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鹤山市美业棉纺织企业有限公司
文件名称：文件控制程序
文件编号：MY2-001
版本号：A
编制：审批：
日期：2004/7/1 日期：2004/7/5
修订记录
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1 目的
有效控制与公司质量管理体系有关的文件，确保文件各使用处所使用的文件为最新或有效版本。

2 范围
适用于本公司与质量体系有关的文件的控制。

3 职责
3.1 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

3.2 管理者代表负责组织质量手册的编写以及程序文件和三级文件的审批。

3.3 总经理负责质量手册的审批。

3.4 办公室文控员负责文件分发回收管理，负责质量体系文件正本的保管。

3.5 管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。

3.6 各部门专（兼）资料员负责本部门与质量有关的文件的签收、管理。

4 工作内容
4.1 文件分类及保管
4.1.1 公司质量体系文件结构和类别如下：
a.一级文件:质量手册。

b.二级文件:程序文件。

c.三级文件:作业指导书、操作规程、检验规范、管理制度等。

d.四级文件:表格、报告和质量记录等。

e.外来文件:标准、上级文件、法律法规等。

4.1.2 质量管理体系文件“受控正本”由办公室文控员保存。

4.1.3 质量管理体系文件“受控副本”由各相关部门自行保存、使用。

4.1.4 公司的管理性文件,如各种行政管理制度、外来的管理性文件由办公室保
存。

与质量管理体系有关的政策、法规等文件由办公室文控员保存。

4.2 文件的编号与编写格式按《文件的编号与编写格式规定》执行。

4.3 文件的编写、审批
文件发放前应得到批准，以确保文件是适宜的。

4.3.1 质量手册由管理者代表组织编写，经总经理批准后发布。

4.3.2 程序文件和三级文件由各职能部门编写，经管理者代表审批后发布。

4.4 文件的受控情况
文件分为“受控”和“非受控”两大类。

凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件。

对“受控文件正本”由办公室文控员在文件每页背面加盖红色“受控文件正本”印章并保存。

对所有副本在封面或每页正面适当位置加盖红色“受控文件副本”印章并注明发文号进行控制。

未加盖“受控”印章的文稿只作为参阅资料。

4.5 文件发放与回收
4.5.1 文件发放前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。

由办公室
文控员填写《文件分发表》进行管理。

使用部门在《文件分发表》
上签收。

4.5.2 为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被误用，办公
室文控员应按文件类别建立《文件总览表》，并在制定、变更文件
时，更新为最新内容。

4.5.3 当文件修订、变更或作废时，由办公室文控员在《文件分发表》上签收
过时无效的文件。

4.6 文件补发申请
使用部门当文件因破损、遗失或其他原因需要申请补发时，必须填写《文件补发申请单》，经管理者代表批准，交办公室文控员按以下规定办理文件补发。

4.6.1 当补发申请的原因为破损时，办公室文控员接到申请单后，必须
在回收破损文件后补发新文件，发文号不变。

4.6.2 当补发申请的原因为遗失时，办公室文控员接到申请单后在备注
栏内注明原发文号失效。

补发新文件，并给新文件以新的发文号。

4.7 文件的保存、作废与销毁
4.7.1 与质量管理体系有关的文件都必须分类存放在清洁、通风、干燥、安全的室内。

4.7.2 各部门文件应指定专人保管。

办公室文控员每季度对各部门文件保管情
况进行检查。

4.7.3 任何人不得在受控文件上乱涂画改，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.7.4 任何人不得将受控文件私自外借或复印。

4.7.5 所有失效或作废文件由办公室文控员及时从所有发放或使用场所收回。

确保防止作废文件的误用。

4.7.6 过时文件若因特殊原因，如法律规定或供以后参考用而需加以保留时，
应由办公室文控员盖上“作废留用”章后留存。

并至少保存到下次文件
更改时。

4.7.7 过时文件若不需加以保存时，由办公室文控员统一回收，立即销毁或盖
“作废”章后予以处理。

4.8 文件的更改
4.8.1 当发行的文件有内容变更需求时，由提议人填写《文件变更申请
单》，提出变更理由、文件项次编号、建议变更内容及变更方式，
由原审批部门审批签字后，转办公室文控员。

4.8.2 当文件变更幅度涉及文件内容的三分之一以下时，由办公室文控
员按文件变更申请单内容修订后，更改页版号，将新的变更页发
行并收回无效页，在原《文件分发表》上记录，并在修改页中注
明修订日期和批准人。

4.8.3 文件经过一次或几次变更后，变更幅度达文件内容的三分之一以上时，
或管理者代表认为有必要改版时，应进行换版。

原版本文件作废，换发
新版本。

换新版本时，应更改版本号，而页版号则从“01”开始。

4.9 文件的借阅、复印
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复印申请单》。

经管理者代表审批后向办公室文控员借阅、复印。

并在《文件借阅、复印记录》上登记。

复印的受控文件按非受控文件处理。

4.10 外来文件的控制
4.10.1 收到外来文件的部门，应识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

4.10.2 品管部负责收集相关的国际、国家、行业标准的最新版本。

交办公室文
控员统一编号，加盖“受控文件”印章，分发到相关部门使用，并把旧
标准收回。

4.10.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入《文件
总览表》，并报办公室备案。

4.10.4 当外来文件需要转换成内部文件时应按《文件编号与编写格式规定》执行。

4.11 每年3月由管理者代表组织对现行的质量管理体系文件进行定期评审。

各
部门结合平时使用情况进行适时评审。

必要时按4.8进行更改。

4.12 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照执行上述规定。

4.13 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

5 相关文件
5.1 MY3-001 《文件编号与编写格式规定》
5.2 MY2-002 《质量记录控制程序》
6 质量记录
6.1 《文件总览表》
6.2 《文件分发表》
6.3 《文件补发申请单》
6.3 《文件变更申请单》
6.5 《文件借阅、复印申请单》
6.6 《文件借阅、复印记录》。