北京xxx商贸有限公司合同管理制度
第一章总则
第一条为规范北京xxx商贸有限公司（以下简称“公司”）交易行为，维护公司利益，加强公司对经济活动中各类合同的管理，防范与控制合同风险，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规，特制定本制度。
第二条本制度适用的主体系公司（包括分公司）、及公司的全资子公司、公司的控股公司及各门店等法律主体（以下简称“公司单位”）。公司参股公司的合同管理依其各自法人治理结构的相关规定操作。
第三条本制度所称“合同”是指公司、各公司单位就相关业务或交易和其他方达成的明示或默示缔约方权利和义务关系、且经适当签署或批准即具备法律约束力的各种合同书、协议书、订单、备忘录及其补充约定，该等业务或交易包括但不限于：
（一）项目投资，包括但不限于企业新设、收购兼并、改制重组、合并、分立、解散清算、破产、注册资本增减、连锁加盟、工程建设；（二）经营性资产处置，包括但不限于转让、投资、置换、租赁、担保、抵债；
（三）股权或股份处置，包括但不限于转让、投资、置换、担保、抵债；
（四）知识产权处置，包括但不限于企业商标、专利、专有技术、商业秘密等知识产权的转让、许可使用、作价投资、合作；
（五）买卖、购销、加工、租赁等日常经营业务；
（六）资金借贷、各种形式的担保（包括保证、抵押、质押等）；（七）技术合作、服务；
（八）各类委托、咨询；
（九）其他具有经济性质的业务或交易。
第四条劳动人事类合同不适用本制度，具体管理制度由公司人力资源部另行制订。
第五条合同经办部门、经办人员，以及在流转审核、决策过程中知悉合同内容的其他职能部门和人员，应当承担保密责任，未经授权或许可，不得将未公开的合同及其项下业务或交易的任何信息（包括但不限于意向、谈判、进程安排、具体条款等）擅自披露。
第六条各公司单位应当依据本制度制订本单位的合同管理制度，明确合同管理部门，规范合同管理流程。
各公司单位的合同管理范围应涵盖公司单位各职能部门、公司单位的全资子公司、公司单位的控股公司等法律主体。
第二章合同管理职责、体系
第七条公司法务部（暂由行政管理部执行，下同）是公司合同管理的职能部门，根据本制度履行合同管理职责。
第八条公司法务部的合同管理职责为：
（一）审核或起草公司作为签约主体的各类合同，提出修改意见和建议；
（二）审核或起草与合同相关的授权委托书；
（三）依照公司要求，参与重大合同谈判；
（四）协助审核公司单位送审的重大合同；
（五）建立公司合同管理台帐；
（六）协助处理合同纠纷；
（七）其他相关合同事务。
第九条合同经办部门的职责主要包括：
（一）负责合同所涉业务或交易的方案设计；
（二）负责和合同对方当事人进行洽谈；
（三）起草待签合同文本或对对方当事人提供的合同文本进行初审；（四）办理合同流转审核手续；
（五）办理合同签订和履行所需的内外部手续；
（六）按约定履行合同义务，行使合同权利；
（七）协调解决合同签订、履行过程中的问题，配合处理合同纠纷；（八）建立本部门的合同管理台帐和合同履行情况跟踪记录表，并将合同的履行情况及时向合同管理部门反馈；
（九）保管合同及相关资料原件，定期归档；
（十）其他合同事务。
第十条财务部门对合同所涉资金的安排进行审核，并在合同签订后按约定具体负责资金的支付和收取手续。
第十一条质量管理部对相关合同中涉及产品或者新品种是否在公司经营范围内、是否满足经营条件、物流运输中产品质量的条款等事宜出具意见。
第十二条其他相关职能部门视合同性质在各自职责范围内对合同进行审核，并按合同约定配合经办部门履行合同。
第十三条印章管理部门根据相关印章管理制度的规定负责合同签订用印的管理。
第十四条公司签订重大合同时，应当视需要由常年法律顾问或其他具有相应资质的律师参与并要求其出具《法律意见书》。
第三章合同签约权限与授权委托
第十五条公司法定代表人可以代表或授权他人代表公司签订合同；公司董事长、总经理、副总经理、各职能部门负责人在其职权范围内可以代表或授权他人代表公司签订合同。
第十六条公司其他人员签订合同均需执行授权委托制度，未经书面授权，不得代表公司签订合同。
授权方式可采用本制度附件一之《授权委托书》。
第十七条公司各职能部门、分支机构不得以自身名义对外签订合同。第十八条接受委托代为签署合同的授权代表必须忠实履行职责，维护企业的合法权益。
第十九条对《授权委托书》进行变更或终止的，应采取书面方式并及时通知合同对方当事人。
第二十条不得发放加盖企业公章的空白《授权委托书》，在提供企业营业执照、法定代表人或董事长个人身份证等重要证照复印件时，必须注明用途并加盖公章。
第四章合同审核
第二十一条合同经办部门在报送总经理（或总经理授权的审批权人(要填写委托授权书)，某些情况下董事长也可能是最终审批权人）签署之前，应按下述流程进行操作：
（一）合同经办人（或承办部门合同管理员，下同）填写《合同审批表》（见附件二），由承办部门负责人对合同进行评审并签署意见。（二）合同经办人将合同文本、合同审批表及相关资料送合同管理部门进行法律审核，合同管理部门初审后，应出具初审意见并根据合同性质列明该合同需要会审的其他部门；
（三）各会签部门对与本部门职责有关的合同条款进行严格审查，并由部门负责人在审批表上签署审查意见；
（四）各相关职能部门复审完毕后，合同经办人员应将合同送至法务部复审；
（五）法务部复审核准后，经办人员应根据相关授权，将合同送交分管领导或分管领导指定的授权委托人进行最终审核；
（六）合同审批完毕后，由经办部门将待签合同报法务部备案，办理后续合同签字、盖章手续。