三、档案发挥作用的特点和规律 1．档案作用范围的扩展律 档案是在各自单位的实践中产生的，因此在一定 时间内它首先对各自形成者发挥作用，这就是档案的 第一价值。随着时间的推移，特别是档案从本单位档 案室移交到各级档案馆以后，档案作用范围逐渐扩大， 不仅可以对形成单位起作用，而且社会上各单位和个 人都可以查阅利用这些档案了，这就形成了档案的第 二价值。因此，所谓档案的第一价值，简单地说，就 是档案的局部作用和现实作用，是对形成者本身的作 用；档案的第二价值则是它的整体作用和长远作用， 是对整个国家和社会的作用。所以，从某种意义上讲， 档案的第二价值比第一价值更重要，我们形成和积累 档案的最终目的就是为了实现其第二价值。
4．档案工作的基本任务 根据我国《档案法》和党和国家 的有关政策指示，现阶段我国档案工 作的基本任务包括五个方面的内容： 1）坚持集中统一管理档案的原则；2） 建立国家档案工作制度；3）科学地 管理档案，大力开发档案信息资源； 4）逐步实现档案管理的现代化；5） 努力使档案工作更好地为社会各方面 服务。
7．电子档案 电子档案是指利用计算机技术形成 的以代码形式存储于特定介质上的档案。 随着计算机技术的广泛运用，机关、团 体和企事业单位在日常活动中形成了越 来越多的电子文件，这种文件存储在特 定介质上并加以命名，需要时只要指出 其文件名即可调出来阅读或打印用，将 这些电子文件归档以后就形成了电子档 案，也称为“机读档案”或“数字式档 案”。
2．金石档案 商周时期，铸在青铜器上的铭文档案和刻 在石头上的石刻档案合称为金石档案。出土于 陕西岐山的“毛公鼎”就记载了周宣王褒奖臣 子毛公厝的诰命，长达497字；江苏丹徒出土 的“宜侯矢盘”则记载了周成王封矢为宜侯， 授予土地、人口、牲畜等详细情况。公元前 536年，郑国大夫子产首创刑鼎后，出现了铁 质刑鼎。石刻档案产生于东周以后，其中最著 名的石刻档案是东周初年的“石鼓文”。泰山 石刻、会稽石刻、琅琊石刻和都江堰石刻被称 为秦代四大石刻。
3．简牍档案 自商周直至东晋时期，特别是周代至 汉代的1000多年之间，人们多用竹片和木 板来撰写文书和保存档案。其中，写在竹 片上的叫“简”，写在木板上的叫“牍”， 合称为简牍档案。30年代在内蒙境内的居 延汉代烽燧遗址中发现的一万多枚汉简， 是我国最早发现的简牍档案；1975年在湖 北云梦秦墓中出土了1000余枚竹简，是我 国目前发现的历史最早的简牍档案。简牍 档案对我国古代文化发展起了继往开来的 作用。
我国国家档案全宗这一思想，经 历了长时间的积累、形成、发展和完 善的过程，它主要包括三个阶段：它 萌芽于民主革命时期。它形成于社会 主义革命时期。国家档案全宗思想和 制度的最终确立是在社会主义建设时 期。 二、我国国家档案全宗的基本构成 1．中华人民共和国时期的档案 2．革命历史档案（革命政权档案） 3．旧政权档案
2．档案机密程度的递减律 3．档案作用发挥的转移律 4．档案作用发挥的条件律 档案的作用不会自发地发挥出来， 它是潜在的，需要创造条件才能实现。 档案作用的发挥，一般来说受到以下三 个条件的限制： 1）受社会发展水平的限制 2）受人们对档案的认识水平的限制 3）受档案管理水平的限制
第四节 国家档案全宗 一、国家档案全宗思想的由来和发展 国家档案全宗是社会主义国家档案工作的 一个专业术语。它的含义是指归国家所有的， 由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化 或历史意义的一切档案财富的总和，它包括一 个国家的各个历史时期、各个机关、社会组织 和著名人物形成的各种内容、形式与载体的档 案材料。国家档案全宗是社会主义国家档案管 理的重要原则和制度，建立国家档案全宗的目 的是为了集中统一地保管和利用档案材料。 国家档案全宗这个概念，主要包括两方面 内容：一是它的实质，二是它的构成。
第五节 档案工作概述 一、档案工作的内容和基本任务 档案工作有狭义与广义之分：狭义的档案工作是 指档案室和档案馆工作人员所从事的档案业务工作； 广义的档案工作是指档案事业工作。 1．档案业务工作的内容 档案业务工作的内容包括八个环节，即档案的收 集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用， 按照各环节之间的关系，一般又将前六个环节称为基 础工作，后两个环节称为利用工作。基础工作是为利 用工作提供物质基础和条件，利用工作是档案工作为 党和国家各项工作服务的直接体现，反过来又会促进 基础工作。两者相互制约，相互促进。
二、档案的定义及其基本含义 为了方便教学，我们综合各方面情况，给 档案作这样的定义——档案是国家机关、社会 组织和个人在社会活动中形成的作为原始记录 保存起来以备查考的文字、图表和声像及其他 各种形式和载体的文件材料。这个定义的基本 含义有以下四方面： 1．档案是各种机关组织和个人在特定的 社会活动中形成的。 2．档案是保存备查的历史文件，是由文 件材料有条件地转化而来的。 3．档案的形式是多种多样的。 4．档案是历史的原始记录。
6．胶磁档案 清末民初，照相技术和电影技术相继 传入我国，使我国档案载体和记录方式也 发生了变化，胶磁档案在我国也随即形成 并逐步得到普及，到今天出现了纸质档案 与胶磁档案相互依存、互为补充的新格局。 所谓胶磁档案是指以胶片、磁带、磁 盘为载体的一种特殊档案，也叫音像档案。 它直接记录事物的原貌，是文字记录的一 个补充。文字档案与音像档案相互补充， 兼容并蓄，使档案更富有查考利用价值。
2）档案定义的三种主要模式：一是 以广义的“文件”作为属概念，即“档案 是……的文件”；二是以“信息”作为属 概念，即“档案是……的信息”；三是以 “记录”或“原始记录”作为属概念，即 “档案是……的（原始）记录”。 3）档案定义的两种表述形式：档案定 义的表述有详简两种形式。 4）档案定义的一个核心问题：无论采 取什么方法给档案下定义，都必须揭示档 案的本质属性，这是档案定义的一个核心 问题。
档案和 档案工作概述
第一节 档案的起源与沿革 一、档案起源诸说 中外档案界关于档案起源，归纳起来大致 有四种不同观点： 1）国家——文字——档案（国家文字条件说） 2）文字——国家——档案（文字国家条件说） ——阶级社会产物论 3）文字——档案——国家——有条理的档案 （社会文明产物论） 4）结绳刻契——最早档案——文字——国 家——有条理的档案（社会生活产物论） ——原始社会产物论
3．档案事业工作的内容 档案事业工作的内容，按其特点和 分工的不同，主要由以下几方面组成： 1）机关档案室工作 2）各级档案 馆工作 3）档案教育工作 4）档案科 研工作 5）档案事业管理工作 6）档 案宣传出版工作 7）档案界国际交流 与合作工作。上述各项工作中，机关 档案室工作和各级档案馆工作是最基 本的。
第三方面的，但从根本性质上 看，其最基本最重要的作用是凭证作用和参考 作用两个方面，这就是档案的基本价值。 1．档案的凭证作用 2．档案的参考作用 二、档案的具体作用 1．机关工作的查考凭据2．生产建设的参 考依据3．政治斗争的必要手段4．科技研究的 可靠资料5．宣传教育的生动素材
档案与图书报刊有相似之处， 它们都记录了各种信息和知识，都 被人们有意识地保存收藏。但是， 从档案的形成及性质来看，两者又 存在本质区别： 其一，产生的范围不同 其二，产生的时间不同 其三，记录的信息不同
三、档案的属性 档案的属性是指档案本身所固有的不 可缺少的性质，它分为特殊属性和一般属 性。档案的特殊属性即原始记录性；档案 的一般属性包括信息属性、知识属性和价 值属性等。 1．原始记录性是档案的基本属性 2．档案的一般属性 （1）信息属性 （2）知识属性 （3）价值属性
第二节 档案的定义与属性 一、中外档案定义评介 1．国外档案定义概述 二三十年代档案定义的代表性观点，是英国 档案学家希拉里· 詹金逊在《档案管理手册》中提 出来的。 五六十年代档案定义的代表性观点，则是由 德国学者阿道夫· 布伦内克在《档案学：欧洲档案 工作的理论与历史》一书中提出来的。 七十年代，美国档案学家谢伦伯格在《现代 档案——原则与技术》一书中提出了新的观点。 八十年代以后，档案定义的代表观点是国际 档案理事会编纂的《档案术语辞典》中的定义。
三、档案的词源 清初学者汪婉在清朝初年所著的《钝 翁类稿》中曾说“本朝用薄板五六寸，作 满字其上以代簿籍。每数片，辄用牛皮贯 之，谓之档子”，这是目前见到的最早的 档案称谓；此后他在1680年著的《起居注》 残稿中记载“部中无档案”，这是最早的 档案一词的词源。清初文人杨宾在1707年 所著的《柳边纪略》是迄今所见的最早的 对档案所作的说明。
2．档案业务工作各环节之间的关系 1）档案业务工作各环节都有各自不 同的工作内容、特点和要求，每个环节 都是档案工作的有机组成部分，都是必 不可少而又相对独立的环节。 2）档案业务工作各环节之间彼此依 存，相互制约，相互促进。 3）档案业务工作各环节从本质上看 可以分为基础工作和利用工作两个方面。
2．我国档案定义概述 二三十年代档案定义的代表性观 点是何鲁成在《档案管理与整理》中 提出来的。 五六十年代以来，档案定义的代 表性观点是《档案工作》杂志1960年 第11期社论中提出来的。 八十年代特别是1987年9月5日颁 布的《档案法》以后，档案定义已逐 渐规范化。
3．简要的结论 归纳起来有以下四个方面： 1）构成档案定义的四个基 本要素： 其一，档案的来源和成因； 其二，档案的价值因素； 其三，档案的物质形态和范围； 其四，档案的主要特点和性质。
四、建国以来我国档案工作的发展概况 1．初创和发展阶段（1949——1966） 2．破坏和否定阶段（1966——1977） 3．恢复和再发展阶段（1978——现在） 初步建立了独具特色的社会主义档案事业 体系。这个体系包括：以党和国家档案工作的 路线方针政策和法规为依据，以档案行政管理 部门为组织协调中心，以机关档案室工作为基 础，以各级各类档案馆工作为主体，以档案专 业教育为保证，以提供档案利用和开放历史档 案为社会各方面服务为目的，以档案科研工作 为先导，以档案界国际交流与合作为对外开放 窗口。
4．缣帛档案 随着社会生产力的发展，春秋战国 以后特别是汉代时期，出现了以丝织品 为书写材料的档案——“缣书”和“帛 书”，（缣即为丝，帛即为绸）。1972 年在长沙东郊楚墓中发现的帛书，是迄 今发现的最早的缣帛档案，属于战国时 代的古文书。1975年在湖南马王堆汉墓 中出土的帛书舆图，则是我国也是世界 上迄今发现的最早的地图档案。