管理岗应对公司制式《介绍信》上下两联的一致性进行复核。

6.3.3公司制式《介绍信》填写错误，档案管理岗应在明显位置标注“作废”，由办理部门经办人重新填写，不得将作废的《法人授权书》撕下销毁。

《介绍信》编号应当连续，不得漏编或重编。

6.4公司工作会议办会管理规定6.4.1公司工作会议指公司年度会议、半年度会议及为贯彻落实总公司及公司有关会议精神召开的专题会议。

按照公司《会议管理规程》执行。

6.4.2会务工作要求1）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。

2）责任到人：每项任务均有专人负责。

3）周密计划：每项任务均须制订详细的工作计划。

4）逐项落实：计划的每个环节、步骤均严格落实。

6.4.3会前准备1）起草会议报告等会议材料，提交公司领导审议。

2）形成会议签报，落实会议各项事项。

3）成立材料组和会务组，各组组长牵头负责，部门主任整体把关；材料组负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草；会务组：负责会议的后勤保障事宜。

任务分解后形成《会务工作分派表》（附表1），并由相关责任人签字确认。

4）明确会议概况。

会务组人员应明确会议概况，了解会议主题、级别与规模、参会人员（与会人员的单位、职务）、会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等），根据会议概况，按公司有关标准预算会议经费，签报公司分管领导批准。

5）选定办会场所。

办会场所应符合会议会场，以及会议代表住宿、用餐需要，且会议费用标准符合《会议管理规程》的规定。

6）印发会议通知、统计代表名单。

7）准备会议材料、用品。

8）餐饮安排。

应尽可能符合不同地域人员的需求，以及少数民族代表的需求。

9）会场安排。

包括条幅、主席台布置、桌型、桌签等，并根据需要安排投影、会议录音。

10）房间安排。

应仔细核对房间号和入住人员，杜绝漏排和重复。

到达办会场所后，对与会领导的房间进行检查。

11）编制《会议册》，会前分送会议代表。

12）其他安排：会议代表客房到餐厅、会场的指示牌。

6.4.4会中服务1）接站。

按照会议代表到站顺序，编制会议接站表，布置接站任务，落实到人。

2）签到。

会务组在办会场所大厅负责参会代表的签到，并分配房间、会议材料等。

3）其他安排。

会务组要安排好叫醒服务，并至少在会议结束前1天统计会议代表返程安排，协助订购机票、车票。

4）材料组要做好会议记录，以及会场的各项工作，包括会场摄影、录像（如需要），音响、投影设备的检查，组织、维护会场秩序。

5）送站。

会务组按照会议代表返程顺序，编制会议送站表，布置送站任务，落实到人。

6.4.5会后收尾：逐项检查办会场所提供的费用清单，经会务确定的初审人、复审人核实无误后办理结账手续。

6.5专题会议办会管理规定6.5.1专题会议按照公司《会议管理规程》执行。

6.5.2会务工作参照6.4执行。

6.6会议记录和纪要管理规定6.6.1总经理办公室相关人员（文书岗、机要秘书岗等）负责公司相关会议通知发放和会议记录。

6.6.2会议记录统一采用专用笔记本记录，要求记录字迹清晰、内容全面；记录中应粘贴会议通知及查询标签；待会议结束后由。

6.6.3会议记录人员负责会议纪要的起草工作。

6.6.4总经理办公室主任负责会议纪要的修改及审核工作。

6.6.5会议纪要的起草要求语言流畅、简明扼要、中心思想明确，准确表达会议精神实质。

6.6.6会议纪要签发程序1）部门/总经理办公室审核后报公司分管领导审签。

2）报董事长/总经理/会议主持人签发。

3）文印岗负责印制、分送。

6.7公司重要文字材料起草与修改规定6.7.1明确起草人：公司年度工作报告、大型汇报材料、公司重要文字材料由文书岗/信息岗/宣传岗等起草，由总经理办公室主任根据需要组织成立起草小组，统一布置起草任务；也可视情况及紧急程度，由总经理办公室主任直接起草。

6.7.2拟订提纲：由起草人员拟订提纲，提出报告思路和主要内容，经起草小组讨论（由总经理办公室主任直接起草的除外），经总经理办公室主任修改审核后，提交公司分管领导审核。

根据工作需要，总经理办公室主任可与有关公司领导沟通，征求报告起草意见。

6.7.3起草初稿：起草人员按照经审核的报告提纲或公司领导对报告起草的意见，起草报告初稿。

6.7.4起草小组讨论（由总经理办公室主任直接起草的除外）：由总经理办公室主任组织相关人员对报告初稿进行讨论，提出修改意见，完善起草思路。

总经理办公室主任可根据起草情况重新调整人员分工，对报告初稿进行修改审核，形成送审稿。

6.7.5送审稿提交审阅：送审稿提交报告人/公司领导审阅（根据工作需要，送审稿可同时/事先征求相关部门意见），结合审阅人意见进行修改后形成上会稿。

6.7.6上会稿修改后提交签发（不需提交签发的除外）：经大会审议后，总经理办公室根据会议修改意见再行修改后，提交报告人/公司领导签发。

6.7.7存档：公司重要文字材料定稿后，定稿及电子版交档案管理岗存档。

6.8法律性文件签字用印管理规定6.8.1公司法律性文件，应按照《法律工作管理规程》的有关要求提交公司法律工作小组审核。

6.8.2如总经理办公室与公司法律工作小组合署办公，对于未提交法律工作小组审核的法律性文件，由总经理办公室主任（法律工作小组组长）审查确认、根据公司授权批准用印；或视工作需要，提交公司相关领导审批后用印。

6.8.3如总经理办公室未与公司法律工作小组合署办公，对于未提交法律工作小组审核或未取得法律工作小组同意的法律性文件，总经理办公室应督促经办部门先将法律性文件提交法律工作小组审查，在取得法律工作小组书面同意或公司领导书面批准后，可办理用印手续。

总经理办公室主任对公司法律性文件签字用印程序的完备性负责。

公司法律工作小组对法律性文件的法律风险负责。

经办部门对法律性文件的业务内容负责。

6.9《年报》编发管理规定6.9.1编辑时间安排：于每年1季度开始组织，在中介机构出具审计报告后两个月内完成。

6.9.2拟定提纲：信息岗、宣传岗牵头负责，依据公司董事长/总经理年度工作报告，提出《年报》编写提纲，提交总经理办公室主任审核。

6.9.3公司分管领导审定：将《年报》提纲提交公司分管领导审定。

6.9.4拟定征求意见稿：信息岗、宣传岗根据公司分管领导审定后的《年报》提纲编写《年报》初稿，并收集整理图片资料。

由总经理办公室主任组织相关人员讨论《年报》初稿，修改审核后形成《年报》征求意见稿。

6.9.5各部门征求意见：《年报》征求意见稿经总经理办公室主任签署意见后，分送各部门，由信息岗、宣传岗汇总各部门反馈意见并修改，经总经理办公室主任审核形成《年报》送审稿。

6.9.6公司分管领导审定：《年报》送审稿提交公司分管领导审定后，总经理办公室根据审定意见形成《年报》终稿。

6.9.7排版设计：信息岗、宣传岗将《年报》终稿及相关图片资料等送设计单位进行排版和设计。

6.9.8审核设计小样：总经理办公室主任组织部门相关人员对设计单位提交的设计小样进行审核，与设计单位沟通修改，形成送审清样。

6.9.9公司分管领导审定：将送审清样提交公司分管领导审定。

6.9.10校对、审定、付印：付印清样经总经理办公室相关人员校对，经总经理办公室主任审定，并在付印清样上签具“同意印制”字样后交设计单位印制。

6.9.11存档：《年报》印制后，印本、定稿、电子版交档案管理岗存档。

6.10《信方达》编发管理规定6.10.1稿件收集：责任编辑（信息岗、宣传岗相关人员，下同）要经常性地与各单位（公司各部门、所属公司等，下同）沟通，积极收集稿件。

6.10.2稿件登记：责任编辑收到各单位提交稿件应及时进行登记。

6.10.3稿件编辑：针对某一期《信方达》的编辑，确定第一责任编辑和第二责任编辑。

第一责任编辑对各单位报送的稿件进行整理、编辑，每篇稿件编辑完成后，在首页粘贴《信方达》审稿单，并注明责任编辑意见。

6.10.4副主编（总经理办公室主任，下同）复核：第一责任编辑将编辑后的稿件送《信方达》副主编复核，副主编出具复核意见。