合同管理业务流程

一、业务流程范围

（一）所涉及的业务范围

合同的签订、审批、履行、变更（解除）及合同文本管理。

（二）所涉及的部门范围

省实业公司：省实业公司本部综合办公室及相关部门；

子（分）公司：综合办公室及相关部门。

二、目标

确保合同遵循所有相关适用的法律规范，减少法律风险。

三、风险

业务经营活动未遵循相关适用的法律规范，导致法律诉讼、公司资产损失或名誉损害。

四、流程概述

1、合同审批

法人可以自己的名义对外签订合同，部门和分公司不得以自己的名义对外签订合同。部门或分公司确需以自己的名义对外签订合同必须获得法定代表人的授权委托书。

合同承办部门负责审查对方当事人的主体资格和资信情况并收集相关资料，初步判断是否属于关联交易，并在合同审批表上注明。

合同由承办部门对技术、业务等进行审查并在合同审批表上签名，财务部对财务、税收等进行审查并在合同审批表上签字，综合管理部门对合同的合法性、有效性和规范性进行审查并在合同审批表上签名。按权限列表进行审批。

2、合同签署

根据公司合同及授权管理制度，合同由企业法定代表人签订，也可以由企业法定代表人书面委托的企业有关人员签订。代理企业法定代表人签订合同的，签约人持公司法定代表人签发并加盖企业公章的授权委托书，并在授权的范围内签订合同。

分公司在授权范围内，由公司主要负责人或授权其他相关人员签订合同；超出授权范围的合同，经专项授权（临时授权），由公司总经理或授权其他相关人员签订，企业管理部按照授权（包括授权范围、权限、期限等）出具《公司授权委托书》。

签署合同后，合同经办人将合同文本送交综合管理部门，合同管理经办人员在合同上加盖公司合同专用章（非法人分支机构中没有合同专用章的，加盖公章）并做好相应的盖章登记。

3、合同的登记与保管

合同双方签署盖章完毕后，合同经办人将合同文本原件一份报送综合管理部部门统一编号。在合同文本上注明或通过编号方式区分关联交易和非关联交易。

综合管理部门经办人员对合同进行登记、建立合同统计资料，每年定期将履行完备的合同文本送档案室归档。

合同承办部门负责全面完整保存合同文本以及履行期间的所有相关文件资料，对合同进行登记、建立合同统计资料，每年定期将履行完毕的合同文本以及相关文件资料送档案室归档。

4、合同专用章或公章管理

合同专用章或公章由综合管理部门专人负责保存、管理和使用登记，并限制不相关人员的接触。

5、合同履行

必须在签定正式的合同后，才能实际履行合同。关联方签订框架

协议后，分次履行的，应取得委托方的书面委托书。

合同履行中如发生纠纷，先由合同承办部门与对方当事人协商解决，必要时可向综合管理部门寻求咨询；协商或调解不能达成一致的，可由综合管理部门牵头依法律规定或合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。

6、合同报表

合同承办部门按月编制合同报表，报告当月新增合同和履行完毕的合同，由综合管理部门审核、汇总，综合管理部门负责人审核，送分管总经理审阅签字后送财务部。

按月向省公司报送当月新增合同和履行完毕的合同。

五、控制点与监督检查方法

六、备查文件

省电信实业公司合同管理办法