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办公室行政文秘人员岗位知识培训PPT
问题时要会签。
四、岗位工作应注意事项
(一)文件管理流程审核把关主要事项
2.外来文件的处理
• 对各部进行处理的外来文件,及时审核是否处理完毕, 处理结果栏填写处理结果并签名。
• 未处理完的文件,及时督促经办人完成,
四、岗位工作应注意事项
(二)其他应注意事项
1.学习制度和规章,熟悉工作流程; 2.台面文件、资料、文具等须保持整洁; 3.当日文件当日交清; 4.存档记录要求每周清存; 5.文件跟踪每月清理结案; 6.日常工作日结日清。
8.保存的表现形式:归档或个人保存
• 注意事务性文件如通知等做好个人 保存和记录;
• 要求定期进行统计、清理和整理; • 归档文件要求定期送归档; • 传真件要注意复印存档。
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三、文件相关业务知识
日专事公 常业务文 文文文 书书书
三、文件相关业务知识(一)来自文• 公文种类:会函意通通通批报请议决公命 议 见报告知复告示案定告令 纪 要
三、文件相关业务知识
(一)公文
• 公文格式:通常有标题、正文、发文机关、
发文时间、印章等,但不一定全。
三、文件相关业务知识
(二)事务文书 • 计划、总结、调查报告等
(三)专业文书
• 经济文书、司法文书等 (四)日常文书 • 书信、发言稿等
三、文件相关业务知识
送公司领导签发或审批的公文
• 一般按“经办人草拟→部门经理审 核→办公室核稿→公司领导审批→ 办公室印发或传递” 。
二、岗位工作表现形式和要求
(一)文件管理方面
2.登记的要素:日期、编号、名称、文号、签发人等
要有纸面(便于签收)和电子(便于查阅)两种形式(OA文件除外); 要求此项工作要养成习惯。
二、岗位工作表现形式和要求
(一)文件管理方面
3.拟办的要素:承办人、批办人
• 把握政策、规章和流程; • 做到及时准确; • 注意落款时写明时间。
会议通知)的拟写等; (三)其它工作:协助组织会务、开展活动等工作。
二、岗位工作表现形式和要求
(一)文件管理方面
存办督发传拟登收
保办催分传拟登签 存理办发阅办记收
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二、岗位工作表现形式和要求
(一)文件管理方面
1.签收的形式:签名、盖章、收条
签收时要注意对方登记的日期、时间、编号、来函单位、送交单位、 签收人; 要注意清点是否有涉密文件; 事非当场时,要及时补签或代签; 收内部文件时,优秀的行政文秘人员可把好政策关、流程关、格式关。
谢 谢!
二、岗位工作表现形式和要求
(一)文件管理方面
6.催办的表现形式:电话、发函、上门
• 克服胆怯; • 不厌其烦; • 确保时效; • 注意登记。
二、岗位工作表现形式和要求
(一)文件管理方面
7.办理的表现形式:查阅、统计、通知等
• 办理具体事项时,注意完成时效和 质量。
二、岗位工作表现形式和要求
(一)文件管理方面
办公室行政文秘人员 岗位知识培训PPT
2020年5月19日
行政文秘人员岗位知识培训
一、定义 二、岗位工作表现形式和要求 三、文件相关业务知识 四、岗位工作应注意事项
一、定义
行政文秘人员就是负责文件管理、从事具体的辅助性办公室 事务的人。岗位工作如下:
(一)文件资料的管理,包括传真和邮件的管理; (二)文字工作,包括打字、公文印制和简单公文(如
四、岗位工作应注意事项
文件管理流程审核把关主要事项 其他应注意的事项
四、岗位工作应注意事项
(一)文件管理流程审核把关主要事项
• 外发文件应审核的内容 • 外来文件的处理 • 文件存档须知 • 电子文件同步问题
四、岗位工作应注意事项
(一)文件管理流程审核把关主要事项
1.外发文件应审核的内容
• 是否选取了正确的文件流程。 • 部门经理是否已审核并签名。 • 会签部门是否已会签。 • 一般文件要求走OA。 • 注意请示、报告、委托函、承诺函中涉及费用和法律方面
二、岗位工作表现形式和要求
(一)文件管理方面
4.传阅的表现形式:阅知和阅办或会签
• 注意细致区分; • 勤跑腿; • 必要时用邮件或复印件同传。
二、岗位工作表现形式和要求
(一)文件管理方面
5.分发的表现形式:OA分发、纸面分发、传真、邮件
• 要求及时、准确、到位; • 一般要求签收或回传、电复确认; • 电复时注意做好登记。