合同登记管理制度

合同登记管理制度

1.目的

1.1规范合同的登记程序，保证所有合同在执行过程中受控。

1.2规范合同的管理

2.适用范围

2.1适用公司对外签订的一切合同、协议、担保等影响到我公司经济利益、

形象等的所有需要加盖公司合同章、公司章的对外签订的经济合同。

3.职责

3.1每个部门设一名专责合同登记人员，负责本部门所有合同的统计、付款

申请等合同管理工作。

3.2各部门每签订一个合同完善一个合同的登记表的更新。

3.3所有合同均为公司统一编号，签订部门、监审部、办公室、财务部分别

存档，并建立各自合同台帐。

4.实施内容

4.1合同的登记内容

4.1.1合同登记包括序号、合同名称、签订单位（签订合同对方）、联系方式、签订部门、合同金额、已付款、未付款、付款比例、履行情况、备注等内

容。

4.1.2签订部门在合同版本形成后，按部门、时间、序号编号（如：采购部

-2010-1号），并完成所有签订合同的登记，实施合同的履行情况，根据执

行情况及时更新，保证合同登记内同为最新内容。

4.1.3所有合同、协议必须首先经监审部审核后，其它部门方可会签，监审

部负责审核完成合同后,并负责所有合同的登记，并监督所有合同的执行情况。

4.1.4办公司在进行合同编号时在签报和合同上编号并盖章，档案室负责所

有合同的登记。

4.1.5财务部建立公司所有合同的登记，建立合同清册，并实时掌握公司所

有合同的付款情况，预付款情况、欠款欠款情况，掌握第一手合同付款实时信息，根据付款情况及时更新合同登记台帐。

5合同执行过程中因特殊原因无法履行时，应写出书面原因由监审部会签，报公司分管副总、总经理批准，并在合同登记台帐上简要注明原因。

6合同执行完后在合同备注栏内注明合同已履行完成字样。