第一章总则
第一条为进一步加强项目部的合同管理工作,根据《XX 公司合同管理办法》以及相关法律和规定,制定本细则。
第二条本细则所称合同是指项目部在生产经营活动中所签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
本细则所称的合同管理是指项目部实施的合同签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理、奖惩等行为。
第二章合同管理机构及其职责
第三条项目部由总经济师主管合同管理工作,配备专(兼)职合同管理员,并经公司法律事务部进行培训,经考核合格后方可上岗。合同管理员负责合同的签订、网上审批、台帐档案管理及项目综合管理信息平台合同的录入提交,合同签订后的履行监控等工作。公司鼓励合同管理员取得企业法律顾问资格。
第四条经营核算部是项目部合同综合管理部门,合同管理员设在经营核算部。
合同管理小组组成:
组长:项目经理
副组长:项目总经济师、项目总工程师
成员:副经理经营核算部、工程管理部、安质环保部、物资设备部、财务部、综合管理部、人力资源部负责人及合同管理
员。
第五条合同管理小组的职责是:
(一)宣传贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章;
(二)建立健全合同管理制度,负责合同管理的日常工作;
(三)对合同进行项目部的内部评审,审查合同和合同范围内的有关送审资料,防止不完善和不合法的合同出现;
(四)制止单位和个人利用合同进行违法活动;
(五)承办其他有关合同管理工作。
第六条合同管理员的主要职责:
(一)负责合同综合管理的日常工作;负责组织项目部合同评审;
(二)负责合同网上审批;
(三)参与项目部合同的论证、起草、谈判工作,执行合同会签制度,记录合同评审过程;对合同示范文本的使用提供咨询服务和监督检查
(四)建立合同管理台帐和合同档案制度,定期向公司法律事务部和项目部领导报告合同管理工作的情况;
(五)负责项目综合管理信息平台合同的录入提交;
(六)负责合同签订后的履行监控;
(七)负责项目部的授权委托工作;
(八)承办其他有关合同管理的工作。
第三章合同的分类及管理分工
第七条公司范围内使用合同类型,结合法律规定和施工实际分为十一种,分别是:
1.买卖合同,简称买卖(MM);
2.供用电、水、气、热力合同,简称供用(GY);
3.租赁合同,简称租赁(ZL)
4.承揽合同,简称承揽(CL);
5.建设工程合同,简称建设(JS);---专指与甲方合同
6.劳务分包合同,简称劳务(LW);
7.专业分包合同,简称(ZY);
8.运输合同,简称运输(YS);
9.技术合同,简称技术(JS);
10.借款合同,简称借款(JK);
11.其它类型合同,简称其他(QT)。
合同编号方式:
选项目部名称前二个字大写字母(项目部名称较长或重复的选前三个字大写字母)---合同类别简称--时间(年代)—合同号码
如:XX项目部2010年签订的第15份劳务合同
编号为:JH-LW-2010-15
各类合同在网上审批结束时自动生成编号。
第八条经营核算部是项目部的合同综合管理部门,全面负责项目部的合同管理工作,负责组织合同评审、网上审批、建立合同综合台账和合同档案管理、合同履行监控;各业务部门为项目部合同专项管理部门,具体负责业务范围内合同的起草、签订、履行并建立合同专项台账及合同档案。相关业务部门应当在权限和专业范围内开展工作,并定期统计分析合同签订、履行情况,主动接受合同管理员的监督和检查。
第九条合同签订前的前置手续:
(一)劳务分包、专业分包合同超限价的,在合同审批前报经营核算部办理超现价分析;
(二)外协队伍进场前到劳务部办理准入手续,被列入工总、集团公司、XX公司的不合格协作方不得与之签订合同。
(三)劳务合同、专业分包合同在办理准入同时到法律事务部留存授权委托手续;
(四)物资采购合同、机械设备租赁合同签订须履行招议标采购、询质比价采购程序,形成评标报告或经审批的比价采购表。
(五)临时工程、驻地建设必须按照《项目临时工程、设施
建设标准管理办法》要求提前审批。
因以上原因导致合同签订滞后,由项目部总经济师督促办理。
第四章合同的签订
第十条签订合同应当遵守国家法律、法规、规章和政策的规定,坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。
第十一条签订合同,除即时清结外,必须采取书面形式。
公司实行合同文本制。对外签订合同首先使用XX公司统一规范的合同文本, XX公司没有颁发统一文本的,采用公司统一规范的文本。公司没有统一文本的,由合同管理员起草,并报法律事务部备案。签订正式合同前,合同管理部门或合同管理人员应对其合法性进行审查。
确需使用对方文本的,报主管项目副总经理审批后使用。
第十二条签订合同采取要约、承诺方式,除应当采取的书面形式外,信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)亦是合同的书面形式,在签订合同过程中要严格保管、审查。如有不同意见,要立即回复对方,不得拖延,避免造成经济损失。
第十三条合同签订前,应当重点审查:
(1)主体资格是否真实合法;
(2)资信情况是否全面、可靠;
(3)履约能力;
(4)对方代理人的代理事项、权限和代理期限;
(5)合同标的的真实性;
(6)其他应掌握的相关情况。
对对方的主体资格、资质情况有怀疑的,应要求合同相对人出具、提供《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业法人营业执照》以及其他与从业资格要求相关的证书等资料。前述证明资料存档时,应当要求对方将复印件加盖主管部门公章。
第十四条经总经理授权,项目部经理、总经济师有权对外签订合同。
第十五条严禁外协队伍不签合同进场施工;严禁租用本项目人员车辆、机械;严禁租用公司本部管理人员车辆、机械。
除对业主合同以外,都应在条款中明确约定:发生争议向XX法院起诉。
第十六条为健全劳务、专业分包合同的管理,防止假冒、伪造主体及伪造公章现象的发生,与我公司签订劳务分包、专业分包合同的对方必须是能够独立承担责任的法人单位。**项目部、**分公司等均无权与我公司签订合同。