人事管理制度
员工劳动合同管理制度
发布日期：2014－5－15 实施日期：2014－5－15
员工劳动合同管理制度
第一章总则
一、目的
为加强公司的劳动合同管理，维护公司和员工的合法权益，构建和谐稳定的劳动关系，进一步增强员工的归属感及凝聚力，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等法律法规，并结合公司的实际情况，制定本制度。
二、适用范围
1、依法及（以下简称公司）签订劳动合同，形成劳动关系的员工，适用本制度。
2、实习人员等部分非劳动用工关系人员的劳务合同参照本制度执行。
三、职责
1、办公室依法负责本制度的制订、修订、解释工作。
2、公司职工代表大会依法对本制度进行讨论、通过。
3、各部门依照本制度规定实施劳动合同管理，履行各自应有的职责。
第二章管理规定
一、劳动合同的订立及续签规定
1、凡进入公司工作的劳动者，公司依法及之签订劳动合同。
2、劳动者签订劳动合同须年满16周岁，且具备履行劳动合同义务的行为能力。
3、签订劳动合同前，公司应严格审核劳动者的各项资格条件，包括法定年龄、身体状况、精神状态等。不得录用16周岁以下的劳动者，如录用16—18周岁的未成年劳动者，不得安排从事繁重体力劳动岗位或危险性岗位，并应当对其定期进行健康检查。劳动者应如实说明本人的真实情况。
4、不得扣押劳动者的身份证、学历证书、职业资格证书等各种证件，不得要求劳动者提供担保或收取财物，不得变相收取财物。
5、除及应届大中专毕业生签订劳动合同外，签订劳动合同前应要求劳动者提供及原工作单位解除或终止劳动合同的证明。如无法提供，则要求其书面说明自身劳动合同签订情况（附件1）。不得录用及其他用人单位保持劳动关系的劳动者。
6、自确定录用之日公司应向劳动者发放《签订劳动合同通知书》（附件2）和《录用通知书》并要求劳动者签字确认，劳动者应按《签订劳动合同通知书》规定的时间、地点和要求亲自签订劳动合同。公司及劳动者均有义务要求对方最迟在用工之日起一个月内完成劳动合同签订工作。
7、签订劳动合同时，公司须将录用条件（附件3）以书面形式告知劳动者并要求其签字确认，作为劳动合同的附件。录用条件应客观具体、可操作性强。
8、劳动合同应由劳动者本人亲自签订，不宜采用通过邮件发放或由劳动者带回签名后再上交等易导致他人代签的做法。严禁任何人替劳动者代为签订劳动合同。
9、签订劳动合同须在劳动合同管理人员的监督下进行。劳动合同管理人员须仔细审核填写完毕的劳动合同文本，包括起止时间、试用期、劳动报酬、工作地点、员工签名、签约日期等信息。一旦有误，须重新签订。
10、劳动合同文本应交付劳动者本人一份，公司留存一份。公司应制作劳动合同文本发放签收表并要求劳动者亲自签名确认，严禁代签。同时妥善保存劳动合同文本以备有关部门检查。
11、劳动合同期限首签一般为三年，也可及劳动者协商后确定劳动合同期限，如果超过三年应报公司审批。劳动合同可约定试用期，具体期限可参照《劳动合同法》第十九条的规定。同一用人单位及同一个劳动者签订劳动合同只能约定一次试用期。
12、试用期满前十五日，公司应依据录用条件组织试用期考核，填写《试用期考核表》（附件4）并按《业务程序》规定进行操作。
13、公司及员工签订两次固定期限劳动合同后或员工在公司连续工作满十年，续签劳动合同时，除员工提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。
14、公司应在员工劳动合同期满前四十五天内组织续签劳动合同的考核工作，由员工本人及其所在部门填写《续签劳动合同考评表》（附件5），所在部门需填写《续签劳动合同考评汇总表》（附件6），并按《业务程序》规定进行操作。及其续签劳动合同的，应提前三十日向员工发放《续签劳动合同通知书》（附件7），并在劳动合同期满前十日内完成劳动合同续签工作。
二、劳动合同的履行及变更规定
1、公司及员工应当按照劳动合同的约定，全面履行各自的义务。
2、公司及员工协商一致后可以变更劳动合同的有关条款。除国家法律允许外，任何一方不得单方变更劳动合同。变更劳动合同应采取书面形式（附件8），双方各执一份。变更部分条款的劳动合同，未作变更的条款仍然有效。
3、公司变更名称、法定代表人、主要负责人或者投资人等事项，不影响劳动合同的履行。公司发生合并或者分立等情况，原劳动合同继续有效，劳动合同由承继其权利和义务的公司继续履行。
4、在劳动合同期限内发生劳动合同变更情形的，公司应及时及员工办理劳动合同变更手续。员工工作岗位调动时，公司发出的调动通知书或调令经员工签字确认后，（岗位变动表）可以作为劳动合同变更的依据。
三、劳动合同的解除和终止规定
1、公司及员工协商一致，可以解除劳动合同。
2、公司根据《劳动合同法》第三十九条规定单方解除劳动合同的，可立即发出《解除劳动合同通知书》（附件9）。被解除劳动合同的员工应在《解除劳动合同通知书》规定期限内办理工作交接及离职手续。
3、公司根据《劳动合同法》第四十条规定单方解除劳动合同的，应提前三十日发出《解除劳动合同通知书》通知员工或者额外支付员工一个月工资后解除劳动合同。
提前三十日书面通知员工解除劳动合同的，应将《解除劳动合同通知书》送达员工本人签收，或将《解除劳动合同通知书》以EMS快递方式邮寄至员工在劳动合同上填写的送达地址，且在EMS上的“内件品名”中标注“解除劳动合同通知书”。被解除劳动合同的员工，应在《解除劳动合同通知书》送达后二十日内办理工作交接及离职手续。
额外支付员工一个月工资解除劳动合同的，可立即将《解除劳动合同通知书》送达员工本人签收，员工应在《解除劳动合同通知书》规定期限内办理工作交接及离职手续。
4、公司及员工解除劳动合同的，须做好被解约员工相关违纪、失职、欺诈、犯罪、双重劳动关系、考核不合格、培训换岗、病假证明等证据的收集工作，并妥善保存。
5、公司依照有关规定单方解除劳动合同，应当事先将解除劳动合同理由通知工会，并由工会签字后存档。工会有异议的，可以提出。公司应当研究工会意见，并将处理结果书面通知工会。
6、员工依据《劳动合同法》第三十八条规定解除劳动合同的，应及时书面通知公司，并在三日内办
理工作交接及离职手续。
7、除依据《劳动合同法》第三十八条规定解除劳动合同外，员工应提前三十日（试用期应提前三日）向公司提交《辞职报告》（附件11），可以解除劳动合同，并在劳动合同解除日期前二十天内（试用期两天内）办理工作交接手续和离职手续。
9、劳动合同解除后，公司应向员工出具《解除劳动合同证明》（附件12）。《解除劳动合同证明》应一式两份，一份交付员工，一份由员工签收后公司留存。
10、劳动合同到期并且未续签的，即依法终止，但法律另有规定的除外。公司应提前三十日向员工发放《终止劳动合同通知书》（附件13）并要求员工签收或以EMS形式邮寄送达，员工应在《终止劳动合同通知书》规定期限内办理工作交接和离职手续。劳动合同终止后，公司应向员工出具《终止劳动合同证明》（附件14）。《终止劳动合同证明》应一式两份，一份交付员工，一份由员工签收后公司留存。
11、劳动合同解除或终止后，公司应在十五日内将员工人事档案转移到（当地人事局）员工提供的人事档案转移地址。如员工未及时提供人事档案转移地址的，则转至员工的户口所在地。
第三章业务程序
一、劳动合同管理流程
1、签订劳动合同：由办公室统一组织面试、录用工作，公司审批同意录用后，办公室应在发放《录用通知书》的同时发放《签订劳动合同通知书》并要求员工签字确认。员工应在《签订劳动合同通知书》规定的时间和地点亲自签订劳动合同。
2、信息审核及导入：劳动合同签订完毕，办公室负责审核劳动合同文本填写信息，如有错误，应立即组织重新签订。审核完毕后办理加盖公司公章、合同编号、信息导入EHR系统等事项。合同编号规则为“公司简称＋年份编号＋顺序编号”，如“武汉恒枫饮料08001”。
3、劳动合同文本移交：劳动合同文本有关事项办理完毕后，应在十五日内将劳动合同文本移交员工部门，由部门负责交付员工本人一份，一份公司存档。
4、试用期考核：办公室应在劳动合同试用期满前十五天内组织试用期考核并将考核结果报公司审批。考核不合格的人员按照解除劳动合同的程序办理相关手续。
5、变更劳动合同：员工工作地点、工作内容等有关信息发生变动时，办公室办理劳动合同变更和《劳动合同变更协议》签订手续，并将《劳动合同变更协议》一份交付员工本人，一份存入员工人事档案。
6、解除劳动合同：
（1）员工提出解除劳动合同的，办公室应开具《解除劳动合同证明》。
（2）公司依法立即解除劳动合同的，将《解除劳动合同通知书》交由员工签收。在员工办理离职手续时，开出《解除劳动合同证明》。
除立即解除劳动合同外，办公室提前三十日将《解除劳动合同通知书》交付员工本人并要求其签收。在员工办理完离职手续后，由办公室开出《解除劳动合同证明》。
《解除劳动合同通知书》、《解除劳动合同证明》均一式两份，一份交付员工本人，一份由员工签收后由公司留存。
7、续签劳动合同：续签劳动合同每季度进行一次。办公室须提前四十五天组织劳动合同续签的考核工作，发出续签劳动合同考核通知。各部门应将《续签劳动合同考核表》发至员工本人，并在十日内完成劳动合同续签考核工作，并将《续签劳动合同考核汇总表》报办公室汇总报公司审批。
公司审批同意后，办公室提前三十五日将《续签劳动合同通知书》发至各部门车间，由各部门提前三十日交给员工本人并要求其签收，并在劳动合同期满前十日内完成劳动合同续签工作。
8、终止劳动合同：对公司或员工不同意续签劳动合同的，办公室应提前三十五日发放《终止劳动合同通知书》至员工所在单位，由员工所在部门负责提前三十日将《终止劳动合同通知书》交付员工本人并要求其签收。在员工劳动合同终止时应向员工提供《终止劳动合同证明》。《终止劳动合同证明》一式两份，一份交付员工本人，一份由员工签收后由公司留存。
员工劳动合同解除或终止后，办公室应在十五日内将员工人事档案转出，同时将及员工签订的劳动合同及相关附件资料取出后另行保存（保存期不得少于两年）。
第四章违反本制度的责任
一、员工责任
1、员工在用工之日起一个月内拒不签订劳动合同的，公司有权终止劳动关系；
2、员工在签订劳动合同时提供的各项文件资料如有不实或其他欺诈行为，公司可依法主张劳动合同无效，并有权要求员工赔偿公司因此造成的损失；
3、员工试用期考核被证明“不符合录用条件”，公司可依法解除劳动合同；
4、员工未按照《签订劳动合同通知书》及《续签劳动合同通知书》等有关文件及本制度规定的时间、地点和要求签订或续签劳动合同，视为员工不同意签订或续签劳动合同，录用关系或劳动关系自行终止；
5、员工未按照《解除劳动合同通知书》及《终止劳动合同通知书》等有关文件及本制度规定的时间办理工作交接手续及离职手续，公司有权依据《员工奖惩管理制度》进行处罚；
6、员工不提供人事档案转移地址致使公司无法办理人事档案转移手续的，责任自负；
7、员工代替别人签署劳动合同的，公司有权依据《员工奖惩管理制度》进行处罚；
8、员工有其他违反本制度的行为，公司有权依据相关规定进行处罚。
二、相关部门和管理人员责任
相关部门在劳动合同管理过程中出现以下行为，公司可视情节给予相应处罚；如果相关管理人员有过错的，应追究相应责任并给予处罚：
1、审核不严，招收16周岁以下人员；
2、录用劳动者之日起一个月内未组织签订劳动合同的；
3、扣押劳动合同文本不交付员工本人的；
4、扣押员工身份证件、学历证书、资格证书等证件的，收取押金等财物的；
5、未按照本制度规定的期限制作、送达劳动合同文本、有关通知文件等材料的；
6、丢失劳动合同文本及及劳动合同管理有关的通知、文件的；
7、因劳动合同管理有关事项处理不当导致劳动争议的；
8、违反《劳动法》、《劳动合同法》、本制度以及其他管理制度规定解除或终止劳动合同的。
9、未严格审核应聘者聘用前签订劳动合同签署情况，导致签订双重合同情形的；
10、不审核或审核不严，导致劳动合同文本信息出现错误的；
11、合同信息导入EHR系统错误或未按照规定时间导入EHR系统的；
12、存在其他违反本制度规定行为的。
第五章特殊人员管理规定
一、实习生管理要求
在校生到公司实习的，因其不具备劳动合同主体资格，公司应及其签订《实习协议》（附件18），不得签订劳动合同。
第六章特别说明
一、本制度应按照法定程序制定、修改，并予以公示。
二、本制度若有及今后国家颁布的法律、法规及相关规章制度相违背的，按新的规定执行。
第七章附表/图
附件1：关于劳动合同签订情况的说明
附件2：签订劳动合同通知书
附件3：录用条件
附件4：试用期考核表
附件5：续签劳动合同考评表
附件6：续签劳动合同考评汇总表
附件7：续签劳动合同通知书
附件8：劳动合同变更书
附件9：解除劳动合同通知书
附件10：解除劳动合同申请表
附件11：辞职报告
附件12：解除劳动合同证明
附件13：终止劳动合同通知书
附件14：终止劳动合同证明
附件15：实习协议
附件16：有关解除和终止劳动合同的法律条款
归口管理部门：办公室
制度相关部门：各科室、车间
修订次数：1次
发布日期：2014年5月15日
实施日期：2009年11月10日
关于劳动合同签订情况的说明
（劳动合同甲方全称）：
本人（姓名），（性别），身份证号为，住址为。截至年月日，本人及其他用人单位不存在劳动用工关系，或本人及其他用人单位签订的劳动合同（若有）都已经解除或终止。
本人承诺，以上说明完全真实，如有不实，一切责任自负。
特此说明。
签名：
年月日
签订劳动合同通知书
同志：
根据《劳动合同法》的有关规定，用人单位及劳动者应当订立书面劳动合同。请您务必于接到本通知后十五日内备妥以下材料到（地点）及公司签订书面劳动合同。逾期未签的视为自动放弃，录用关系自行终止。对于劳动者逾期不签订劳动合同的违法行为，一律责任自负。
特此通知。
公司
年月日
附：签订劳动合同需要准备的材料：
1、原单位解除（终止）劳动合同证明（或关于劳动合同签订情况的说明）
2、
3、
4、
《签订劳动合同通知书》签收单
同志：
根据《劳动合同法》的有关规定，用人单位及劳动者应当订立书面劳动合同。请您务必于接到本通知后十五日内备妥以下材料到（地点）及公司签订书面劳动合同。逾期未签的视为自动放弃，录用关系自行终止。对于劳动者逾期不签订劳动合同的违法行为，一律责任自负。
特此通知。
公司
年月日
附：签订劳动合同需要准备的材料：
1、原单位解除（终止）劳动合同证明（或关于劳动合同签订情况的说明）
2、
3、
4、
本人已于月日收到上述《签订劳动合同通知书》。
签收人：年月日
附件3：
本人已清楚知悉上述录用条件，并同意将上述条件作为本人试用期考核的基础条件。
员工签字：
年月日
附件4：新进人员转正申请表
附件5：
续签劳动合同考评表
附件6：
续签劳动合同考评汇总表
附件7：
续签劳动合同通知书
同志：
您及公司签订的劳动合同将于年月日到期。鉴于您及公司双方都同意续签劳动合同，请您在劳动合同期满前十日内到（地点）及公司续签劳动合同，劳动合同期限自年月日至年月日。逾期未签者，视为不同意续签，劳动合同到期后劳动关系自动终止。
特此通知。
公司
年月日
《续签劳动合同通知书》签收单
同志：
您及公司签订的劳动合同将于年月日到期。鉴于您及公司双方都同意续签劳动合同，请您在劳动合同期满前十日内到（地点）及公司续签劳动合同，劳动合同期限自年月日至年月日。逾期未签者，视为不同意续签，劳动合同到期后劳动关系自动终止。
特此通知。
公司
年月日
本人已于月日收到上述《续签劳动合同通知书》。
签收人：
年月日
附件8：
劳动合同变更协议
经甲乙双方协商一致，对本合同做以下变更：
第一条：
第二条：
第三条：
第四条：
第五条：本协议及劳动合同不一致的，以本协议为准。
第六条：本协议自甲、乙双方签署之日起生效。
第七条：本协议一式两份，甲、乙双方各执一份。
甲方（公章）：乙方（签字或盖章）：
法定代表人（主要负责人）
或委托代理人（签字或盖章）：
签字日期：年月日签字日期：年月日
附件9：
解除劳动合同通知书
同志：
因原因，公司决定及你解除劳动合同。请你在接到本通知后天内根据公司规定办理好工作移交和相关离职手续，逾期未办者，公司将依据《奖惩制度》进行处罚。同时请提供档案转移地址。你的劳动合同解除时间为年月日。
你可在劳动合同解除后到（地点）领取《解除劳动合同证明》，公司不另行寄送。
特此通知。
公司
年月日
《解除劳动合同通知书》签收单
同志：
因原因，公司决定及你解除劳动合同。请你在接到本通知后天内根据公司规定办理好工作移交和相关离职手续，逾期未办者，公司将依据《奖惩制度》进行处罚。同时请提供档案转移地址。你的劳动合同解除时间为年月日。
你可在劳动合同解除后到（地点）领取《解除劳动合同证明》，公司不另行寄送。
特此通知。
公司
年月日
本人已于月日收到上述《解除劳动合同通知书》。
本人的档案转移地址为：
本人将自行领取《解除劳动合同证明》。
签收人：
年月日
附件10：
注：上述《辞职报告》适用于在关键岗位，员工离职须提前30天（试用期提前3天）提交。