采购合同的8个关键点

5．2．1 关键点1：完善合同管理体系

要应对采购合同管理中的各项风险，企业首先应建立完善的合同管理体系，建立一系列制度体系和机制保障，促进合同管理的作用得到有效发挥。

建立合同管理体系的具体措施如图5-8所示。

图5-8

利益对比促成法的特点及应用要点 5．2．2 关键点2：开展供应商审查

合同订立前，企业应当进行合同调查，充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约资质，做好此项工作，有利于规避供应商资质不足的风险。 具体的审查措施如图5-9所示。

措施 具体实施内容

建立分级授权

管理制度 ◆ 企业应当根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建

立合同分级管理制度，确定各类合同授权 ◆ 金额较大采购合同，管理部门应加强管理，监督合同签订过程

实行统一归口管理 ◆ 企业可指定法务部门等作为合同归口管理部门，对合同实施统一规范管理，负责制定合同管理制度，管理合同标准文本，管理合同专用章，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节 ◆ 法务部还需审核合同条款的有效性以及权利义务对等性 明确职责分工 ◆ 公司合同承办部门负责在职责范围内承办相关合同，并履行合同调查、谈判、订立、履行和终结责任，例如物资、服务采购合同均由采购部实施承办

◆ 法务部门和财务部负责对合同履行过程进行监督

健全考核与责

任追究制度 ◆ 企业应当健全合同管理考核与责任追究制度，开展合同后评估 ◆ 企业对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，应当追究有

关机构或人员的责任

图5-9 合同资质审查措施示意图 5．2．3 关键点3：合同谈判控制 在合同谈判过程中，谈判人员和合同管理人员应注意做好以下管控措施，具体如图5-10所示。

图5-10 生产中的工艺技术问题示意图

◎ 审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证

明原件

2 ◎ 必要时，可通过发证机关查询证书的真实合法性，关注供应商的行为是

否在其被授权范围内，并在充分收集证据的基础上评价对方资质

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◎ 对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框

架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力

◎ 与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管

理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况

◎ 对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水

平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能力

◎ 获取供应商的财务报告、以往交易记录等信息，分析其获利能力、偿债

能力和营运能力，评估财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续

关注其资信变化，建立和及时更新合同对方的商业信用档案

1

措施6 措施5 加强谈判过程的保密工作，严格推行责任追究制度

措施4 收集供应商资料，熟悉其情况，做到知己知彼，并研究国家相关法律法规、行业

监管、产业政策、同类产品或服务价格等相关的信息，正确制定企业谈判策略

措施3 必要时可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任

能力和职业道德情况

措施2 对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系的合同，应组织法律、技术、财务

人员参与谈判，发挥团队智慧，及时总结谈判中的得失，研究下一步谈判策略

措施1 关注核心内容和条款，包括合同标的数量、质量技术标准，合同价格、结算方

式、履约期限和方式、违约责任、争议的解决方法、合同变更或解除条件等

对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存，

作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据

5．2．4 关键点4：加强合同审核

在合同管理过程中，必须加强合同的审核，确保合同内容符合企业需求和相关法律法规，具体的管控措施如下。

1．企业对外发生采购行为，除即时结清方式外，其余均应当订立书面合同。

2．严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战略目标的关系，保证其协调一致。

3．考察合同是否以生产经营计划、物资需求等为依据，确保完成具体业务经营目标，根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。

4．合同文本必须由业务承办部门起草，法律部门审核；重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草；对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

5．国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。

6．通过统一归口管理和授权审批制度，严格合同管理，防止通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为。

7．由签约对方起草的合同，企业应当认真审查，确保合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时须注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。

8．合同审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。

9．建立合同会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织财会部门、内部审计部、法律部、业务关联的相关部门进行审核，内部相关部门应当认真履行职责。

10．慎重对待审核意见，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款作出修改并再次提交审核。

11．合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。