经济合同备案管理及合同签订注意事项

为促进及规范公司对外经济活动的开展，防止不必要的经济损失，公司要求对各单位经济合同进行备案管理。

一、合同订立的注意事项

1、凡以公司名义对外发生经济活动的，除即时清结者外，与外界达成经济往来意向，经协商一致的，应订立经济合同（协议）。

2、订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位，不应与之订立经济合同或协议。

3、经济合同必须具备标的（指货物、工程项目等）、数量和质量、价款，履行的期限、地点、方式、违约责任等主要条款，主要责任人对条款核准后，方可加盖公章或合同章。

4、合同约定管辖权的，争取为我企业所在地人民法院。

5、每一份合同文本上须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号等联络方式及信息。

6、对外订立的经济合同，（严禁）在空白文本上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后，我方才予以签字盖章，单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

7、重大、复杂的经济合同，经领导同意，认为有必要时，可由审计监察部组织律师汇商。

8、合同签订程序需合法合规，内容完整。

二、合同履行的流程登记

1、各单位对合同编号归档，并根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。

2、合同责任人对合同履行情况跟踪完成，如有争议在第一时间内及时处理。

3、合同履行中有争议的事项及解决方案的进展、结果，需以文字形式由双方签字留存。

4、合同履行流程单据中需要对方签字的，一律由本人签字，不得由我公司人员代签。

5、付款单位与合同对方当事人名称不一致的，原则上不付款。如确实需要，财务部门应要求付款单位出具代付款证明。

6、合同履行过程中，有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料，应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。

三、合同的变更和解除

1、我方变更或解除合同的通知或双方的协议，应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。

2、变更或解除合同的通知和回复，应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证，作为合同组成部分交合同管理人员保管。

3、合同变更后，主合同编号不予改变。

四、合同备案要求

1、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。

2、各部门合同管理人员定期将履行完毕或不再履行的主合同及有关资料原件（包括与主合同有关的文书、附件、传真件以及合同流转单等），按合同编号整理，由各部门负责人确认后，交合同管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。

3、各部门合同管理人员对11月份以前没有履行完的主合同原件及有关资料，按合同编号整理、存档、统计履行情况，11月底前交审计监察部复印件及经济合同统计表备案。

4、自12月份起，各部门每月月底前对主合同及有关资料，进行整理、存档、统计合同履行情况，月底前交原件一份及当月经济合同统计表至审计监察部备案。

5、如合同责任人及合同管理人员有变动，请做好交接手续，报审计监察部备案。

6、对于违反本注意事项，阻碍工作顺利开展，或给企业造成经济损失的，将按相关规定给予处罚处置。