公文写作与处理一、公文的概念及作用公文，就是公务文书。

是一切公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是各级机关、企事业单位、社会团体实施组织、管理、指挥的基本手段和重要工具。

公文具有法定作者、法定权威、法定时效和法定体式等特点。

就是说，公文是由法定的机关制发的，它代表制发机关发言，并代表制发机关行使法定职权，具有法定的权威性，具有一定的约束力或一定的制约作用。

公文的写作与制发有特定的体例格式，并需要经过一定的处理程序，以维护其严肃性。

公文一旦制发，就必须贯彻执行，使其发挥作用。

在机关工作运行中，公文发挥着上令下达、下情上报和信息沟通等其他手段不可替代的重要作用。

主要体现在以下几个方面：一是法规准绳作用。

二是领导指导作用。

三是宣传教育作用。

四是公务联系作用。

五是凭证依据作用。

今天所讲的公文写作与处理主要是行政机关公文，是按照《国家行政机关公文处理办法》的规定进行讲解的，各级党委及党群部门的公文处理要按照《中国共产党机关公文处理条例》操作，不能混为一谈。

二、公文的特性一是反映和体现党和国家方针政策的政治性、政策性；二是密切结合工作实际和形势任务，反映客观需要，直接用于机关工作实践的实用性；三是根据上级机关的指示、下级机关的请求、平行机关的需要，按照本机关领导的意图行文的受命性；四是撰写快、传递快、处理快，提高机关办事效率的时效性；—1 —五是按照特定的程式、特定的体例格式标准和特定的写作程序进行写作的程式性；六是忠实于机关领导意图，遵循机关工作的要求，按照事物本来面貌进行写作，使公文符合客观实际，反映机关活动的职责权限的真实性；七是条理清楚，层次分明，文字精练，用词准确，事实确凿，不讲套话、空话、废话，开门见山，明确具体，一目了然的明确性。

三、公文的分类与名称（一）公文的分类1．从公文的来源划分（1）对外文件。

（2）收来文件。

（3）内部文件。

2．从公文的行文关系上来划分（1）上行文。

（2）平行文。

（3）下行文。

3．从公文秘密程度和阅读范围来划分（1）秘密文件。

（2）普通文件。

（3）公布文件。

4．从公文制发机关的性质和公文作用来划分（1）法规文件。

①法律文件。

②法令文件。

③行政法规文件。

（2）行政文件。

（3）党的文件。

5．从公文的内容和特点来划分（1）指挥性公文。

（2）规范性公文。

（3）报请性公文。

（4）知照性公文。

（5）记录性公文。

常见的公文的分类还有：从文件的缓急程度上划分，可分为急件和平件，急件又可分为特提、特急、加急和平急；从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件；从文件的发送目的来划分，可分类为主送件、抄送件和批转件、转发件、印发件；从文件的处理要求上来划分，可以分为需—2 —办文件和参阅文件等。

（二）公文的文种任何事物都有自己的名称。

名称就是事物的概念，事物的称号。

公文作为国家管理的一种工具，也有自己的名称。

如命令、决定、通知、章程、条例、计划、总结等都是公文的名称。

在通常情况下，人们把这些具体的公文名称统称为文种。

2001年1月1施行的《国家行政机关公文处理办法》中，将现行国家行政机关的公文文种调整为13种，即：(1)命令（令）；(2)议案；(3)决定；(4)公告；(5)通告；(6)通知；(7)通报；(8)报告；(9)请示；(10)批复；(11)意见；(12)函；(13)会议纪要。

13种公文的适用范围：1．命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

2．决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3．公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4．通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5．通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

6．通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

—3 —7．议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8．报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

9．请示适用于向上级机关请求指示、批准。

10．批复适用于答复下级机关的请示事项。

11．意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12．函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

13．会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

四、公文的格式（一）公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

纸张白度为85％-90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5-9.5。

（二）公文用纸幅面及版面尺寸（见附图）1．公文用纸幅面尺寸公文用纸采用国标A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

—4 —2．公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm ；公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm ；版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

（三）公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

（四）排版规格与印制装订要求1．排版规格正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

2．制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

3．印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。

印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

4．装订要求公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

（五）公文中各要素标识规则组成公文的各要素为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统—5 —称版记。

1．眉首①公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

按照《国家行政机关公文处理办法》规定，带有密级的公文要编制份数序号。

如考虑有的公文的特殊情况，不带密级的公文也可编份数序号，以便准确掌握公文的印制份数和分发范围。

②秘密等级和保密期限秘级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三种。

需标识秘密等级的公文，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如需同时标识保密期限的，秘密等级和保密期限之间用"★"隔开，秘密等级的两字间则不空1字距离，以使该字段不致过长。

具体标识方法如："绝密★三个月"、"机密★一年"不等。

除特殊情况外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。

保密期限在一年以上的以年计，在一年以内的以月计。

③紧急程度紧急程度是对公文送达时限的要求，分为"特急"、"急件"两种。

需标识紧急程度的公文，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。

也就是说，按照密级在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。

凡电报都应按规定在指定的位置，分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"四种紧急程度。

各种紧急程度的时间按以下原则把握："特提"是要求一天之内办完的电报，" 特急"是要求三天之内办完的电报，"加急"是要求五天之内办完的电报，"平急"是—6 —要求十天之内办完的电报。

④发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文着页显示正文。

⑤发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

⑥签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

2．主体①公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排—7 —布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

②主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

③公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

④附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。