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合同管理内部控制制度

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合同管理内部控制制度

甲方:___________________

乙方:___________________

日期:___________________

合同管理内部控制制度

第一章总则

第一条为加强本单位经济合同管理,保障本单位合法权益,预防合同纠纷,根据《中华人民共和国合同法》、《民法通则》等国家有关法律法规、制定本制度。

第二条本制度所称合同是指本单位与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。

第二章合同管理部门及职责

第三条本单位合同管理实行专门管理和承办部门管理相结合的原则,由本单位办公室对本单位所有合同进行专门管理,本单位内部承办部门设专人负责合同的管理工作。

第四条办公室合同管理的职责:

(一)负责拟定本单位的合同管理制度并组织实施;

(二)组织制定本单位的标准合同文本;

(三)参与本单位特殊合同、重大合同的可行性研究、谈判和文本起草工作;

(四)对合同的合法性、有效性进行审查;

(五)监督、检查、考核合同的履行情况;

(六)参与处理合同纠纷、合同争议的协调工作;

(七)负责合同的保管、归档工作;

(八)负责对合同承办部门进行业务指导,对相关人员进行法律知识培训。

第五条承办部门合同管理职责:

(一)负责合同相对方资信情况、履约能力的调查;

(二)负责所承办合同的谈判;

(三)负责按照本单位标准合同文本起草合同;

(四)负责合同的履行,解决履行中出现的问题;

(五)按时向本单位办公室提交与合同有关的资料。

第六条本单位对外签订合同协议应当由法定代表人(或本单位章程等文件规定能够代表本单位行使职权的主要负责人)或其授权的人签章,同时加盖本单位印章或合同专用意。

授权签章的,被授权人应在授权委托的范围内签订合同,超越权限范围所签订合同无效。

第七条严格履行合同审批制度,所有合同由承办部门起草合同文本,交由本单位办公室审核,办公室审核通过后交由分管领导审批,最后交由本单位法人代表批准。特别重大的合同由局党组大会批准。

第三章合同编制与审核

第八条本单位根据对市场情况的分析和了解,合理选择合同对方。

第九条在正式签订合同前,应先对合同对方进行资格审查,主要审查以下几方面:

(一)对方是否具有主体资格;

(二)对方是否具有履约能力;

(三)对方技术和质量指标保证能力;

(四)对方市场信誉、产品质量等

对审查未通过的,不得与之签订合同。

第十条本单位对外签订合同一般由本单位起草合同文本,重大合同或特殊合同的起草,本单位可聘请法律专业人员参与。

由对方起草合同协议的,本单位承办部门和办公室应进行认真审查,确保合同条款内容准确反映本单位诉求。

本单位也可选用国家或行业示范合同文本,在选用时,对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查,并根据企业的实际需要进行修改。

第^一条实行合同会审制度,由本单位办公室组织召集有合同条款涉及的部门人员参加,对合同进行会审,其审核要点是:

(一)经济性。合同协议内容符合企业的经济利益。

(二)可行性。签约方资信可靠,有履约能力,具备签约资格;资金来源合法,担保方式可靠,担保资产权届明确。

(三)严密性。合同协议条款齐备、完整,文字表述准确,附加条件适当、

合法;合同协议约定的权利、义务明确,数量、价款、金额等标示准确;合同协议有关附件齐备,手续完备。

(四)合法性。合同协议的主体、内容和形式合法;合同协议订立的程序符合

规定,会审意见齐备;资金的来源、使用及结算方式合法,资产动用的审批手续齐备。

第十二条本单位对外招标合同,签约人员不得更改合同的条款和内容。

第四章合同订立控制

第十三条本单位正式订立的合同协议,除即时活结外,应当采用书面形式,包括合同书、补充协议、公文信件等。

因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面形式合同的,应当在事后办

理补签手续。

第十四条本单位正式订立的合同,除小型物料采购合同外,一般应留存三份以上的合同正本,一份由本单位办公室存档,一份由本单位财务部据以办理结算,一份由承办部门保管和履行。

第十五条经本单位审核同意签订的合同,应由本单位办公室盖章和编号,统一登记管理。未经审核或手续不全的合同、协议,办公室应当拒绝盖章。

第十六条对于重要合同协议,原则上应当与合同对方当事人当面签订。对于确需企业先行签字并盖章,然后寄送对方签字并盖章的,应当在合同协议各贞码之间加盖骑缝章。

第十七条根据规定有些合同需要经过批准、登记、公证后才能生效的,应及时办理有关手续。凡涉及本单位商业秘密的合同,有关知情人应注意保守秘密,不得以任何形式泄露。

第五章合同履行控制

第十八条合同签订后,本单位应积极履行合同规定的义务,并享有合同规定的权利。

合同履行过程中,如发现合同对方可能发生违约、不能履约、延迟履约等行为的,或本单位自身可能无法履行或延迟履行合同的,应当及时采取措施,并向本单位总经理报告。

第十九条已经订立的合同,如果发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形,已经或可能导致本单位利益严重受损,合同承办部门应当及时向本单位总经理报告,并采取合法有效措施,制止危害行为的发生或扩大。必要时可以请求仲裁机构或人民法院对原合同予以变更或解除。

第二十条本单位财务部门应当根据合同条款审核执行结算业务。凡未按合同

条款履约的,财务部门有权拒绝付款。

第二条在合同执行中如对方发生违约情形,应按合同条款的有关规定收取违约金,给本单位造成损失的,应要求对方赔偿损失,并可申请人民法院采取财产保全措施。

如果由于本单位自身原因造成违约情形,合同承办部门应向本单位负责人报告,并与合同对方进行协商处理。

第二十二条合同在实际履行过程中如果发生纠纷,合同承办人员应当及时向本单位负责人报告,本单位在规定的诉讼时效内与对方协商谈判。

经双方协商达成一致意见的,应当签订书面协议,由双方法定代表人或其授权人签字并加盖单位印章后生效。

合同纠纷经协商无法解决的,依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第六章合同归档管理

第二十三条建立合同管理档案,对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记,并装订成册。

第二十四条合同签订完毕,合同承办人要在三个工作日内将合同有关材料(如:合同文本、合同会审记录、审批文件、合同补充协议、合同变更等与合同有关的资料),交给本单位办公室进行统一管理。

第二十五条对已执行完毕的合同要注明“存档”标记,并注明日期,按档案管理规定进行归档。

第二十六条合同的保管期限为长期保存。

第七章附则

第二十七条本制度由本单位办公室负责解释

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