展会的举办时间和地点。一般被放在招展函的封面，其中举办时间也会放在招展函的内页，只不过封面的举办时间通常是展会的正式展览时间，而内页的举办时间往往还包括展会的布展、撤展和对专业及普通观众的开放时间等。
办展机构。包括展会的主办单位、承办单位、协办单位和支持单位等，有时候还包括展会的批准机构。它们一般被放在展会招展函的封面。
（5）各种图案。除以上内容外，招展函还会有一些图片和其他图案，如展馆图、展馆周边地区交通图、往届展会现场图片等。如果有需要，有些招展函还对展馆做一些简要介绍。这些图片既可以对展会相关情况做进一步的说明，也可以起到美化招展函的作用。
案例分析：
邀请函
收件人：From/单位：组委会办公室
TO/单位部门：发件人：
教师陈述
课程导入
3分钟
上次课我们对会展专业观众服务的参观流程及登记表策略的主要工作有了初步认识；并学习展会开展中的安全管理、新闻管理、证件管理与门票服务等方法。下面我们学习第五章中的会展常用文案写作的会展业务合同等内容。
教师陈述
学生陈述
课件
讲授新课
50分钟
第五章 会展常用文案写作
5.1会展业务合同
5.1.1参展合同
（3）展会招商和宣传和推广计划。主要包括：展会招商计划、宣传推广计划、相关活动计划、展会服务项目等。
招商计划。简要介绍展会，计划邀请专业观众的办法、范围和渠道。
宣传推广计划。简要介绍展会宣传推广的手段、办法、范围和渠道以及展会计划如何扩大其影响的措施。展会宣传推广计划是参展商比较关注的项目，需要详细列明。
山西煤炭企业兼并重组整合为各技术装备及配件研发、制造、供应厂商提供了无限商机，煤炭开采、加工及产业链延伸企业对先进技术装备的需求凸显紧迫。本届展览会将为相关技术装备供求双方搭建贸易交流、合作共赢的平台。组委会诚邀各类相关技术装备及配件研发、制造、供应厂商积极参展。
★展览会时间安排
布展：2010年x月20～21日；
传真：电话：
第x届（2010）xx煤炭工业技术装备展览会
邀பைடு நூலகம்函
主办单位：xx省煤炭工业厅
xx煤矿安全监察局
xx省煤炭工业协会
展览时间：2010年x月22日—24日
展览地点：xx省展览馆(xx省xx市)
邀请辞
2009年，山西煤炭工业在科学发展观指引下，坚持省委、省政府转型发展、安全发展、和谐发展战略，积极应对世界金融危机，大力推进煤炭企业兼并重组整合，努力提高产业集中度，提高技术装备程度，提高安全生产保障度。通过企业重组整合，全省煤矿矿井将保留1053处，比重组整合前减少60%，基本实现以综采为主的机械化采煤，单井规模基本控制在90万吨/年以上，全省将形成4个亿吨级、3个5000万吨级、11个1000万吨级以上的特大型、大型煤炭企业集团和72个300万吨左右的地方煤矿企业集团。
开幕式:2010年x月22日上午九时
展览、参观：2010年x月22～24日
闭馆：2010年x月24日下午4时
★展览会设计规模
设计布展面积2.5万平方米，可容纳参展厂商500户以上，组织观众35000人次（其中专业人士25000人次）左右。
★展览会主要内容
●扩大引进国内外煤机装备先进技术装备，展示近几年煤炭行业装备制造发展的最新成果；
（2)对提供的服务做详细描述。
（3)明确服务费用以及支付条件
（4)主办方从服务中得到的利益
（5)要求服务商遵守各项法律和所有与会展制度有关的规章制度
（6)免费预算赔偿条款
（7)不可抗力问题
招展函的主要内容与撰写
5.2招展函
会展招展函是办展单位用来说明展会招揽参展商情况的小手册
5.2.1招展函的编制
招展函是办展机构用来说明展会以招揽目标参展商参展的小册子。招展函是展会进行展位营销时主要的核心资料之一，也是目标参展商最初了解展会情况的主要信息来源。为了能使目标参展商对展会有足够的了解，并对展会做出基本的判断，招展函介绍展会的内容必须准确而全面。一般来说，招展函主要包括以下几方面的内容：
1）当事人身份
当事人身份，也就是展会主办单位和参展商双方的名称及基本资料，如地址、联系电话等
2）展会举办的时间和地点
总的来说，合同中列出的日期就是展会对观众开放的时间。布展和撤展的具体时间应该在参展手册中予以简要说明
3）举办展会的类型
定义展会的类型，如“只对专业观众开放”或者“对公众开放”，对附加的会议和其他活动也要说明
★展会服务
1.印刷发放展会参观券5万张，发往全国各大型、中小型煤炭工业企业及主管部门、科研设计单位、专业人士、相关单位；由展会组委会组织全省煤炭工业企业及相关单位分时段参观展会，防止观众稠疏不均。
2.根据参展商要求安排与重点用户洽谈（参展商亦可提供重点客户名单由展会统一邀请）。
3.免费为参展商在会刊上刊登500字以内公司简介，为每参展单位提供展览会入场券50张。
国外企业：60美圆/平米/展期
★会刊及其它宣传项目
大会期间、印制大会会刊，收录所有参展厂商名录、通迅地址、产品介绍等，免费提供给参观展会的专业人士，并在展会后寄发煤炭工业企业，提供其选择技术装备参考。
会刊认刊价目：
封面：30000元人民币/页封底广告：12000元人民币/页
封二、封三、扉页：6000元人民币/页彩页广告：5000元人民币/页
黑白图文：1200元人民币/页参观券广告：每10000张8000人民币/单面
现场汽球广告：2800元/个（含12米条幅）拱形门广告：3000元/个（跨度18米）
室外条幅广告：A位6000元/条B位3800元/条（含制作，悬挂）
注：本次大会设：30万元、20万元、18万元、8万元，胸牌、晚宴等各类赞助方案，欢迎索阅详细资料。
4）对展位的描述
尽可能详细描述展会的情况，需要考虑以下事项：
1展会数量2面积大小3识别障碍物
5）参展费用以及支付条件和日期
规定价格和数量
6）退展及退款规定
对各式各样的参展商退展及退款要清楚明确地规定
7）无法举办展会
这一条款也称作不可抗力条款，该条款的目的就是免除展会主办方由于无法控制的外因而使展会无法进行所带来的责任。
1）规定展会布展进场、撤展的时间和展期
2）规定租用方使用的场地空间
3）场地租用的金额及支付条款
4）规定展会期间场馆设定的运作和管理
5）描叙展会运作方案的程序
6）明确工作规范及国家相关法规
7）说明场馆设施、设备损坏的有关问题
8）其他条款
9）违约责任
5.1.3服务商合同
1)服务合同包括以下方面：
（1)界定当事人
国外企业：（3M*3M标准展台）1200美圆/展台/展期（可按汇率折合人民币）
二层：国内企业：（3M*3M标准展台）5200元人民币/展台/展期
（2M*3M展台）4600元人民币/展台/展期
室外光地：A类场地：国内企业：380元人民币/ m2（100m2起）
B类场地：国内企业：330元人民币/ m2（25m2起）
P127案例分析：5-12007 中国（深圳）国际塑料及橡胶工业展览会参展合同
5.1.2场馆租用商合同
随着展览业市场竞争的日益加剧，展览主办单位和场馆之间的关系也变得复杂起来， 场地问题而导致展会 的失败甚至取消的现象时有发生。因而主办单位和会展中心 签订一份场馆租用合同是必不可少的。
合同包括以下条款：
化解方法：以案例分析或课堂讨论的方法。
教学回顾
备 注
授课教师:谭欣华部长签名:XXXXXXXXXX主任签名:XXXXXXXXXX
提交日期:XXXXXXXXXX审阅日期:XXXXXXXXXX审阅日期:XXXXXXXXXX
教案内容
时间分配
教学活动/内容
教学方法
与手段
资料
工具等
组织教学
2分钟
强调课堂纪律，考勤，检查学生胸卡、课室卫生等
办展起因和办展目标。简要说明为什么要举办该展会以及计划将该展会办成什么样的一个展会，对于连续举办多次的展会，对往届展会回顾也是一项必不可少的内容。
展会特色。常常实用非常简洁的言语来高度概括展会的特色，如展会的宣传口号，展会的主题等，要易记易懂，易于传播。
展品范围。详细地列明展会的展品范围，有时候还包括展会的展区划分，供参展商作出参展决策时参考。
（1）展会的基本内容
展会的基本内容主要包括：展会名称和LOGO、展会的举办时间和地点、办展机构名单、办展起因和办展目标、展会特色、展品范围和价格等。
展会名称和LOGO。展会的名称和LOGO一般被放在展会招展函封面最醒目的位置，展会的名称一般用较大的字体。如果展会是国际性的，展会的名称还包括其英文名称。
广州市机电高级技工学校
教案首页
编号：QD—0707—11版本：C/0流水号：
科目
会展实务
授课日期
第9周
4.22-4.26 1-2节
班级
12物流高职1班、12电子商务高职1班
课题
第16课5.1-5.2会展业务合同
课时
2
授课方法
讲授法、小组讨论法、练习法
辅助教具
课件
课后作业
自编，见教案中【布置作业】
拟用时间
4.在中外网站、报刊、专业杂志、电视等媒体刊发广告信息，为参展商代办展品运输，安排住宿、交通，为参展商考察及旅游提供咨询服务。
★参展产品技术报告会
1.展会期间，举办与参展内容相关的技术报告会。申请举办技术报告会的单位，须于2010年3月底前向展会提出申请。
1把展位转让或准备转让给另一方。
2申请破产或者宣布破产以及类似的情况
3不遵守合同中的所有条款和条件以及会展的规章制度
11）国家的有关法律、法规
12）其他条款
13）合同双方当事人的签名、盖章
这是合同的结尾部分，也就是落款部分。一般有合同当事人签名或盖章，并卸名合同订立的时间。这是合同是否生效的重要环节。