合同管理办法
合同管理办法
第一章总则
第一条为依法维护公司的合法权益，加强经济合同管理，完善经济合同管理制度，避免经济纠纷，保障生产经营活动的顺利进行，依据《中华人民共和国合同法》，结合公司实际，制定本办法。
第二条本办法中的合同是指xx有限责任公司为合同或协议一方当事人与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止除劳动关系以外的民事权利义务关系而订立的协议。
第三条本办法中所称“合同管理”是指合同主管部门对合同立项、谈判、草拟、签订、补充、变更、解除、终止、纠纷解决等合同签订履行全过程进行管理的行为。
第四条合同实行统一制度，归口管理、负责，统一审批原则。
第五条本公司对外发生的经济往来（包括大宗低值易耗品），除钱物当时兑现和零星采购外，均应签订书面合同（协议），并签字盖章。
第六条对外签订合同均应以具有法人资格，能独立承担民事责任的xx有限责任公司及所属各子公司名义进行，加盖公司或子公司合同专用章。
公司所属各科（室）、基层各单位未经总经理授权不得对外签订合同。
第二章管理机构和职责
第七条公司成立合同管理领导小组，由总经理任组长；公司各分管领导任副组长；基层各部门、单位负责人和法律顾问为成员。领导小组下设合同管理办公室，办公地点设在公司办公室。
由相关职能部门和合同主管部门负责审查对方主体资格、是否年检、资金信用、经营范围、经营期限、履行能力和签约经办人的身份证明等。对方必须提供《企业法人营业执照》或《营业执照》和履行能力证明以及有关资质证书（原件和复印件）等证件。对方经办人还应当提供授权委托书。否则，合同主管部门有权拒绝与对方签订合同。
第八条公司xx为公司合同管理的主管部门，负责合同管理工作。其主要职责是：
（一）审查对方主体资格及相关证照等资质。
（二）参与各类合同项目的考察、谈判、签约活动。
（三）负责合同合法性的审查。
（四）掌握合同签约、履行动态，分析合同管理中的问题，及时向总经理或分管高管提供决策咨询。
（五）处理各类合同纠纷，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼及善后工作。
（六）保管、使用合同专用章。对合同专用章实行专人保管、用章登记，经总经理审批同意后用章。
（七）做好合同归档、管理工作。
第九条合同具体经办部门主要职责为：
（一）负责合同签订前对合同对方主体资格及相关证照等资质的审查。
（二）负责合同申请报批。
（三）负责合同初步洽谈；参与合同审查、签订；负责业务范围内合同的履行；对合同履行动态监督和验收；协助处理合同纠纷。
（四）负责本部门在业务范围内的合同管理工作。
第十条财务部门在进帐和付款时，必须凭合同书、验收单和发票为据。否则，不准付款。
第三章合同的审查
第十一条签订合同，应保证其合法有效，做到条款完备、责任明确、切实可行。
第十二条合同的合法性审查依照下列程序进行：
（一）申请。经办部门在签订合同之前，指定专人持合同草本和有关资料、附件，送合同主管部门，并说明有关合同签订的情况；
（二）审查。合同主管部门审查，提出修改意见、建议或认可意见；
（三）反馈。合同主管部门审查后，将送来的有关资料发还经办部门。根据合同的繁简程序，反馈期限一般为三日内，特殊情况除外；
（四）备案。上述合同正式签订后，合同正本和合同（协议）审批表，由合同主管部门备案。
第十三条审查分工。合同条款中的业务条款（技术条款）包括：标的、规格、型号、性能、价格、期限等，由经办部门负责审查；通用条款（法律条款）包括：合同效力、中止、解除、附条件与期限、违约责任、争议选择条款以及条款的严密性与逻辑性等，由合同主管部门负责审查。
第十四条审查方式。审查分为书面审查及全过程审查两种方式。对书面审查的合同，合同主管部门要严把合法性关及完整性关；对全过程审查的合同，合同主管部门还应对合同签订对方的资质进行审查。
资质审查时应核对资质原件，由核对人在复印件中写明：与原件核对无误，并加盖对方单位公章。不能提供原件的，应出具资质部门的证明。
第四章合同的签订
第十五条签订合同前，合同经办单位必须会同合同主管部门及相关职能部门审查对方主体资格、信用情况。重大合同，公司要组织相关部门实地考察。
资格审查内容包括：企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人证书、代理人授权委托书。对国家实行资格准入的行业，要审查是否有相应等级资质证书。
实地考察内容包括到对方生产经营场所了解其经营情况、履行能力，到工商、税务、质检等行政机关了解其信用情况。
经办单位和合同主管部门对资格、信用审查情况要登记备案。
第十六条合同签订实行合同审批单制度，按程序由经办部门、分管领导、合同主管部门依次审核，最后经总经理审批同意。
第十七条合同文本拟写后，由经办部门进行审查、签署意见后报合同主管部门审查，审查后由经办部门报总经理或者总经理授权的分管领导审批。
总经理或者总经理授权的分管领导签字批准后，由合同主管部门在合同文本上加盖“合同专用章”。
第十八条合同主管部门对依法生效的合同进行登记归档，分发给经办单位和对方当事人。
第十九条赴外地签订合同，应持总经理签字或盖章的授权委托书，不得持公司介绍信或盖章的空白合同书，对外签订合同，但总经理同意的除外。
第二十条合同签订后，须签订技术协议和安全协议的，由分管领导牵头，经办单位和相关职能部门与相对方商订，并报合同主管部门备案。
第二十一条凡有下列情况之一者，不得签订合同：
（一）对方无营业执照或超越经营范围非法经营的；
（二）对方不具备相应的经营条件，缺乏履约能力的；
（三）对方委托代理人超越代理权限或超过代理期限的；
（四）对方信誉不好或在公司有过重大违约行为的；
（五）双方权利义务显失公平的；
（六）以贿赂或胁迫、欺诈手段签订合同的；
（七）合同的内容违反国家法律、行政法规、政策，损害国家利益和社会公益的。
（八）其他违反公司有关文件规定的其他情形。
第二十二条严禁先施工（修理）后补签合同，若确因正当理由，并经总经理同意除外，但应以书面形式报合同主管部门备案。否则，不予补签合同。
第二十三条按北京股份有限公司和xx有限责任公司规定应招标投标的，投标人中标后七日内，由经办单位牵头组织与中标人签订合同。