为全面落实“预防为主，精细管理”的方针，规范正常供货工作的有效开展，增强综合处置集团内部各大工作的正常运营，保障集团全体员工的正常工作，维护集团声誉和社会形象，促进单位全面协调、可持续发展，结合本公司的实际情况，特制定长期供货协议预警管理制度。

由本集团提供及时有效的信息，以便使处在紧急情况下的组织迅速采取相应措施以减少风险损失，并有效的应对。准确地预测近期可能的收支项目，帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

预警管理是建立在现代信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理预警方式。同时，它也将落实企业风险管理和内部控制要求,以实现合同全生命周期的电子化、网络化、专业化预警管理。

凡与本集团为合作关系签订具体期限协议者，都为预警管理制度受理对象，需按规定项目定期完成进展，本方履约主体资格和履约能力的审查，若有任何违规，将对违约方加以相应的经济惩罚，程度严重者则取消合作，该制度对于本集团同样起效。

合同预警管理是落实企业风险管理和内部控制的一项核心的管理业务,合同是企业对外交易的门户,合同预警管理的好坏直接影响企业的经营成败,然而长期以来,由于合同审批流程不明确,信息利用水平不高,使得合同预警管理过程中业务处理效率低,浪费了大量的人力、物力。它是企业法律顾问事务中的一项重要工作,它不再是简单的要约、承诺、签约等内容;而是一种全过程、全方位、科学的管理,现代企业若能对合同实施有效管理,将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。

如何进行有效预警:

①采取时效预警的方式。众所周知,时效对一项诉讼可能起到决定性的作用。很多业务的合作时间比较长,账期的循环等可能也没有完全按照合同的约定行使,后期延迟付款的情况时常发生。而对于供货协议来说，若是一旦过了诉讼时效,尤其是保证期限,则担保人就会免除担保责任的风险,这样的后果对公司是极其不利的。所以担保业务汇总表对每项业务的签订时间,保证期限,担保种类、担保限额都有着详细的记录。通过定期查看担保汇总表中每个业务的签订日、到期日,对于将要到期的合同及时跟业务部门联系,取得该业务的最新进展情况。对于没有达成付款协议或没有催收记录的业务,法务人员可以及时提出通过签订补充协议、债权确认书等方式予以跟踪,保证每项业务都在法律保护的范围内进行。

②建立健全规章制度,使合同预警管理规范化、科学化、法律化,首先要制定切实可行的合同预警管理制度,使预警管理工作有章可循。合同预警管理制度的主要内容应包括:合同的归口管理,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,法人授权委托办法,合同示范文本管理,合同专用章管理,合同履行与纠纷处理,合同定期统计与考核检查,合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同预警管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

③我方将加强预警管理人员的培训教育。预警管理人员的业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量。通过学习培训,使其掌握相关法律知识和签约技巧,坚持持证上岗和年检考核制度,这不但增强了预警管理人员的责任感,也提高了其法律意识。

④最后，便是通过合同审核表,宏观分析每个时间段内所有合同的审核结果,便于

对相似的业务类型进行归纳整理。对每个担保业务进行管理,确保所有与合同有关的原件都能完整、准确存档，对特殊业务类型谨慎审查。这样即使一旦出现问题,所有的合同原件便是最有力的证据,法务能够准确定位发生案情的合同,在熟悉掌握该项业务的情况下,迅速、有效的展开补救工作，以便进一步提高合同预警防范的水平。