建设合同管理系统实现合同全生命周期管理

发表时间：2019-01-17T10:22:58.830Z 来源：《电力设备》2018年第26期作者：聂政国

[导读] 摘要：合同管理系统合同管理系统建设项目建设目标主要是针对资源分散、信息孤立、效率偏低等问题提出的重要解决方案，建设项目涵盖了所有业务的合同，实现了合同的全生命周期管理，满足了各级职能部门及领导对合同的监管需求，并且建立了合同预警机制，通过上级合同管理系统建设的交互功能，实现了点对点报送，建立了合同传递的便捷通道，减少了因信息交互带来的不必要的负荷，减轻了合同管理人员的工作负担，实现了合同归档管理，

(山西大唐国际临汾热电有限责任公司山西临汾 041000)

摘要：合同管理系统合同管理系统建设项目建设目标主要是针对资源分散、信息孤立、效率偏低等问题提出的重要解决方案，建设项目涵盖了所有业务的合同，实现了合同的全生命周期管理，满足了各级职能部门及领导对合同的监管需求，并且建立了合同预警机制，通过上级合同管理系统建设的交互功能，实现了点对点报送，建立了合同传递的便捷通道，减少了因信息交互带来的不必要的负荷，减轻了合同管理人员的工作负担，实现了合同归档管理，方便了合同查阅。

【关键词】：合同系统；全生命周期管理；管理提升

1.建立企业合同管理系统的必要性

公司自2011年正式投入生产运营后，工程、物资、燃料、服务等各类合同日渐增多，虽然公司合同管理的统一归口管理部门为计划营销部，但实际工作中物资、燃料、计划三个部门分别负责签订、管理不同的合同，物资部负责物资、设备类的采购与合同签订，燃料部负责燃料的采购与合同签订，计划营销部负责工程、服务、销售类项目的采购与合同签订，各部门均按照自己的工作习惯编制excel合同台账，确定合同编码，合同办理人手持审批单到处找相关部负责人进行合同会签，存在标准执行混乱，效率低下，资源分散，信息孤立，容易出错，监管乏力，合同人员工作负担大等等问题，手工管理结合电子表格来进行合同管理已无法适应企业管理提升的需要。

建立企业合同管理系统，可以使企业合同管理规范化，提高工作效率，控制风险，为企业决策提供参考信息，通过对合同的管理，达到合同执行和完成过程的全面信息管理。

2.合同管理系统的主要内容

合同管理系统是一个管理中心，通过充分发挥信息化便捷、高效、规范的优势，建设覆盖**热电各业务部门的合同管理系统，把过程监管贯穿整个合同管理的全生命周期，实现对关键业务、关键节点、关键岗位的刚性控制，保障合同的合法性、合规性、专业性、完整性，并实现同上级公司合同系统的交互，保证合同流程上下贯穿，满足上级公司的监管要求。

主要内容：

2.1覆盖全业务：覆盖物资、燃料、工程、服务、销售等全部业务。

2.2全生命周期管理：为保障合同管理的完整性，建立合同的起草、审批、执行、验收、付款等环节的全生命周期管理。

2.3监控全覆盖：实现对公司内部所有合同的监控，包括合同金额、流程等信息。

2.4合同预警：建立完善的预警机制，保障重大合同与涉及关联交易的合同能及时预警，及时通过合同系统自动上报，并且保证对于金额较大、流程异常的合同系统能够预警提醒。

2.5数据交互：依据上级公司建立与实施内部控制的全面性原则，通过合同系统的建设，实现合同上下级数据的交互。

3.合同管理系统的建设原则

3.1规范化原则，规范是规划与平台建设的核心要求，合同管理系统以国资委、集团公司标准为原则，遵从信息资源规律，规范开展项目建设。

3.2安全性原则，本项目涉及**公司的核心数据，因此安全性、保密性是首位，必须要防范恶意攻击、数据泄漏、数据丢失等问题。

3.3实用性原则，定制的开发环境支持不同技术层次使用者的需求，简单易用，，满足不同业务部门的需求。

3.4平台化原则，以平台化技术提供信息资源各种服务手段，使项目可维护可扩展。在每个环节中体现，包括数据传输、展示等各种应用，使信息资源应用具有可持续扩展性能。

3.5经济性原则，低成本原则，在满足基本需求的情况下，尽量降低成本。

3.6其他原则，可扩展性，易用性，易维护原则。

4.合同管理系统的建设方案

合同管理系统采用B/S（浏览器/服务器）结构，面向INTERNET/INTERANET,完全基于Web、中间件和大型数据库的N层体系结构，由浏览器-WEB服务器-应用服务器-数据服务器组成，系统支持多组织构架。

功能框架要点说明：

4.1合同数据源：合同数据源包含所有业务产生的合同文本，包括CCS（基建管理信息系统）中的合同，D7i系统（物资管理系统）中的合同，燃料管理系统中的合同，手工创建的合同等。为统一管理，更好的监控预警，所有的合同文本必须在合同管理系统里执行审批流程。

4.2合同管理：合同管理包括了合同起草、审核、用印审批、验收管理、付款审批、付款通知单的创建后自动将付款信息传送至财务系统中。

5.合同管理系统的功能结构

5.1系统首页，用户登录系统后进入首页，首页包含了所有待处理的信息，以及日常使用的帮助文件。包括：

5.1.1待办事项：要求用户处理的待办事项，包括合同证照审批。

5.1.2业务流程：包含了合同管理涉及的一些常用流程。

5.1.3常用文件包含了合同管理方面的管理办法等文件。

5.1.4常见问题：常见问题的答疑。

5.2合同审批

合同管理作为企业管理的重要工作，旨在将合同信息管理与流程的审批信息化，减少合同管理人员的工作量，为合同提供全生命周期

管理，实现合同从拟定到终止的整个生命周期的信息化管理，提高合同管理的效率。包括：新建、修改、删除、会签、查询、导出等功能。

5.3用印审批

合同用印包含在合同审批流程中，为系统自动设定合同审批后自动进入用印审批。

5.4验收管理

用于维护合同管理相关的验收信息，上传与合同相关的验收文档及去年情况说明，形成最终的完整的合同信息。

5.5付款管理

此模块包含了合同签订后的履行情况，对应合同是否验收、是否付款（付款几次、时间、金额）。验收需要的审批流程，验收通过后的付款流程。

5.6合同统计

合同统计包含了合同数量统计、合同金额统计。

合同数量统计：用户可根据合同时间，查询各部门业务类别合同数量，也可查询各部门合同金额总量。

5.7机构管理

包含公司机构的增加、删除、修改、查询、排序等功能。

5.8人员管理

公司所有员工的信息维护，包含人员的增加、删除、修改、查询、排序等功能。

5.9角色管理

角色包括系统管理员、公司授权申请等角色的维护，包括、删除、修改、查询、排序等功能。

5.10供应商管理

包括系统供应商的新建、删除、修改、查询、排序等功能。

5.11文件管理

包括系统相关文件的新建、删除、修改、查询、排序等功能。

5.12合同类型管理

包括合同类型的新建、修改、查询、排序等功能。

5.13统一的合同编码规则

为保证数据上下交互通畅以及监控要求，对合同系统建立统一的编码规则，合同编码共有13位字母加数字组成，其中第一段是单位编码，第二段是编码编码，第三段是合同年份，第四段是自然顺序的数字，例如总经部合同的编码为:LFRD-ZJ(2018)001。

6.合同管理系统的安全保障体系

合同管理系统中涉及公司的核心数据，是一个对安全要求很高的系统，需要一个科学合理的保障体系，确保安全性和保密性。

6.1网络平台安全

对于网络平台安全设计，主要考虑操作系统、防病毒、防黑客攻击等方面安全问题，采取了防火墙、网络扫描、实时监控预警等技术手段来实现。

6.2数据安全

数据系统安全设计从数据访问、数据传输和数据备份与恢复三方面考虑。

6.2.1数据访问安全采用两种策略，一种是安全级别和安全控制策略，即“事先机制”，通过系统权限、数据权限、角色权限管理建立数据库系统的权限控制机制；另一种是“事后机制”，通过安全审计记录和日志，跟踪用户对数据库的操作，防止否认对数据库的安全责任。

6.2.2数据传输安全，通过大唐集团公司的内部网络保证数据传输的安全性。

6.2.3数据存储安全，数据备份与恢复是保障数据系统安全的必要手段，通过公司虚拟服务器系统实现数据的统一存储备份，确保数据存储安全。

7.合同管理系统的意义

合同管理系统涵盖了物资、燃料、工程、服务、销售等所有业务的合同，实现了合同全生命周期管理，满足了各级职能部门及领导对合同的监管需求，建立了合同预警机制，通过与上级合同管理系统建设的交互功能，实现了点对点报送，建立了合同传递的便捷通道，提高了工作效率和质量，明晰权责，减轻了合同管理人员的负担，方便了合同的查阅检索，实现了资源共享。

参考文献：

1.朱幼岚；工程项目合同策划和前期合同管理[J];广东建材;2007年03期

2.刘光忱；论加强建设工程合同管理[J];工业技术经济;2006年09期

3.黄敏;材料境外采购的风险及其对冲[J];国际经济合作;2003年04期