非工程类合同采购管理办法 第一章 总则 第一条 为规范北京XX技术开发有限公司（以下简称“公司”）非工程类合同采购程序，降低采购成本，贯彻公开、透明的经营方针，参照《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》、《XX集团工程招标管理办法》并结合集团相关办法，根据公司实际情况制定本办法。

第二条 本办法适用于公司各部门、各项目，各分公司，并报集团备案。

第三条 本办法所称采购是指以合同方式有偿取得货物、服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

本办法所称非工程类合同采购涉及的领域包括但不限于行政办公、物业管理、品牌管理、拓展营销、咨询（培训）服务等。

同一部门虽未签署书面采购合同，但采购货物或服务规格、标准统一，购买频次较多，单次金额不确定的项目也属于本办法所称的采购，应按照年度购买估算金额选择适当的采购方式进行整体采购。

法律法规和集团制度对采购行为另有规定的，应从其规定。

工程类合同采购按照《XX集团工程招标管理办法》办理。

第四条 非工程类合同的采购工作应当遵循归口管理、严格执行预算的原则。 第五条 非工程类合同的采购工作应当坚持公开、公正、公平、诚实信用的原则。对供应商的商业信誉、技术手段、管理水平及合理低价等因素进行综合比较，择优选用。

第二章 一般规定 第六条 采购需求部门是各部门、各项目、各分公司采购活动的执行部门，全面负责采购活动中各项工作的组织实施。

第七条 采购需求部门应在采购活动开始前制定采购方案，通过OA办公系统提起事项审批。采购方案中需明确采购项目名称、要求（规格、数量、标准等）、时间计划、拟入围供应商及其资质材料、采购金额、采购的必要性、采购方式、采购人员构成、评审规则等内容。

未按规定的方式进行采购的，应在方案中说明原因。 第八条 采购需求部门应在供应商评审结束后将评审过程及评审结果编制书面采购报告，通过OA系统履行审批程序。

第九条 采购方案及采购报告的审批权限 （一）采购项目涉及金额在人民币5万元以下的，采购方案及采购报告应报总经理审批；

（二）采购项目涉及金额在人民币5万元以上的采购方案及采购报告应报董事长审批；

（三）采购项目涉及金额人民币30万元以上的,采购方案及采购报告应提交公司领导班子会讨论通过。

（四）对于符合“三重一大”决策事项的采购活动参照公司相关管理办法执行。

采购方案按照本条规定的权限批准通过后，如因特殊原因需要调整，应按照原程序上报审批。 第十条 本办法所称的供应商是指提供货物或者服务的法人、其他组织及自然人。

参加采购活动的供应商是法人及其他组织的，应当具备下列条件:

（一）具有独立承担民事责任的能力； （二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度； （三）具有履行合同所必需的设备和专业技术、售后保障等能力；

（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录； （五）参加公司本次采购、招投标等活动的前三年内，没有违法记录和行贿记录；

（六）法律、行政法规规定的其他条件。 第十一条 采购需求部门应当根据采购项目的特点和实际需求编制采购文件，如采购方案、招标文件、谈判文件、询价函等。采购文件可以根据采购项目的特殊要求，规定供应商的特定条件，但不得要求或者标示特定的供应商，不得含有倾向性或者排斥潜在供应商的内容，不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。

第十二条 公司采用邀请招标、竞争性谈判采购的项目，由公司法务专员负责组织实施。通过公示的形式在公司范围内按照招标文件、谈判文件中的对供应商的要求发布征集信息。

涉及技术问题的，例如：运行部、工程部、技术部、业务拓展部的采购，技术需求必须经公司技术负责人审批，招标小组/谈判小组/询价小组必须由不低于30%比例的公司技术负责人组成。 采购需求部门应当限定征集期限，征集工作应当在征集期限内完成。同时采购需求部门应将征集来源情况在《供应商征集记录表》中进行记录。

征集工作在规定的期限内，没有征集到供应商的，由采购需求部门通过其他来源确定入围供应商名单。

第三章 采购方式及供应商选择 第十三条 本办法所称采购的具体方式包括： （一）邀请招标； （二）竞争性谈判； （三）询价； （四）单一来源采购； （五）电商采购。 第十四条 本办法所称供应商的选择： 应从公司供应商名录里的单位中产生，也可以由行业排名前十位的单位中产生（视情况可以按排名顺延），特殊情况下可以由采购部门直接推荐。

第四章 邀请招标 第十五条 邀请招标是指采购单位以投标邀请书的方式在一定区域内邀请三家以上具备承担拟采购项目的能力、资信良好的供应商投标参加竞争，采购单位确定中标者的采购方式。

邀请招标适用范围：采购项目涉及金额在人民币20万元以上的。

虽然采购金额超过人民币20万元，但是已经经过公司整体立项招标的项目，可不再另行单独招标。 第十六条 采用邀请招标方式采购的，应当组织成立招标小组，招标小组成员应当由法务专员、财务部、采购需求部门及至少一个相关业务部门中选定的5人以上组成。

第十七条 工作程序 （一）法务专员负责会同采购需求部门征集供应商，并按照招标文件中关于供应商的要求进行审核；

（二）法务专员负责编制招标文件，招标文件的技术标部分由采购需求部门提供，并经采购需求部门负责人确认，总经理、董事长同意后发送给入围供应商。

（三）采购项目需要现场踏勘的，采购需求部门应在招标文件规定的时间内落实踏勘，踏勘过程中，采购需求部门应仅对现场情况做简要的介绍，供应商提出的问题应在补遗文件中以书面形式答复。

（四）法务专员会同采购需求部门根据供应商对招标文件或现场踏勘提出的质疑问题组织召开答疑会。全体招标小组成员均应参加答疑会并负责相关质疑问题的答复。采购需求部门需对质疑及答复情况进行书面记录。

（五）法务专员在招标文件规定的时间内接受投标文件，检查密封情况，对投标文件予以登记。

（六）法务专员在招标文件规定的日期、时间和地点组织所有投标人参加开标。

（七）招标小组根据优惠条件、替代方案以及其他可变的条件同投标供应商进行谈判，根据投标文件及谈判结果经过评审确定拟成交供应商。

（八）招标小组编写评标报告，按照本办法的规定报送至相关领导审批，并在评审报告经领导审批确认后2个工作日内通知成交的供应商。 评标报告的内容应包括:邀请供应商参加采购活动的具体方式和相关情况;评审日期和地点；评审情况记录和说明；对供应商的资格审查情况、谈判情况、报价情况等；提交拟成交供应商名单及理由。

第五章 竞争性谈判 第十八条 竞争性谈判是指采购单位与符合资格条件的三家以上供应商就采购货物和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和一次性报价，采购单位确定成交供应商的采购方式。

具备下列情形之一的适用竞争性谈判： （一）采购项目涉及金额在人民币20万元以下5万元以上的；

（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

（三）采用邀请招标所需时间不能满足项目紧急需要的；

（四）不能事先计算出价格总额的。 第十九条 采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，小组成员由法务专员、采购需求部门与其他相关业务部门人员共同组成。

谈判小组必须由3人以上组成。 第二十条 工作程序 （一）谈判小组在征集的供应商名单中按照谈判文件中关于供应商的要求进行审核，确定最终入围的供应商。

（二）由谈判小组编制谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应当在入围供应商名单中抽取三家以上供应商并向其发送谈判文件。

（三）谈判小组所有成员集中与提交响应文件的供应商分别进行谈判。谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

（四）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，根据符合采购需求、质量和服务相等、合理低价的原则，综合评定最终确定拟成交供应商。

（五）谈判结束后，谈判小组应当根据评审记录和评审结果编写评审报告，其主要内容包括:邀请供应商参加采购活动的具体方式和相关情况;评审日期和地点；评审情况记录和说明；对供应商的资格审查情况、谈判情况、报价情况等；提交拟成交供应商名单及理由。 第二十一条 谈判小组应将评审报告按照本办法的规定报送至相关领导审批，并在评审报告经领导审批确认后2个工作日内通知成交的供应商。

第六章 询 价 第二十二条 询价是指采购单位向符合资格条件的三家以上供应商发出采购询价函，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购单位确定成交供应商的采购方式。

具备下列情形之一的适用询价采购： （一）采购项目涉及金额在人民币5万元以下的; （二）采购项目规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的。

第二十三条 采用询价方式采购的，采购需求部门应当在本部门内选定2人以上组成询价小组。