会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式
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会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、99年总结、公 务人员考核标准
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会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
案例：2000年代理会分析
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会议的组织和管理
会后总结和决算
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会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例： 签到程序界面演示
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会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件
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会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
会议结束的工作
1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。
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会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作
8
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 原则 会务工作为会议内容服务
以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行
9
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
会场方面 宾馆的软硬件
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会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、 条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关 物资、资料的准备，费用的预算、决算等
会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、会议 资料的整理、汇编
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会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组：出发时
间及工作内容
签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作
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会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会
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会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
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会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强
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会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
全面、精细、节约；
距开会日期前两周，做出预 算送审批；
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会议的组织和管理
注意 事项
餐饮方面 租车问题 价格问题
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会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、漏洞。
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会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
内容涉及
1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用 4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等
4
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
5
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
会务工作要保证策划案 的顺利实现
6
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥
副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
1
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
2
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算
3
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
会后的总
结和决算 会议费的报销、决算和 分摊
案例：99决算
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会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序
会议准备检查表
会议主持人自我
中小型会议 的会务实施
检查表
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会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
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会议的组织和管理
谢谢大家
谢谢大家
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Байду номын сангаас
9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。20.11.2 020.11.20Friday, November 20, 2020 10、人的志向通常和他们的能力成正比例。13:46:2113:46:2113:4611/20/2020 1:46:21 PM 11、夫学须志也，才须学也，非学无以广才，非志无以成学。20.11.2013:46:2113:46Nov-2020-Nov-20 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。13:46:2113:46:2113:46Friday, November 20, 2020 13、志不立，天下无可成之事。20.11.2020.11.2013:46:2113:46:21November 20, 2020 • 14、Thank you very much for taking me with you on that splendid outing to London. It was the first time that I had seen the Tower or any of the other fam
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会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
人员分工 总负责 物资组
签到组
车辆调度
负责人
会前 会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、旗、落实
设备 邀请、人员落实、房
间餐桌车辆分配
寻租车资源、签约、 接站场地租用、领导
行程
会中 内外沟通、协调、处
理突发事件 分发物资历、采购会 中物品食品、保证设
备到位 签到、发资料、安排 代表的食宿、订餐落
实 接站组织、车辆调节 器度交警联系、司机
安排
会后 结算、善 后、总结 结帐、剩余 物资处理
退房、回收 问卷、结帐
结帐
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会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2007年年会
邀请信
内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇
出 所需款项； 提前行文，写明规则。
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会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件
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会议的组织和管理
案例
案例：西安活动费用使用 审批、报销规定 关于参加西安活 动的人员通知
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