信息资源管理与知识管理关系初探秦铁辉,徐 成(北京大学信息管理系,北京100871)摘 要:文章讨论了信息资源管理与知识管理的产生时间、内涵与背景的异同,分析了两者的历史联系,指出了它们是人类解决信息问题的不同思路和实现方式。
关键词:信息资源管理;知识管理;关系中图分类号:G203 文献标识码:A 文章编号:1007-7634(2005)12-1765-06Probe into Relationship between Information ResourceManagement and Knowledge ManagementQIN Tie -hui ,XU Cheng(Department o f In f o rmation Management ,Peking University ,Beijing 100871,China )Abstract :Beginning with the differences and similarities of background and content of information resourcemana gement and knowledge management,this paper analyzes the historical inherence of the two concepts,and points out that they have different thoughts and ways of realization to settle the information problem.Key words :information resource management (IRM);knowledge management (KM);relationship 收稿日期:2005-08-24基金项目:国家社会科学基金资助项目(03BTQ008)作者简介:秦铁辉(1942-),男,湖南长沙人,北京大学信息管理系教授,博士生导师;徐 成(1981-),女,江苏盐城人,北京大学信息管理系硕士生./信息资源0与/知识0都不是新鲜的词汇,它们伴随人类社会的产生和发展绵延至今。
历史学家认为:/知识的积累从几千年前知识产生之时就是人类社会发展的基础0[1]。
相对于这两个概念的悠长历史,/信息资源管理0与/知识管理0却是直到20世纪后半期才逐渐被人们所关注。
本文对/信息资源管理0和/知识管理0的相关问题进行了一些粗浅的探讨,期望在比较全面地认识这两种信息管理方式的基础上,唤起人们进一步研究和实施知识管理的兴趣。
1 信息资源管理与知识管理约翰#奈斯比特(John Naisbitt)曾经说:/我们沉溺在信息的海洋中,却急切地渴望知识。
0正是在这样的背景下,信息资源管理与知识管理先后被提出来,人们希望借助它们解决/信息过量,知识奇缺0的问题。
111 信息资源管理与知识管理的产生时间和内涵信息资源管理(Information Resource Mana ge -ment,IRM)理论出现于20世纪70年代末、80年代初的美国。
/信息资源管理0这个专有名词作为篇名最早见于5信息管理者6(Information Manager)1979年3-4月号所刊登的5信息资源管理6一文。
霍顿(F #W #Horton)和马钱德(D #A #Marchand)等人是美国信息资源管理学家,也是I RM 理论的奠第23卷第12期2005年12月情 报 科 学Vol.23,No.12December,2005基人、最有权威的研究者和实践者。
尽管信息资源管理理论的提出至今已经26年,研究者们在对其确切含义的理解上仍然各执已见, /持-管理哲学说.有之,持-系统方法说.有之,持-管理过程说.有之,持-管理活动说.亦有之。
0[2]这些观点既从某个侧面概括了信息资源管理的内在本质,但同时又都可能存在一些不够全面之处。
我们认为,追求给/信息资源管理0下一个唯一的完美的定义并没有太大的现实意义。
因为不同的人从不同的视角,依据不同的目的对IRM可能有不同的理解。
不过,综合不同学派的观点,可以看出IRM大致包含了以下5个要素。
其一,实施信息资源管理的目的在于有效地利用信息资源,提高组织效力。
其二,信息资源管理以现代信息技术作为手段。
其三,IRM包含一系列行动要素,是对信息资源进行计划、组织、指挥、控制和协调的过程。
其四,IRM融合了多种人类信息活动的形式,如霍顿指出:/信息资源管理融合了诸如管理信息系统、记录管理、自动数据处理、电子通讯网络等不同的信息技术和学科0。
其五,IRM属于人类管理活动或行为的一种,是管理思想发展的一个阶段。
通过这5个要素,我们能够获得对/信息资源管理0这一概念相对完整的理解。
正当/信息资源管理0方兴未艾之时,管理领域又出现了/知识管理0(Knowledge Manage ment, KM)这一提法,并且很快吸引了众多研究者的目光。
/知识管理0一词来自彼得#德鲁克(Peter Druker)1988年的一段话。
他认为/知识管理是一个过程,个人通过这一过程学习新知识和获得新经验,并将这些新知识和新经验表达出来,进行共享,以用来促进、培养、增强个人的知识和机构组织的价值。
0[3]早在20世纪80年代中期,激烈的竞争环境迫使个人和组织开始逐渐意识到知识的重要性。
国外在1986-1989年之间陆续发表了大量探讨如何管理知识的文章,学术研究、企业尝试以及相关会议也纷纷展开[4]。
1989年的一项调查显示,财富50强的CE O们有很多人都认为,知识是企业成功和所有行动的基础要素。
关于知识管理的概念有许多不同的提法,至今还没有一个被普遍接受的定义。
有人认为简单地理解,/知识管理就是通过必要的方式来排除大部分不属于知识资源的信息0[5]。
也有学者将知识管理视作类似信息资源管理的一个过程,如知识管理是/帮助企业发现、选择、组织、传播和转移重要信息和专家知识的过程0[6]。
卡尔#维格(Karl M#W-i ig)1993年提出,知识管理通过管理企业的能够提高其行为绩效的知识,使得企业更加/智慧地行动0。
还有很多对知识管理的不同提法,在此不一一赘述。
卡尔#维格在5知识管理:介绍和前景6一文中,把知识管理划分为三种类型:第一,应用技术手段管理显性知识。
这种观点主要关注如何从个人身上获取知识,重视对计算机知识库、知识系统和信息网络的利用。
第二,关注对/智力资产0(intellectual capital)管理,主要包括组织的结构资产和人力资产。
第三,更广泛地关注影响企业的生存能力和成功的所有相关知识,除包括前述两者之外,还有其他一些与知识相关的企业实践和行动。
上述三种理解,对知识管理做了一个比较全面的阐释和总结。
112信息资源管理和知识管理的产生背景对于信息资源管理和知识管理究竟起源于何时,以及它们分别经历了怎样的发展阶段,学术界目前还没有一个统一的认识。
美国信息资源管理专家提出了一些关于信息资源管理发展阶段的模型,其中比较有代表性的有马钱德和霍顿/5阶段模型0,马钱德和克雷斯莱因(J#C#Kresslein)的/4阶段模型0等。
以马钱德和克雷斯莱因的/4阶段模型0为例:第一阶段(19世纪末-20世纪50年代末期)信息的物理控制第二阶段(60年代)70年代中期)自动化技术的管理第三阶段(70年代中期)80年代)信息资源管理第四阶段(90年代)知识管理这个模型与其他反映IRM发展阶段的模型一样,考察了信息技术在政府和企业的信息管理部门中的应用,都以信息技术发展作为划分阶段的依据。
按照该模型的描述,知识管理是随着信息资源管理而发展起来的一脉相承的信息管理阶段。
1766情报科学23卷信息资源早已有之,信息资源管理之所以直到20世纪中期才出现,主要因为人类的认识需要随客观条件的充分发展而逐步累积,当信息资源的总量达到某个临界点时,人们才会意识到要将信息资源作为一种资源来进行管理。
除了信息资源本身量的累积之外,还有两个重要的条件促使信息资源管理的诞生:一是信息技术的发展;二是政府部门的文书管理工作和工商业的企业管理实践。
于是,随着1980年美国5文书削减法6的公布,信息资源管理作为一种新的管理理论正式形成了。
关于知识管理的缘起,狄玛提亚(DiMattia)和奥德(Oder)1997年提出,主要得力于/两个最根本的转变:减小规模和信息技术的发展0[7]。
/减小规模0是对20世纪80年代精简机构和大规模裁员的一种形象概括。
随着企业规模的缩小、员工的大量流失,企业发现节约开支的同时,员工也带走了他们多年积累的经验,给企业造成了较大打击。
从这个教训中吸取经验以后,很多企业纷纷开始实施/知识管理0,一方面期望借此保留员工的知识和经验,为企业日后的发展做好铺垫;另一方面也希望捕捉员工的隐性知识,共享到整个企业中来。
所谓/信息技术的发展0主要包含两层意思:一是信息资源爆炸性增长,人们面临信息过载的压力,不得不寻求一种能够快速找到对解决问题有用知识的方案;二是信息技术本身的加速增长,为知识的流通和共享提供了更加便利的技术条件。
正是上述两个/根本转变0,使得知识管理在20世纪90年代兴起,并逐步取代了信息资源管理在企业中的地位。
2信息资源管理与知识管理的不同解决方案信息资源管理理论与知识管理理论的相继诞生,在人类的管理思想史上,以及人类解决信息问题的历史上,都是非常重要的里程碑。
下面将探讨两种管理理论如何解决企业面临的日益严峻的信息问题。
211解决问题的思路和策略信息资源管理专家霍顿认为,信息资源管理属于资源管理,是把资源管理的概念拓展到对数据、信息和知识的管理上的结果。
之所以需要信息资源管理,一方面是由于信息管理阶段纯粹的技术手段不能实现对信息的有效控制和利用;另一方面,信息已经成为组织发展的重要资源,迫切需要从经济角度对信息资源进行优化配置和管理。
当企业把信息作为一种重要资源来对待时,必然会考虑资源的配置问题。
如何合理配置信息资源,发挥信息资源的最大效用,为企业带来经济效益,是企业关心的核心问题,也是对信息资源进行管理的基本要求。
信息资源的配置是指对信息资源在时间、空间和数量三个方面的有效配置,其目的是为了实现信息资源的共享。
可以认为,信息资源管理是从经济视角出发,利用资源配置的手段来管理信息资源,藉此解决/信息过载0和/信息饥渴0的矛盾。
与上面所讨论的信息资源管理解决信息问题的思路不同,知识管理更多地关注从人的身上获取和挖掘知识,并促进知识在组织内的共享和应用。
把人的因素纳入到信息管理的范畴来思考,是知识管理与信息资源管理解决信息问题的一个突出的区别。