合同档案归档表格

篇一：合同档案管理办法

合同档案管理办法

兴进公司管理标准

BP/

合同档案管理办法

20XX-11-16发布20XX-11-16实施———————————————————————————

兴进公司发布

前言

为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。

本流程由成本管理中心负责制定、解释。本流程主要起草人：于卉

本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明

俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛

本流程批准人：罗欣

本流程首次发布日期：20XX年11月16日本流程发送

部门：公司各部门

更改历史

目录

1 目的 (3)

2 适用范围 (3)

3 职责 (3)

4 合同的保管方

法 (3)

5 支持文件 (6)

6 相关记录 (6)

1. 目的

作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。

2.适用范围

本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业

服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。

3. 职责

成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。

公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。

4、合同的保管方法：

合同保管应遵循下列原则及时归档原则；完整保存原件原则；便于查找原则。合同保管的范围：合同（包括附件）；合同审批表；

合同订立与履行过程中的所有书面材料。

上述材料（以下统称“合同”）应妥善完整保存。合同保管部门

公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。

成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进

行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。

成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部

应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相

关部门成本/工程主管副总各保

留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。

各职能部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及（含一式三份）以上，公司档

案室、公司财务部应各保留一份合同原件存档，本职能部门、业务主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。

合同的归档

经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同

其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件由职能部门合同经办人交付行政部档案管理员及时归档；各相关部门及人员可留复印件留档，并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交法律顾问或代理律师。

与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留影印

件并按本条第一款的规定处理。

行政部档案管理员对成本管理中心报送的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后

加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容： A.合同各方当事人须签字盖章；

B.合同规定的附件应齐全；

C.属于合同保管范围的其他材料。

各职能部门合同管理员负责对归档合同按照《合同归档登记表》的要求作好登记和归档

工作。

各职能部门应对合同进行合理分类和编号，有关规定参照公司《合同分类编号规则》执

行。

合同的使用登记

合同在归档之后，凡调阅、复印的，应在档案管理员处办理登记手续；绝密级合同的调

阅，须经行政部负责人与调阅者所在的副总经理签字批准。涉及房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同等需经公司总经理签字批准方可借阅。

归还被调阅的合同时，档案管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登

记，由调阅者签字确认；如合同有被损坏、涂改或缺失的情况，档案管理员应及时登记并向行政部负责人作出书面汇报。

篇二：合同档案管理制度

合同档案管理制度

第一章总则

一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价

值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相

关的具有保存价值的材料形成。

第二章合同分类

一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产

等而签订的合同或框架协议。

二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订

的合同。

四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或

委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部

测试的协议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动

合同。

八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

第三章档案管理的责任分配

一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。

第四章文件合同归档要求

一、文件合同编号规则

合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。

文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。

基本模式：