浅谈高校人事档案管理存在的问题及对策高校人事档案真实地记载和反映高校干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等,是干部个人自身成长历史的真实记载,为高校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据,为高校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。

只有加强对高校干部人事档案的管理,维护档案的真实、完整、准确与安全,才能更好地维护高校干部人事档案的生命和价值所在,更好地发挥干部档案的应有的作用。

标签：高校;人事档案管理;问题;对策随着高等教育事业的不断发展,高校人事制度改革不断深入,在新的形势下人事档案工作如何更好地为师资队伍建设和干部队伍建设服务,是人事档案管理所要探索的重要内容之一。

高校人事档案管理目前主要存在人事档案管理制度不完善、内容失真、材料不全等一系列问题,笔者以为要从根本上解决高校目前的人事档案管理问题,就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段人手。

一、高校人事档案管理中存在的主要问题1.管理理念滞后,管理制度不完善。

高校领导对人事档案工作的重要性仍然认识不足,没有把这项工作列入议事日程,人、财、物的投入不足,对人事档案工作重视不够,“重藏轻用”现象比较普遍。

较长时间以来,不少高校领导对人事档案工作重要性的认识,往往停留在“说起来重要,排起来次要,用起来忘掉”的状态;立卷不够规范,案卷质量不高,档案材料内容填写前后不一。

“三龄一历”(年龄、工龄、党龄,学历)记载多样,个别干部的“年龄越填越小,参加工作时间越填越早,文化程度越填越高”。

档案用纸规格不一。

虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸,但现行的公文材料大部分是A4纸,高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸,纸张大小不同,致使有的表格印制超过装订线,给立卷归档工作带来了麻烦。

档案材料短缺。

如表彰和处分材料散失较多,有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。

另外,随着时代的发展,干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足高校发展的需要。

如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多,而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少,这些都会直接影响到案卷质量。

使用上技术手段滞后,运行效率较低。

在整理档案过程中,有的高校没有启用干部人事档案电子信息化管理系统,大部分是靠手工操作,费时、费力,效率低,与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

2.人事档案内容失真。

真实性是人事档案的生命,而现有的档案材料中内容的真实性却不高。

材料归类不准确。

有的不该归档的材料归了档,而该归档的零散材料却没有及时归档。

有的档案中材料内容前后不符,如时间方面,出生年月公历、农历填写随意,且没有说明;参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月,每次填写时也往往不一致。

姓名改变后不写曾用名,也不加以说明,这给材料的归档造成麻烦,尤其是一些比较常用的名字,如:建国、建华等,更是容易出现同名同姓的情况。

档案中的考核材料大多只有优点、没有缺点,只有成绩、没有差错。

这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是,只看重自身的利益,怎么有利于自己就怎么写,而与自己关系不大的则随意性较大。

人事档案部门也没有进行严格的审核把关,及时地发现问题,解决问题,而是任其一错再错,致使人事档案不能如实反映本人的真实情况,给档案的利用带来困难。

3.人事档案材料不全。

一些本该有的履历表、年度考核表没有,一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。

究其原因有两方面:一方面,干部职工对人事档案的认识不够。

他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了,自己近年来也没有太大的变化,不填也罢。

有的人在填写表格时能省则省,履历表中学习简历从高中或大学开始填,家庭成员及社会主要关系都没有。

还有一些如学历、培训、职称等材料,一旦落在个人手中,他们就紧紧地放在自己身边,认为这样更安全,用起来也更方便。

另一方面,分管人事的部门没有将材料及时收集归档。

一些高校分管人事档案工作的人员并非专职人员,往往是身兼数职,于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放,没有及时归档,导致个人档案中材料内容不全,更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中,因而造成高校干部人事档案材料的缺失。

二、改革高校人事档案管理的对策1.提高高校档案管理人员素质。

人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。

作为人事档案工作人员,不断提高自身的政治素质和专业素质显得尤为重要。

提高自身的政治素质,加强责任感,把人事档案工作看作一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性,能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。

在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错。

对人事档案收集材料要“求全”、“求细”、“求准”、“求美”、“求严”,加强人事档案的动态管理,变被动方式为主动方式。

才能不厌其烦地去收集材料,才能认真鉴别档案材料的真伪,才能按照要求将档案材料及时归档、整理成册,才能将人事档案材料当作一种资源。

注重自身专业水平的提高。

通过自学、参加培训等方式,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,尤其是对材料的鉴别、分类更是要了如指掌。

努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。

积极探索新的管理模式,使人事档案工作更科学、更实用,为不断发展的高校教育提供有利的人力资源。

2.完善高校人事档案管理制度。

人员是基础,制度是保障。

人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作,必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度办事,以免出现不必要的麻烦。

建立健全管理制度,使档案工作有规可循、有章可依是非常必要的。

遵循《收集制度》,建立高校人事档案材料收集网络,明确收集的范围和要求,让制度使人事档案内容充实,更全面地反映一个人的情况;遵循《鉴别归档制度》,明确鉴别的内容和归档的要求,对材料进行有效的鉴别,及时存真去假、查漏补缺;遵循《保管保密制度》,采取切实有效的措施,减少人为因素的破坏,保障人事档案的安全,延长使用寿命;遵循《查阅制度》,明确人事档案利用的方式和方法,以保证人事档案的安全性和真实性。

重质量,抓管理。

高校人事档案工作人员要以制度来维护管理,以管理来保证质量,切切实实做好管理工作,让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

人事档案管理机构实行许可证并年检制度。

制定硬件、软件标准,并加强执法检查;同时,档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度,并定期考试更新知识。

3.保持高校人事档案工作的高质量,就必须要有科学的管理方法。

传统的管理方法在一定时期有它的科学性,但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化,就会显现出它的局限性。

因此,目前高校的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求,实现管理的规范化和信息化:一是实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。

干部人事档案管理质量的提高,重要一条就是要及时收集和补充档案材料,而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量,观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别,对于不符合要求的及时退回,限期纠正再归档,对于不属归档范围的材料,及时退给有关单位,做到不散失、不积压。

二是改进高校人事档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,提高档案管理的信息化。

对干部人事档案的检索,无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行,这两种方法均有一定的科学性,但记起来费时、用起来繁锁,工作效率低。

为提高效率,可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排,便于记忆,利于查找,提高速度。

同时,为提高档案管理水平,可以采用计算机管理人事档案信息,研究建立两个系统:检索系统和利用系统。

同时,运行干部人事档案原件管理系统,使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件,不仅可以提高查阅档案的速度,同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

三是利用现代化管理手段。

高校人事档案管理也要与时俱进,不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用,开拓创新,开发新手段,加大投入,对人事档案实行动态化管理和维护,开发研制人事档案管理软件,建立数字档案和多媒体档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

只有与时俱进,注重档案的服务性,才能提高档案的利用价值,牵一发而动全身,高校人事档案管理制度的改革必将使人事档案焕发新的生机与活力,必将使高校人事档案管理中的诸多问题不攻自破、迎刃而解,必将促进全社会和谐校园建设和发展。

参考文献:[1]吕春影.人档案管理中存在的问题及完善措施[J].蹼阳职业技学学报,2004,(11).[2]潘姝.人事档案管理现状及对策[J].丽水学院学报,2005,(6).[3]杨建国.对当前人事档案工作的几点思考[J].湖南社会科学,2005,(4).A Brief Instruction of the Problems and Countermeasures in College Personnel File ManagementLi Jun(Zaozhuang V ocational College,Shandong Zaozhuang 277800)Abstract: College personnel files, which truly records and reflects cardes’ personal experience ,political thoughts, qualities, styles, professional ability, are the true records of cadres’ personal growth.. The work about them provides a reliable basis for our party’s organization work and pers onnel wok. At the same time, it provides reliable referenced information for colleges’ assigning human resources reasonably, only we enhance the college cadre’s file management, can we preserve files’ trueness, completeness, accuracy and safety, and then m aintain their value, thereby giving play to their due effects.Key words:colleges; personnel file management; problems; countermeasure。