签合同或协议之前请一定要对合同评审
【摘要】纸箱厂签订合同、协议等之前请务必做好合同评审工作，这样做的目的是要确保纸箱厂有能力满足客户的各项要求。本文除了介绍合同评审的内容外，也详细介绍了实施合同评审的具体措施，当然最后也有真实案例告诉你合同评审如果不当会出现哪些问题。纸箱厂不想一直被客户索赔就看看吧！
一、什么是合同评审？
合同评审就是与产品有关要求的评审。合同评审的前提是：与产品有关要求的确定——客户明示要求和客户隐含要求、涉及到的法律法规和公司自己附加的规定。
评审的目的是确保纸箱厂有能力满足客户要求；评审的时机应是签订合同、协议等之前。
二、合同评审的具体内容
1、客户明示要求
通常包括：价格、付款方式、质量标准、交付方式等。
2、客户隐含要求
客户虽然没有提出，但规定的用途或已知预期的用途所必要的产品要求。通常包括：
■客户组装生产线，是人工还是机包（自动包装线）。
■客户仓储环境，是干燥通风还是潮湿，是否是冷库存放。
■客户产品码垛情况，堆码最高是几层？如何摆放的？
■客户商品类型、销往地区和运输方式等情况。
3、涉及到的法律法规要求
客户通常不会提到法规方面和常识方面的要求，但作为评审内容不能遗漏，一般包括：
■客户商标，如果有商标印刷内容，按规定客户应提供注册商标证明。
■如果有条形码印刷，按规定客户应提供条形码证明。
■国家其它法律法规要求客户提供三证：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一执照）。
■出口产品还应考虑报关、报检、ROHS等要求。
■客户产品上不能有余料、不能有脚印等，这些都是常识，不需要客户明确提出。
4、纸箱厂自己附件规定
如雨季对制胶配方进行修订，为达到客户对强度提出的要求；对机包箱摇盖应有2mm缝隙等。
三、如何实施合同评审
应有一个合同评审牵头（归口）部门，通常是销售部门；其它部门参与合同评审。
1、新客户评审
即入门初评，按法规要求索取客户三证：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一执照）。
如产品印刷内容有商标或条形码，按法规要求索取客户商标和条形码证明。该项工作由销售部门自己评审即可。
2、新品评审（新客户或老客户）
1）评审准备：销售部门将客户所有相关文件按职责分发到相关部门，如客户检验标准发给检验部门、材料要求发给采购部门和技术部门、强度要求和印刷图面等发给技术部门等。
2）销售部门将评审时间通知相关部门，相关部门做好参加评审准备。
3）销售部门组织评审会议，按职责由相关部门提供合同评审的具体内容1~4项，评审结论：
①对正式格式合同、协议，评审结论是能满足要求时，由法人授权人代表公司签署。
②技术部门提供下列评审结论：
■产品方面：产品结构、楞型、配材、强度计算结果等；
■工艺方面：包括使用设备、工艺安排能否达到客户要求的结论；
■其它方面：印、模版周期、费用、印刷颜色及相关、条形码制式确定等；
■产品特殊要求：ROHS或其它方面评审结果等；
③生产部门提供下列评审结论：
■生产能力方面：人员、设备、加工安排、数量、交货期等能否满足要求结论；
■捆包方式、交付形态如托盘、缠膜等是否可以满足要求的结论。
④品质部门提供下列评审结论：
■客户产品标准逐项确认后，是否能满足要求的结论；
■客户特殊要求以及检验方法是否一致、检验设备差异性等是否能满足要求。
■对样箱、图纸等质量相关信息要求进行评审结论。
■对样箱进行必要的强度试验分析结论等。
⑤采购部门提供下列评审结论：
■对产品涉及到的原材料方面的要求、采购、供方供给情况评审结论。
■辅助材料各项准备、采购、供方供给情况评审结论。
■对原辅材料交货期等评审结论。
⑥交付运输部门提供下列评审结论：
■运费核算评审结论。
■交付地点、时间、方式等评审结论。
3、老品评审
①当材料、数量、交货期属正常情况。由销售部门自己评审即可。
②企业应制定《交货期管理规定》，对影响交货期情况，由销售和生产部门一起评审。
③当客户订单量较大，或材料购买紧张，库存材料有可能不足等情况，销售部门应和采购部门一起评审，采购部门给出采购到货时间。
4、经过评审和改善措施仍不能达到客户要求的结论，销售部门应与客户沟通直到问题解决为止；销售部门将评审结论及价格等结果与客户沟通。
*合同评审涉及的措施应以5W1H方式落实：
四、合同评审不当出现的问题（以下为真实案例）
案例1：某厂为一家食品厂提供10000多个瓦楞纸箱，第一次交付就被客户退货，并且因为造成停机被罚款。
原因分析：客户是自动包装线，由于瓦楞纸箱摇盖有“搭接”现象导致客户卡机。纸箱厂没评审客户这一隐含要求，销售人员没有提供客户这一信息，评审漏项。
案例2：某药厂需要6000个纸箱，因结构简单没有打样就批量生产；客户进货检验发现“内尺寸高”大于要求5mm，判不合格。纸箱厂立即在原来尺寸基础上减小5mm，再次加工6000个纸箱。药厂检验合格，但使用装产品困难，纸箱高度小了。双方检讨是测量方法不一致，而原来6000个纸箱已经按药厂规定报废了。共损失12000个，3万多元。
原因分析：合同评审尺寸时应确定双方内外径定义和测量方法是否一致。
案例3：某饮料厂订30000个彩印箱，纸箱厂设备故障，先后2次延迟交付，到客户限最后定的日期还是没有交付，客户停单。
原因分析：公司没有制定管理评审程序。老品交货期合同评审不到位。由于职责不清，沟通不畅；第一次延误交付前就应该评审，采取外委加工等方式确保交货期。
案例4：纸箱厂被饮料厂客户投诉，他们生产线发现有相似品纸箱混入其中。纸箱厂派人挑选，结果有19个相似品混入。
原因分析：调查发现是老品与新品混入；由于ERP品名没有变化，新老品只是印刷内容有一点变化，其余完全相同，车间没有接到报废老品指令，所以导致混入。最重要的是公司没有制定合同评审程序。变更品应评审成品在库、半成品以及印刷版、模切版处置方案，相关部门签字并处置。
日常工作中，合同评审管理问题也不少：
■合同评审是市场开发最重要的组成部分，通过合同评审确保一次打样成功，接收了客户订单才叫开发成功。销售人员缺少专业知识较普遍，拿到样品看不明白工艺，把产品图纸、文件等作为技术工作对待，只是起到“二传手”作用，这样导致合同评审效率低，样品反复打样不合格。
■有的纸箱厂现场共有300种以上水性油墨，领导不以为然。红色和蓝色油墨都有20几种，造成效率浪费、管理浪费和油墨刷车浪费等。原因一是没有颜色归类编号管理，二是没有制定合同评审程序。
■由于客户专业知识等原因，许多要求不合理，如国内某著名食品企业，纸箱标准水印套印误差为0，合同评审提出达不到，但是销售人员为了拿订单，不与客户沟通，导致客户判不合格，罚款。
■纸箱抗压不合格，到客户现场查看，发现码垛方式不合理导致，通过计算和试验客户表示理解。但问题是事前评审做的不到位，没有将该信息拿到评审。
以上这些问题在合同评审中经常被忽视。