照片的收集
1.收集照片的方式： （1）随时归档 （2）阶段性工作结束后及时归档 （3）年底归档 2.照片归档要求： （1）照片、文字说明缺一不可。 （2）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六 要素。 3.注意： （1）因数码照片使用方便，从生成到归档可能跨越很多科室，特 别需要实施前端控制，防止数码照片丢失。 （2）拍摄完成后，应及时将数码照片转存、整理、归类、编号， 避免信息遗忘、丢失。 （3）数码照片的存储采用只读光盘存储，以保证信息不被修改， 禁止使用硬盘等闪存设备。
①
①代表是第一组照片；时间、地点、人物、主要内 容、本组照片的起止照片号及数量。
拟制照片说明
2、以每张照片为单位拟写小说明 编写要求 文字说明六要素齐全。背景、事件、时间、地点、人物 （主要人物表明位置）、摄影者。 文字简洁，语言通顺，一般不超过200字，用阿拉伯数字表 示时间，即1999.10.25或者19991025。 位置：在照片的右侧、左侧或正下方 一张照片编一个说明。
主题不鲜明，可不归档
构图重复，可选其一
影像不清晰，不归档
照片分类
（1）按“保管期限—年度—问题”进行分类，在同一年度内按照片 的形成时间排列。 注意：归档的照片保管年限为长期以上，一般为永久。 （2）一组照片不可以排在两册中。跨年度的照片以结束年度归到相 应年度照片册中。 注意：跨年度且不可分的照片，例如科学发展观活动，跨越时间长， 可以单独设一个专题，单独存放归档，不用按年度归档，最后活动结 束后归档最后年度。 （3）照片档案在分类方案的最低一级类目内，按时间、重要程度等 进行排列，照片组的排列按时间来，照片组内的照片按重要程度排列。
并不是所有的照片都必须在文字说明中体现六要素。 如拟写了一组照片的说明后，本组照片可以简化说明。
背景：贯彻落实全省档案工 作会议精神。
事件：召开全市国家档案行 政执法检查整改落实工作暨 县级档案馆建设推进会议。 时间：2016年11月17日。 地点：日照市会展中心。
人物：各区（县）办公室主 任和分管副区（县）长、副 主任，档案部门主要负责人， 市委办公室、市政府办公室、 市委组织部、市编办等部门 负责同志。 摄影者：安国亮。
（九）综合全宗卷 管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综 合性业务工作规范和管理制度，(前面八类中）涉及 多个全宗的文件材料。
1、全宗指南 是介绍全宗构成者及所形成的档案情况的一
种资料，也是一种检索工具，由全宗指南名称、全宗 来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项 四部分组成。
a. 全宗指南名称：由全宗号、全宗构成者的名称 (全称或通用简称)、“全宗指南”、起止时间构成，并 列成分之间用空格位分开。
·全宗号 管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按
全宗排架或收藏时间顺序流水编制。
二、全宗卷编制标准 和原则
（一）标准依据 1、全宗卷规范（DA/T 12—2012） 2、全宗指南编制规范（DA/T 14-2012）
（二）编制原则 1、档案馆（室）应以全宗为单位编
制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以 单个全宗为对象形成的相关文件材料。
（六）档案统计类 档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档
案工作统计分析材料等。
（七）档案利用类 档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放
与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布 情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
（八）新技术应用类 应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告
及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档 案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格 式说明等。
（四）档案鉴定类 档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、
档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、 方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销 毁处置档案的目录（清册）等。
（五）档案保管类 档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调
查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制 作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、 报告等。
数码照片的整理
首先简单介绍一下数码照片的整理： 第一步：在专用电脑上，按照分类方案，建好数码照片分类库，一 般按照“保管期限—年度—问题”分类法。 第二步：归档前将六要素准确注明，其中主要人物要特别指明所处 的位置，数码照片一般是成组出现，这时候要增加总说明和包含的照片 张数等。著录完毕后，拷贝到相应目录下。 第三步：将数码照片定期拷贝、刻录到光盘上，至少一式两份，一 份封存保管，一份供查阅利用。重要人物、重要活动、重要数据等，必 要时一式三份，其中存两份保存，并及时输出成品照片。 第四步：装入光盘盒，包装盒上应贴上数码照片档案登记卡（归档 单位、载体编号、题名、密级、保管期限、软硬件环境、文字处理平台 等），建立机读目录，目录（括照片编号、内容、张数、作者，成组照 片注明包含张数的编号）。 第五步：将光盘存入防磁柜中。注意：保管期限我们一般都作为长 期以上存放。
照片档案目录的编制
案卷目录：照片的保管单位为卷，案卷题名要概 括整卷的内容。
卷内目录：即每一组或每张照片的拟制说明。可 以参考文书案卷和卷内目录的编写。
全宗卷 整 理规范
日照市档案局
一、相关概念
·全宗 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联
系的档案整体。即一个机关（单位）的全部档案。 ·全宗卷
2015年
2016年
……
第
第
号
• 照片的编号。照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符 代码
• 全宗号—保管期限代码—册号—张号
全宗号—保管期限代码—册号—张号的模式
D024 . Y . 3 . 1张号（第三册的第一张）
册号（第三册照片档案） 保管期限 全宗号
拟制照片说明
．反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档 案。
．反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作 所形成的档案。
．具有重要历史价值和地方特色的档案。 . 涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。 ．馆藏年代久远和特殊载体的档案。
d. 检索查阅注意事项
1) 检索注意事项 . 可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称； . 机读目录、手工检索工具条目的数量； . 纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数 比例的情况； . 纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的 情况； . 非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比 例的情况。 2) 查阅注意事项 . 档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况； . 档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保 管的情况。 . 档案的利用价值以及鉴定的情况； . 划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量； . 档案内容向社会开放的情况； . 本全宗指南完成时间和编制者的情况； . 其它有关问题的说明。
（一）全宗介绍类 全宗指南（全宗介绍）、组织机构沿革、大
事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
（二）档案收集类 档案接收和征集工作的办法、标准，档案
（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案 历史转移过程说明材料等。
（三）档案整理类 文件材料分类方案、保管期限和归档范围的
规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结 等。
2、全宗卷中收集的文件材料,包括凭 据、清册、报表，应做到齐全、完整、真实， 力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
3、全宗卷的整理应做到分类合理、 方法科学、格式规范。
三、全宗卷的主要内容(共九项）
（一）全宗介绍类 （二）档案收集类 （三）档案整理类 （四）档案鉴定类 （五）档案保管类 （六）档案统计类 （七）档案利用类 （八）新技术应用类 （九）综合全宗卷
在管理全宗档案的过程中形成的能够说明全宗历史 情况的各种文件材料所集中组成的专门案卷。它是档案 管理活动中形成的“档案”，详细和全面记载了立档单 位和全宗历史变化情况，集中了每个全宗在管理过程中 所形成的一系列重要的原始记录性文字材料，是管理全 宗的“档案”，是档案的“档案”。全宗卷管理情况， 也是一个单位档案管理水平的重要印证。
贰、照 片 档 案 的 现 状
照片档案工作存在的问题：
1、分散保存
核心 关键
2、照片档案的整理方法不一
3、照片档案保存不完整
4、照片档案装具不统一
照片档案
叁、照 片 档 案 的 整 理
照片档案的积累与收集
首先，明确档案照片的具体形式：常规照片和数码照片 常规照片：以感光材料为载体，以影像为保存方式的有保存价值 的历史记录。一般包括底片、照片和说明三部分。 数码照片是指用扫描仪、数码相机、数码摄像机等设备获得的， 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、 处理，并可在互联网上传送的静态图像文件。数码照片档案由数码照 片和文字说明两部分组成。
成品照片的整理
整理流程：
收集—挑选照片—分类—排列—编号—拟写说明—张贴— 著录—打印目录—贴侧标签
a 主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加 修饰剪裁等特点。 b 有选择性的归档，对反映同一内容的若干张照片，应选 择其主要照片归档。 c 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。
3. 某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。 4. 记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的 照片档案。
5. 反映某地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。 6. 与其他载体档案有密切联系的照片档案。 7. 其他具有保存价值的照片档案。 各单位可以参考国家标准，确定本单位的有保存价值的归档照片。
2）全宗管理机构和全宗档案数量； 3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数 量。 ※个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、
生卒年月日、籍贯、职务、职称和个人主要经历、业 绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档案收集、征集、 接收、移交、寄存数量。