江西移动通信有限责任公司工程物资管理实施细则（试行）根据《中国移动内部控制手册》（第一版）的相关规定，为了切实加强工程物资的管理和核算，理顺管理流程，明确管理职责，特制订此实施细则。

第一章总则第一条工程物资的管理原则：职责清晰、沟通顺畅、及时发运、准确计量、安全保管、合理使用。

第二条工程物资的管理任务：贯彻执行国家有关工程物资管理工作的政策法规；按照国家和总部相关财务会计制度进行工程物资的管理和核算；加强工程物资的采购、保管和使用管理，做好收、发记录，确保工程物资的安全完整；合理适用工程建设资金，提高经济效益。

第三条管理涉及的部门和人员具体职责为：采购员负责进行工程物资采购，并将采购信息及时传递给MIS系统库存管理员和实物管理员（或工程建设人员），负责供应商信息的维护和更新。

MIS系统库存管理员负责进行工程物资的账实相符核对，配合实物管理员或工程建设人员进行物资的验收、入库、发放、退库、盘点清查等工作，进行MIS系统工程物资的出入库操作，建立暂收暂出物资登记簿，并负责在月底将暂时领用物资估价给财务部门。

实物管理员负责入库工程物资的实物安全保管，根据合格的单据进行物资验收、出入库、退库等操作，负责建立工程物资保管台账和紧急领用登记薄。

工程建设人员负责直发现场工程物资的验收和使用，未用完物资的退库，配合相关部门进行工程物资的清查盘点。

工程会计负责按照国家和总部相关财务会计制度准确进行工程物资的核算，配合相关部门进行工程物资的清查和盘点。

第四条本办法适用于集团公司集中采购、省公司集中采购和各地市零星采购的工程物资的管理。

第二章工程物资采购第五条根据需求部门提交的采购申请和批复的立项报告，由物资采购部门启动工程物资的采购工作。

第六条对于集团和省公司集采范围内的产品，按照公布的框架协议在指定的范围内进行选择，如果集采结果暂时没有下发，确实急需的工程物资，在报相关管理层批准后，启动紧急采购流程。

第七条按照国家招投标法律法规、地方相关法规和公司的相关管理规定，确定采用招标（公开招标或邀请招标）或商务谈判采购方式。

第八条工程物资的采购必须遵循国家和地方的相关法规以及公司的相关管理规定，按照“公平、公正、诚实信用”的原则，在监察部门的监督下，按照标准化的流程执行高效采购。

第九条经过规范的决策流程确定的采购结果，由采购部门或需求部门拟定合同初稿，经财务、法律等部门和公司管理层批准同意并授权后，及时与供应商签订采购合同。

第十条采购员根据采购合同及时在MIS系统录入采购订单并登记预计到货日期的信息，经相关领导层审批同意后，通知供应商发货，并打印出一式两联的采购订单，其中第一联交给MIS库存管理员，第二联交给实物验收人（实物管理员或工程建设人员）；第十一条对于已经过规范的决策流程确定了采购结果，没有签订采购合同和录入采购订单，但是由于工程建设时间紧，需要供应商提前到货的情况，于设备到库前，采购员必须填写一式三联的工程物资提前到货通知单，第一联留存，第二联交MIS系统库存管理员，第三联分入库和直发现场两种情况分别交给仓库实物管理员和工程建设人员，提前到货通知单必须填写项目编号和项目名称，注明其为无合同、无采购订单物资并说明原因。

第三章工程物资的验收和入库第十二条工程物资运抵施工现场时，工程建设人员视设备性质不同，和设备供应商代表对到货的设备进行开箱验收或安装验收，并与采购订单或提前到货通知单进行核对。

设备验收核对无误后，双方在送货清单或验收报告上签字确认。

第十三条工程物资运送到仓库，仓库实物管理员视设备性质不同，分为不开箱验收和开箱验收两种。

对于不开箱的情况，仓库实物管理员根据设备的外包装箱与送货清单进行核对，检验核对箱号、数量以及外包装是否完整等情况，双方验收核对无误后在送货清单或验收报告上签字确认。

对于开箱的情况，仓库实物管理员和设备供应商代表进行详细验收，并与采购订单或提前到货通知单进行核对。

设备验收核对无误后，双方在送货清单或验收报告上签字确认。

第十四条工程建设人员和实物管理员根据送货清单或验收报告，对照采购订单或提前到货通知单填写江西移动物资接收/暂收单，并将送货清单（或验收报告）和接收/暂收单提交至MIS系统管理员，MIS系统管理员核对无误后，根据接收单在MIS系统进行接收直发或接收入库操作，根据暂收单登记工程物资暂收登记薄。

第十五条仓库MIS系统管理员进行收货确认后通过MIS系统打印入库单，并交给仓库实物管理员。

仓库实物管理员核对供应商名称、工程物资类型、数量、到货日期等信息准确无误后，在MIS入库单上签字确认。

第十六条仓库实物管理员或MIS系统库管员将签字后的入库单要及时传递给财务部门。

财务部门工程会计收到发票后，将发票信息录入MIS系统，与MIS系统中的入库单、采购订单进行三单匹配，由MIS系统进行发票匹配确认。

第四章工程物资的出库和领用第十七条需求部门工程建设人员通过MIS系统或EMIS系统或纸质材料提交物资领用申请单，列明所需工程物资和所属工程项目，由需求部门负责人进行签字审批后，交给MIS系统库存管理员。

第十八条MIS系统库存管理员根据物资领用申请单，区分正常领用和提前到货物资领用两种情况。

对于正常领用的物资，MIS系统库存管理员在MIS 系统中录入项目编号和领用工程物资的数量，并打印一式四联的出库单，将其中三联交工程物资领用人。

对于提前到货的物资领用的情况，MIS系统库存管理员详细填写一式四联的物资暂出单，注明项目名称和项目编号后，将其中三联交给工程物资领用人。

第十九条领用人凭MIS出库单（或物资暂出单）和物资领用申请单向仓库实物管理员领取工程物资。

仓库实物管理员将两单核对无误后，办理工程物资实物出库。

出库单（或物资暂出单）由工程物资领用人和仓库实物管理员签字确认。

第二十条对于紧急领用的物资，领用人在紧急领用单上注明原因，签字确认并领用物资后，再按照正常出库流程补办出库手续。

月底结账前，应完成所有紧急领用物资的补办手续工作。

对于出库手续不能在账期结束前得以及时履行的，仓库实物管理员根据非正常领用备查簿，向财务部门提交工程物资非正常领用出库数量，由财务部门暂估记录工程物资出库。

第二十一条对于跨会计期间（尤其是年中及年末）不能及时办理入库程序的提前到货物资，由MIS系统库存管理员汇总已领用的提前到货物资的数量并取得采购员提供的预计价格，经物资采购部/物流中心负责人审批后，上报财务部门，由其对领用物资的成本进行账务暂估处理，以确保工程成本核算的完整性。

第五章工程物资的退库第二十二条工程建设基本完工，如果有节余物资，则由物资领用部门在五天内办理完成退库手续。

当工程物资需要退库时，物资领用部门手工或通过EMIS系统或MIS系统生成退料申请单，列明物资数量、型号、所领用的项目，由领用部门负责人或其授权人员签字或通过EMIS系统或MIS系统进行审批。

审批后的退料申请单交给MIS系统库存管理员。

第二十三条MIS系统库存管理员根据审批的退料申请单在MIS系统中做杂收事务处理，于当月记录退库并生成入库记录和入库单。

第二十四条仓库实物管理员根据MIS系统打印的入库单，与经过审批的退料申请单、退库实物的数量、型号一一进行核对，核对无误后做好实物退库处理，并在入库单上签字确认。

第六章工程物资的调拨第二十五条省公司统一安排物资调拨，根据库存情况和各地市公司需求将物资调拨到各地市公司或各地市公司将物资转移到省公司，各地市公司之间不能互相调拨物资。

第二十六条省公司向地市公司调拨物资的，地市公司向省公司提出内部调拨申请，经省公司物资采购部总经理批准后签字确认。

省公司仓库实物管理员根据经批准的调拨申请单发出物资、出具发货清单并签字确认，发货清单一联交省公司MIS系统库存管理员，一联通过运输人员转交地市公司仓库实物管理员。

省公司仓库MIS系统管理员根据发货清单在MIS系统中将发出物资的数量记录于地市公司中转库。

实物运抵地市公司仓库后，地市公司仓库实物管理员检查货物包装是否完整，并根据发货清单核对货物类型及数量等，经确认无误后在发货清单上签字并提交地市公司仓库MIS系统管理员。

地市公司仓库MIS系统管理员将发货清单与MIS系统中中转库的物资信息进行核对。

经确认无误后，地市公司仓库MIS系统管理员在MIS 系统中将物资由中转库转移至实际库存。

第二十七条地市公司向省公司调拨物资的，省公司物资采购部分析库存情况，提出工程物资调拨申请，省公司物资采购部总经理审核调拨申请单，批准后签字确认。

省公司物资采购部将经批准的调拨申请单转至地市公司物流中心。

地市公司仓库实物管理员根据经批准的调拨申请单发出工程物资、出具发货清单并签字确认，发货清单一联交地市公司仓库MIS系统管理员，一联通过运输人员转交省公司仓库实物管理员。

地市公司仓库MIS系统管理员根据发货清单在MIS系统中将发出物资的数量记录于地市公司中转库。

实物运抵省公司仓库后，省公司仓库实物管理员检查货物包装是否完整，并根据发货清单核对货物类型及数量等，经确认无误后在发货清单上签字并提交省公司仓库MIS系统管理员。

省公司仓库MIS系统管理员将发货清单与MIS系统中地市公司中转库的物资信息进行核对。

经确认无误后，省公司仓库MIS系统管理员在MIS系统中将物资由地市公司中转库转移省公司实际库存。

第七章工程物资的实物管理第二十八条工程物资仓库建立安全防范制度，按工程物资分类进行库存管理。

第二十九条仓库地点具有灭火器、电子监控仪器等安全装置保证工程物资的安全。

只有经授权的人员才能进入仓库区域，以保证工程物资的实物安全。

第三十条安全保卫部门相关人员和物资采购部/物流中心领导每季度对仓库的安全保卫设施和控制措施进行巡视检查并出具实地检查报告。

第三十一条工程物资仓库实物管理员编制工程物资实物收、发、存帐薄和紧急领用帐薄，记录工程物资的出、入库情况，并每月与MIS系统中的工程物资核算记录进行核对。

对于发现的核对差异，积极寻找原因，并与工程建设人员和MIS系统库存管理员以及采购员负责跟进。

第八章工程物资的清查盘点第三十二条仓库定期进行工程物资的实地盘点，两次实地盘点的时间间距不得超过半年。

盘点前，物资采购部/物流中心编制详细的盘点计划，对盘点要求进行明确。

第三十三条盘点过程中，除仓库实物管理员外，必须有财务部、计划建设部/网络部、MIS系统库存管理员等相关人员参加监盘。

第三十四条MIS系统库存管理员根据实际清查的工程物资数量，填写连续编号的、仅填列工程物资名称的空白盘点表，再将清查的结果与MIS系统中的记录相核对，以确保盘点的准确性。

盘点表经盘点人员和监盘人员签字确认并由独立于工程物资实物管理的人员清查差异产生的原因。

第三十五条工程物资盘点后，盘点人员生成工程物资盘点差异报告，报告工程物资短缺、毁损、呆滞等情况，经盘点人员与监盘人员签字后上报物资采购部/物流中心及财务部门。