ＸＸ公司会计电算化档案管理制度
会计电算化档案定义
主要指存储在硬盘、软磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序等，
并包括打印输出的各种凭证、帐簿、报表等核算数据及系统开发运行
中的全套文档资料。

档案管理任务
1、收集和整理应存档的会计资料；
2、保管和利用好会计档案；
3、遵守会计档案的保存期限。

档案管理内容
一、会计凭证的收集、整理和存档
1、收集齐全应存档的会计凭证，按凭证顺序号和本号检查有无短缺，原
始凭证是否齐全，清理出不属于会计档案范围和无须存档的一些资料，
补充可能被遗留的一些必不可少的核算资料；
2、与负责凭证打印、装订、暂时保管的操作人员办理好档案入存手续；
3、应每月装订一次凭证，为便于翻阅凭证，避免凭证散失，装订凭证时
应按适当厚度统一装订；
4、认真填列会计凭证封面，封面各记事栏都应填列完整清晰，以便于查
阅。

二、会计帐簿的收集、整理和存档
1、各业务日或各月的会计帐簿可由业务经办人在当期打印输出并保管，
日常系统数据由系统管理人员和业务经办人负责维护；
2、会计年度终了，必须将全年的所有帐簿，包括总帐、明细帐、辅助帐
等都统一打印输出，并整理装订；
3、档案管理人员在与业务经办人办理帐簿交接手续时，应认真检查帐簿
是否有残缺、遗漏，确定无误后，应对所有帐簿进行归类、编号，妥
善保存；
4、会计帐簿封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。

三、会计报表的收集、整理和存档
1、各会计期的会计报表可由各业务经办打印输出，并负责保管；
2、会计年度终了，各业务经办人将全年会计报表整理装订后交档案管
理人员；
3、档案管理人员对会计报表检查无误后，应对会计报表分类编号归
档；
4、会计报表封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。

四、软硬盘数据的收集、整理和存档
1、每月结帐前，各会计主管都应对会计数据做一次硬盘备份和软盘备
份；结帐后，再重新做一次硬盘备份和两次软盘备份，以确保数据的
安全；备份软盘应由档案管理人员统一集中管理；
2、备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封；
3、备份软盘应装在包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的
场所；双备份的软盘应存放于不同的地点。

档案的保管和使用
1、只有由系统“打印”功能打印出的会计凭证、帐簿、报表等核算资料，
经财务经理、会计主管、系统管理人员和业务经办人签字认可后，才
能作为正式的书面档案资料保存。

带有“查询”字样的会计核算资料
不能作为正式的书面档案资料保存；
2、会计电算化档案发生缺损时，应重新打印补充，操作人员在打印出的
资料上注明此种情况并签字，经会计主管和系统管理人员签字认可后
归档；
3、查阅已存档的会计核算资料应填写《档案查阅登记表》并经财务主管
批准后方可查阅，查阅时不得在会计档案上做任何记录、勾删和修改，
更不能抽取单据；
4、对于存储在硬盘上的会计数据及其备份数据，不得做任何删除、修改
操作。

5、对于已存档的会计档案一律不得外借
档案保存期限
1、对打印出的会计档案，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执
行；
2、软盘形式的会计档案保管期限必须在五年以上。

储存在硬盘中的会计
数据，可在两年后根据需要进行存毁。

制度的制订与执行
1、本制度由ＸＸ公司财务部制订，自颁布之日起开始执行。

ＸＸ公司财务部
ＸＸ年ＸＸ月XX日。