公文专用词汇
公文专用词语是在长期行文实践中形成的、有约定俗成的特定含义、使用频率较高的固定词语。

它们已经成为公文语言体系中一个最稳定、最程式化的重要组成部分。

掌握并恰当运用这些专用词语，可使文章语言简明、格式规范、行文庄重得体。

经常使用的公文专用词语主要有以下几类。

一、开头用语。

如：“根据”、“依据”、“按照”、“依照”、“遵照”、“为了（为）”、“由于”、“兹因”、“兹有”、“兹介绍”、“兹定于”、“据查”、“近查”、“关于”、“对于”等等，多用于表示行文的目的、原因、根据、时态、范围和背景情况等。

要注意，“兹”是“现在”、“现”的意思，在公文中，一般只能用于文章的开头，不能用在文段当中。

二、称谓用语。

表第一人称的“我”、“本”；第二人称的“贵”、“你”；第三人称的“该”。

三、经办时态用语。

如“经”、“已经”、“业经”、“既经”、“现将”、“已将”等。

常用于说明工作处理过程的时态。

四、引述用语。

如“前接”、“近接”、“既接”、“顷闻”、“顷据”、“顷接”、“顷悉”、“欣悉”、“已悉”等。

用以引述来文，作为批答行文的依据。

五、期请用语。

如：“请”、“敬请”、“拟请”、“特请”、“报请”、“即请”、“务请”、“希”、“希即”、“希望”、“务希”、“如无不妥请批转”、“如可行请转发”等。

用于标识发文者的某种期望、请求、要求。

六、征询用语。

如：“当否”、“可否”、“要否”、“是否可行”、“是否同意”、“是否恰当”等，多用于表示征询对方的意见和态度。

七、期复用语。

如：“请批准”、“请批示”、“请批复”、“请指示”、“请指正”、“请审核”、“请审批”、“请审阅”、“请函复”“请回复”、“请速复”、“请电复”等。

多用于上行公文及商请函、请求批准函的结尾，以请求答复。

常和征询用语结合使用，如“当否，请审批”之类。

八、表态用语。

如“批准”、“同意”、“照准”、“可行”、“照办”、“完全同意”、“拟同意”、“基本同意”、“原则同意”、“不予同意”、“按此办理”、“按此执行”、“应予否定”、“应予缓议”、“暂不执行”等。

常用于不同程度地表明对某一事项的态度。

九、综述转接用语。

如：“为此”、“据此”、“对此”、“鉴于”、“因此”、“总之”、“综上所述”、“有鉴于此”等。

常用于承上启下，领起下文，起过渡作用。

十、结尾用语。

如：“为要”、“为盼”、“为感”、“为谢”、“为荷”、“特此（通知、通告、批复、报告、函告……）”、
“专此（函复、报告……）”、“此复”、“此令”等等。

有些结尾用语兼有期请、期复作用，如“请认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“请迅速办理”、“以上意见妥否请批示”、“请审批”等等。

上述各类用语，使用时要根据对上、对下、对平级或者不相隶属单位的不同场合，注意谨慎选用，并注意搭配，不可滥用、混用，也不要随意生造。

公文写作中几类特殊表达方式的语言运用
公文不仅要文字通顺、条理清楚、方便阅读理解，而且要体现它特有的政治性、业务指导性、定向表达性、思维逻辑性和直书不曲、特定的体式要求等特点。

由于表达特定内容的需要，经过人们反复运用和长期实践，久而久之就形成了公文比较稳固而鲜明的惯用语言模式。

恰当地运用这些语言模式，不仅可以使内容表述准确、严谨，而且有利于表现公文典雅、庄重的风格特征。

一、时间记录
时间不仅记录事物的运动变化过程，而且是对受文者的行为施以强制性影响的一个重要方面。

公文写作中的时间表达应该概念准确、明白清晰。

1.在下列几种情况下，表示时间概念必须使用汉字。

①行政公文中的成文日期，因其直接关系到公文的时效，因此需用小写汉字完整地写出年、月、日。

②正文中涉及的农历（夏历）日期如“正月二十”、“腊月二十三”等，不能写为“正月23”、“腊月23”。

③星期几一律用汉字，如“星期三”不能写成“星期3”。

④正文中涉及中国清代及以前的历史纪年，如“太平天国庚申十年九月二十四日”不能写为“太平天国庚申年月日”。

2.在下列几种情况下，表示时间概念应使用阿拉伯数字。

①公文标题中的年份。

如《××省关于2009年预算执行情况和年预算草案的报告》。

②发文字号中的发文年度应当而且只能使用四位阿拉伯数字来表示。

③正文中涉及时人物生卒年月日及公元以外其他纪年时，应当使用阿拉伯数码书写。

如“鲁迅（1881.9.25-1 936.10.19）”，“民国35年（1946年）”。

二、专用名称的表达
在公文写作中表述有关单位的名称及人物职务、岗位和姓名时，应注意以下几点：
1.同一名称多次出现时，要保持前后一致。

人员的职务、工作岗位常有变动，撰写公文时要细致地核查、校对，使之符合实际。

2.单位名称第一次出现时，应用全称或规范性简称。

3.当一个人担任多种职务时，只列出与文件内容有关的职务即可。

如××同志既是市政协常委又是市农业局的局长，在政协的文件中写“市政协常委×××带领政协委员人对全市农民负担情况进行了调查”即可。

4.当一个人有两个或两个以上职务时，表述应先党内后党外，由大至小排序。

如“县委副书记、县长××出席了会议，县委常委、公安局长××到会祝贺”。

5.国外人士的姓名、职务应以新华社的标准表述为准，如无标准译名，应注意保持译名的一致性。

如“布什”不能写成“布歇”、“里根”不能写成“雷根”、“国务卿”不能写成“国务大臣”、“外交大臣”不能写成“外交部长”等。

6.表述各种职务、姓名时要用全称，如“市总工会主席王宏生同志在会上讲了话”就不能写成“宏生主席在会上讲了话”。

三、数量表达
人类社会生活时时刻刻都与数量有关。

公文中数量概念的表达有其特殊的规定和要求。

1.表示数量、长度、重量等各种计量数据时应使用阿拉伯数字，如“58公里”、“32人”、“280万吨”。

2.表述事物的数量时一般“名词”在前、“量词”在后，如“公房5所”、“重大事故8起”。

3.当人或物数量较大时，通常还应列出一个代表者，如“教师24人”应写为“教师王鹏等24人”。

4.百分比的表示应用阿拉伯数字，如“41% ”。

5.除特殊情况下使用约数、概数外，公文中的数量概念应使用确数。

6.表示增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。

如可以说“增加了三倍”，却不能说“减少了三倍”。

7.在用“以上”、“以下”表示数字分界时，为准确起见，应注明本数是否包含在内，如“十七岁以下（含十七岁）儿童不得入内”。

8.“两”字不能作序数，但可以用来表示基数，要注意与“二”字的区别。

如“五十二”不能说“五十两”，“二万五千里长征”则可以说成“两万五千里长征”。

9.“增加、提高、增长、上升、扩大”或“减少、降低、缩小”等词语后面带“到、至、为”与带“了”或不带“了”字相比，语义差别很大，应注意区别。

四、程度表达
公文中表达某种事物或现象的程度时常使用各种副词和代词，如“很、极其、非常、比较、多么”等副词和“怎么、这样、如何”等代词就较为常见。

不同的词语在表示程度时语义常会有细微的差别，这些差别直接关系对政策界限的把握与执行的效用。

因此，表述事物的程度时切不可避轻就重或避重就轻，应力求恰到好处。

例如：
部标准（专业标准）和企业标准不得与国家标准相抵触，企
业标准不得与部标准（专业标准）相抵触。

不符合标准的产品，一律不列计划完成数，不计产值，不准出厂。

国家质量奖的评选、审批，要坚持高标准、严要求的原则，严禁弄虚作假。

这里“不得”、“不准”、“严禁”三个词都有不允许的意思，但在程度上存在着明显区别：“不得”与“抵触”搭配，说明企业标准、部标准和国家标准三者应该保持一致；“不准”比“不得”语气要重，“不准出厂”强调对不符合标准的产品要严格控制；“严禁”的语气最重，鲜明地指出不允许“弄虚作假”，否则必将严肃处理。

在平行文、上行文中商洽、探询有关问题时，也可委婉地说出己方的意见，但应留有余地，使对方乐于接受。

比如，“我们认为上述意见尽管与贵校的观点略有出入，但尚有一定道理，望予以考虑。

”
五、范围表达
范围是事物量的限制，用以规定或反映事物的性质或状态。

在公文中对事物范围的表达正确与否常关系到整个文件的效果。

在公文写作中，范围常常是通过副词、数量词以及它们的重叠形式来表达的，如“所有、凡、全部、任何一个、总共、统统、个个”可用来表示全部，“有些、有的、部分、绝大部分、百分之几”等则用来表示部分。

在使用这些词语时应注意以下几点：
1.只有在对事物作全面肯定或否定时，才能用表示全部的词语，稍有保留或不好确定数量时只能用表示部分的词语。

2.在表示部分时应使用词义精确的词语，如百分比等。

3.不能在一个语句中同时出现表示全部和部分的词语，如“全校教师大部分都参加了植树活动”。

4.句子中出现的表示范围的词语前后不能互相矛盾，如“凡现在生产岗位上的工人同志，不少是在解放初厂里条件十分艰难的情况下进厂的”。