采购合同流程范文
采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动小编整理了采购合同流程仅供参考
一、目的
为了进一步加强公司制度管理健全企业采购管理制度监督和控制不必要的开支保证采购工作的正常化、规范化特制定此制度
二、工作程序
(一)采购原则
1.采购是一项重要、严肃的工作各级管理人员和采购经办人必须高度重视
2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则并综合考虑“质量、价格”的竞争择优选取
3.一般日常办公用品及其它消耗用品由总务后勤人员负责采购;
4.物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈
(二)采购申请
1.采购之前采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”
2.紧急采购时由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样以便及时处理
3.若撤销采购应立即通知总务后勤人员或采购部人员以免造成不必要的损失
(三)采购流程
1.采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额
2.各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核报总经理审批后方能进行采购
3.采购物料定单必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务
(四)采购经办人职责
1.建立供应商资料与价格记录
2.做好采内参市场行情的经常性调查
3.询价、比价、议价及定购作业
4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制
5.做好平时的采购记录及对帐工作
(五)采购方式
1.集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买
2.长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格
3.每年第一个月重新审定上年度供应商与供应商洽谈需两人以上进行并对供应商评审且作出相关评审记录
(六)采购实施
1.“物品申请表”批准签字且到财务部备案后办理借支采购金
额或通知财务办进汇款手续
2.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单
并以电话或传真确定交货日期或到市场采购
3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后才能办
理入仓手续
(七)采购付款方式
1.物品采购无论金额多少一律由经办人签字财务经理审核总经
理核准签字后方可报销
2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票
(八)采购经办人行为规范
1.采购人员应本着质优价廉的基本原则经过多方询价、议价、
比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”
2.采购经办人应尽职尽责不能接受供应商任何形式的馈赠、回
扣或贿赂;若因严重失职或违反原则作出不适当行为者给予辞退情节
严重者提交公安机关处理
三、附则
1.各部门需要采购时凡是没有按上述审批手续审批和流程采购
的财务部将拒绝付款
四、本制度经总经理核准后实施
五、附生产物料采购流程图
一总则
为加强采购工作的管理提高采购工作的效率制定本制度所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作
二采购部人员职责及管理制度
1.热爱本职工作勤于学习新技术了解新产品注意市场信息的积累
2.廉洁奉公不徇私舞弊不违法乱纪勤俭节约讲究职业道德
3.负责公司生产所需材料的采购工作
4.负责供应商的开发、管理及维护工作
5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度
6.大项材料必须做招标工作其他材料询价必须三家供应商以上参与
7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况早知道早处理
8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款
9.做到每周一小结每月一总结每年一审核
10.完成领导交办的其他工作
采购部作为一个职能部门在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任采购工作的好坏直接影响了工程的质量、工期、成本建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率较低成本最有效的方法在项目实施的过程中采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作每个部门之间的联系需要一个标
准来规划来提升工作效率减少工作失误为项目的顺利实施做出各自
的贡献
1.在项目的初始运作阶段采购部根据项目部、投标部的具体要
求配合进行投标的材料报价以更好的达到在以后的生产中控制成本
的目的更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现
2.项目正式运作后采购部应该在第一时间开始进行所需材料的
采购准备工作生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求
对采购部下达《材料申购单》(附表1)此单由申请人填写生产或者项目负责人签字后生效一试三份一份申请人留存一份发往采购部一份
发往工厂或者生产基地
3.采购部接到《材料申购单》后根据所需材料的规格质量要求
数量生产地址等实际情况向公司已经确定的合格供应商中的3家—5
家发出《材料询价单》(附表2)供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字盖公章后回传签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一需妥善保存采购部根据几家供应商的
对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货向其发出《材料订购单》(附表3)同时向收货的工厂或者生产基地发送传真件通知其准备收货 4.供应商根据《材料订购单》安排生产运输各项具体要求以与
我司签订的供货合同为准随货携带各种合格证和材质证明书
5.工厂和生产基地在所需材料到场后应由专人负责材料的质量、数量检查检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料申购单》和《材