合同管理制度
一、总则
1、本规定编制的目的就是为了规范合同在起草、审核、谈判、审查修订、签订、跟踪、编号、用印及归档管理的工作程序,防范经营风险。
2、合同必须就是书面形式,书面形式就是指合同书(协议书)、洽商记录、变更记录、信件、函件与电子文件(包括电报、电传、传真、电子邮件)等能够有形地表现所载内容的形式。
3、本办法所适用范围为以本公司名义签署的对外、对内的所有合同、协议。主要包括经济类合同、内部管理合同及其她合同。
二、合同的签订范围
工程合同的签订范围:招标及非招标建筑安装工程、消防及智能系统工程、装饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工合同;工程勘察、设计合同;材料、设备采购合同及监理、工程造价咨询等服务类合同等属于工程管理范围的各种经济协议。
三、合同的签订原则与内容
1、合同签订的基本原则应遵照《中华人民共与国建筑法》、《中华人民共与国合同法》与《建设工程质量管理条例》的规定,参照市工商行政管理局与市建委共同监制的《工程建设施工合同》、《工程勘察、设计合同》及《材料、设备采购合同》等制式合同文本,结合工程实际情况进行。
2、对于特殊工程,可根据实际情况,对合同条款进行补充、修改,
但须向公司领导汇报。
3、项目的施工及材料、设备采购均应签订正式的书面合同,如需采用信件、电子数据、会议纪要、信函、传真、电话记录、签证、变更合同洽商、合同台账、索赔报告等作为合同的附件时,必须签订确认书。
四、合同的发起
1、招标工程项目的施工合同,由委托的造价咨询单位根据招标文件及中标单位的投标书、投标承诺及中标通知书约定的工程内容、工程造价、优惠条件、工期、质量标准、材料供应方式、付款及结算方式等,提出合同初稿,送项目各部门与公司领导会签。
2、非招标零星工程项目的施工合同,由委托的造价咨询单位参照《工程建设施工合同制式文本》,确定的工程内容、工期、质量、材料供应方式、付款、结算办法等事项、制定零星工程施工合同统一标准格式,拟定合同初稿,送项目各部门与公司领导会签。
3、规划、勘察、设计合同按照国务院颁发的《建设工程勘察设计合同条例》原则与有关部门印制的《工程勘察、设计合同》标准合同文本,结合工程实际情况,由承担勘察设计任务的单位拟定,各专业主管负责技术性条款的审定,成本部门组织合同会签。
4、对公司自行采购的各种材料、设备,由物资部与工程部按照材料、设备采购计划安排,提出经总经理审核、董事长批准的材料、设备采购计划。委托的造价咨询单位按照材料、设备采购计划提供的材料、设备名称、数量、品种规格、质量标准、到货周期等要求,按照《材料、设备采购合同》文本拟定合同条款,送项目各部门与公司领导会签。
五、合同的会签程序
1、施工合同的会签程序:－工程部－物资部-财务部-法律顾问-总经理-集团董事长。
2、勘察设计合同会签程序:造价咨询单位-工程部-财务部-法律顾问-总经理-集团董事长。
3、材料合同会签程序:造价咨询单位-物资部-工程部-财务部-法律顾问-总经理-集团董事长。
4、其她经济协议会签程序:造价咨询单位－工程部－物资部-财务部-法律顾问-总经理-集团董事长。
注:法律顾问审核完合同后须出具书面审核意见书。
六、合同交底
1、合同审批完成后,方可进行合同交底工作。
2、合同交底的内容一般包括以下主要内容:
●工程、材料设备概况及合同范围;
●合同关系及合同涉及各方之间的权利、义务与责任;
●合同工期控制总目标及阶段控制目标,目标控制的网络表示及关
键线路说明;
●合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准与验收程序; ●合同对本工程、材料、设备采购验收的规定;
●介绍合同价款的支付及调整的条件、方式;
●合同双方争议问题的处理方式、程序与要求;
●索赔的机会与处理策略;
●合同风险的内容及防范措施。
3、合同交底程序:
●相关部门(工程部、物资部)在合同审批后,3日内组织召开合同交
底说明会,同时发放《合同交底记录》;
●工程部成本工程师向参会人员宣读《合同交底记录》的相关内容,
工程部技术人员就主要技术条款进行说明。工程部成本工程师就各方之间的权利、义务与责任,合同价款的支付及调整条件、方式与程序,双方争议问题的处理方式、程序与要求,双方的违约责任,索赔的机会与处理策略,风险的内容及防范措施等进行说明。物资部人员就本工程的材料、设备采购、验收的规定等进行说明。4、归档
上述《合同会签单》、《合同交底记录》等相关资料,需交到资料人员进行统一归档。
七、合同台账
合同交底后,工程部成本工程师对其所管合同(除材料、设备采购合同外其她合同)进行合同电子台账的记录,物资部对其所管合同(材料、设备采购合同)进行合同台账的记录。次月5日前,将合同台账电子版发送至总经理邮箱。
8附件
附件一:《合同会签单》
附件二:《合同交底记录》
附件三:《合同电子台账》
《合同管理制度》附件一
合同会签单
《合同管理制度》附件二
合同交底记录
项目名称: 编号:
说明:相关人员须对以上信息确认。
合同管理制度
《合同管理制度》附件三
合同电子台账项目名称: