集团有限公司档案管理制度第一条为加强集团公司档案管理工作，确保档案的完整和齐全，规范档案的借阅和使用，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神，结合集团公司档案的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于集团公司各分公司、子公司及机关各部门。

第三条文件材料整理1、根据各部门职能及工作实际，编制科学的分类方案，包括行政、人资、财务、工程资料、科技、案件、荣誉证书等。

2、根据文件材料所反映的不同问题，区别不同保管期限，进行系统整理，合理组卷。

3、建档、立卷工作做到认真、细致，对每宗原始文件材料进行仔细校对、核实，杜绝遗漏、损坏，确保档案的完整和准确。

4、案卷编目要正确，案卷题名要简明准确，在立卷过程中做到字迹清楚、端正、规范，案卷装订整齐、规范。

5、在建档过程中，如发现文件材料的内容有缺失，应暂停立卷，集中交有关部门补正，经补正完整后再立卷。

6、立卷后的档案，应做好数量清点工作，及时登记入库。

第四条文件材料归档1、归档范围：在各项工作中形成的具有查考利用价值并已处理完毕的文件材料、图纸、图表、声像资料等，都属归档范围。

2、归档时间：（1）人事档案：随时入档；（2）行政档案：次月入档；（3）荣誉档案：随时入档；（4）财务档案：次月入档；（5）工程档案：收到工程竣工验收报告后入档；（6）科技档案：次年入档；（7）法律事务档案：结案后入档；（8）其他档案：次月入档。

3、归档要求：（1）必须按照立卷归档范围，将应归档的文件材料收集齐全。

（2）凡归档的材料，必须字迹清楚，图表清晰，数字准确，责任明确，年、月、日齐全，并留出装订线。

不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水和复写纸、热敏传真纸。

（3）归档材料应保持相互之间的历史联系。

（4）案卷标题应简明确切，并注明保管期限，便于保管、利用。

（5）装订卷宗要拆除卷内金属物，装订结实、整齐、美观。

（6）各部门档案立卷完毕后，由部门负责人审签后填写档案案卷目录（一式两份），一份由本部门随案卷保存，一份交由办公室归档。

第五条档案案卷组卷1、组卷要遵循文件材料的形成规律特点，保持案卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、组卷的文件材料原则上必须是原件，或经认定的复印件。

内容应齐全、真实、准确，签章手续完备。

3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；跨年度的会议文件在会议开幕年立卷；诉讼案件放在结案年立卷。

4、卷内文件材料的排列应按不同情况进行排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；审批文件在前，申请文件在后的原则，以及文件形成的时间先后为顺序排列。

5、卷内图纸按19.5×27CM规格折叠，文字材料整理符合规范，应归档材料不得遗漏。

第六条档案案卷编目1、案卷内以有书写内容的页面编写页号，案卷封皮、卷内目录不编写页号。

2、规格小的文件材料，贴在一张裱纸上编号，应对每张规格小的材料依次进行编号，顺序从上而下，不可编在裱帖纸上。

3、页号编写位置：单面书写的材料在右上角，双面书写的材料，正面在右上角，背面在左上角；图纸在折叠好的图幅的右上角。

4、卷内目录和卷皮一律用碳素墨水填写，应字迹工整、用印清晰。

5、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

第七条档案案卷装订1、装订时必须去除金属物，采用三孔一线装订法，使用棉质线装订，结实、不脱页、不压字、不损坏文件，不妨碍阅读。

2、装订时卷内文件材料应按卷内目录的编排次序排列有序。

3、案卷内破损、被皱折的文件材料要修复和整平，装订后的案卷应整齐、美观、牢固。

第八条电子文件归档管理1、电子文件包括以数码形式存储于光盘、U盘、硬盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件。

归档电子文件指具有参考和使用价值，并作为档案保存的电子文件。

2、电子文件形成是由各分公司、子公司和机关各部门负责电子文件的积累、保管和整理，要确保其真实性、完整性和有效性。

3、档案室负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理，保证管理工作的连续性，形成电子文件的部门要主动提供协助和支持。

4、档案室明确归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，各部门、单位参照此标准执行，以保证电子档案的质量。

5、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

6、具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件，进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。

第九条档案保管1、各分公司、子公司和机关各部门的档案（除财务档案）由集团公司档案室统一保管。

2、档案室设专人管理，非本室人员未经允许，不得擅自进入档案室。

3、档案室案卷排架符合规范要求，排列整齐美观，统一编号，并绘制案卷存放示意图，便于迅速查找。

4、档案室内不得堆放杂物，保持库房内良好的环境卫生。

注意通风，并有防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫蛀和防污染等措施，确保档案安全。

5、房内应保持适宜的温度，并做好温湿度记录。

6、房内严禁烟火和存放易燃物品，配备消防器材，下班前要进行安全检查，切断电源，关门上锁。

7、档案应建立全宗卷、存储案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

第十条档案鉴定销毁1、建立由集团公司分管领导、办公室主任、档案工作人员及有关业务人员组成的档案工作小组。

2、档案工作小组根据集团公司实际情况制定保管期限表，并对到期的档案进行鉴定审查，对已失去利用价值的档案进行剔除。

3、原则上每三年进行一次全面清理工作，遇特殊情况，可临时召集工作小组成员进行鉴定。

4、鉴定后需要销毁的档案，由档案室编制销毁档案清册，经领导审批后予以销毁处理。

5、工作人员应本着严肃、谨慎、负责的态度，一丝不苟地做好鉴定销毁工作。

第十一条档案保密制度1、档案室管理人员必须严格执行《保密法》，增强保密意识，严格保密纪律。

凡借阅的各类档案材料必须注意妥善保管，不得转借及带回家。

对违反保密规定的现象，要及时处理。

2、档案管理人员要坚守岗位，遵守纪律，切实履行《保密法》赋予的职责。

对借出的档案材料应及时催卷，及时归档。

3、档案内容不得擅自传抄、翻印、翻拍。

4、对故意失泄档案秘密的人员，按《保守国家秘密法》有关规定处理。

第十二条档案资料查阅1、凡集团公司工作人员，因工作需要查阅档案资料，须填写《档案资料查阅单》，经所属部门负责人批准，并办理登记手续后方可查阅。

2、工作人员因工作需要临时调阅档案的，须办理登记手续，方可调阅与本人工作业务有关的档案。

3、其他单位需要查核集团公司档案资料的，可凭单位介绍信并经分管领导批准后方可查询。

4、档案资料原则上不外借，如因特殊情况，须经分管领导书面批准方可借用，不准将档案资料私自转借他人。

5、阅档人员要爱护所查阅的档案，并保持档案资料的完整和整洁。

严禁圈点、折页、涂改、损坏或抽取档案资料，不准将档案私自带离。

复制档案需经档案室所属部门负责人批准。

6、阅档人员如违反本制度，档案人员有权停止查阅。

如有泄密或损毁档案资料等行为，要追究责任。

第十三条档案统计制度1、定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。

2、对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，每半年向办公室主任和分管领导报送档案工作情况统计表。

第十四条处罚细则1、分公司（1）获得的质量、安全、综合荣誉等证书奖牌（奖杯）1个月内不送交集团公司职能部门，一项扣0.5分。

（2）向档案室借用的工程业绩、荣誉证书等档案资料不按借用时限归还，每次每件扣0.5分。

2、分公司资料员（1）竣工项目资料、获得的质量、安全、综合荣誉等证书奖牌（奖杯）1个月内不送交集团公司职能部门，月度考核时，在岗位职责履行情况和规章制度执行情况中，每一项各扣2分。

（2）向档案室借用的工程业绩、荣誉证书等档案资料不按借用时限催还，月度考核时，在岗位职责履行情况和规章制度执行情况中，每次每件各扣2分。

3、档案员有下列情形的，月度考核时，在岗位职责履行情况和规章制度执行情况中，分别扣分：（1）未按规定进行分类、整理、归档的，每一次各扣5分。

（2）档案资料入库后进行整理、分类、登记、保管，未能保证各类档案目录齐全、类别清楚、排架有序，查阅不便捷的各扣5分。

（3）未建立综合档案室所有档案的纸质台账和电子台账的各扣5分。

（4）未办理档案的查（借）阅登记及归还手续的每次各扣3分。

（5）未严格遵守《档案保密制度》，每次各扣3分。

（6）每年对档案卷宗进行一次全面检查，并认真做好检查记录，确保可保管的档案不遗失、不损坏、不霉变，未检查、记录的每次各扣3分。

（7）档案室、阅档室卫生不整洁，每次各扣5分。

（8）不按时报送档案工作情况统计表，每次各扣3分。

（9）对借用档案资料逾期未还的不催还或无催还记录，每次各扣3分。

第十五条附则1、本制度由集团公司办公室负责解释。

2、本制度从二〇年一月一日起执行。